Statut du poste : Temps plein

Disponible : À partir d'octobre 2018

En collaboration avec le conseiller des événements spéciaux, le ou la coordonnateur(trice) aux événements spéciaux joue un rôle de première importance en épaulant le conseiller aux événements spéciaux avec les activités de collectes de fonds de la Fondation et des diverses communautés.  Vous avez une facilité à créer et développer d’excellentes relations de travail avec divers intervenants dans un environnement bilingue. Vous avez un bon sens de l’organisation, capable de mener plusieurs dossiers à la fois, et d’excellences compétences écrites et orales en français et en anglais sont indispensables!

TÂCHES :

  • Soutien à la planification et la logistique des événements de la Fondation incluant les événements majeurs et communautaires;
  • Planifie et coordonne la production des événements de reconnaissance dans le respect du budget et des échéanciers définis;
  • Coordonner les rencontres de comités et veiller à la production des procès-verbaux lors des rencontres;
  • Coordination avec les fournisseurs;
  • Coordination des outils marketing et des documents de communications pour les événements: mise à jour des pages web, des médias sociaux de l’événement, etc.
  • Traitement et suivi des dons pour les événements, conformément aux lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada;
  • Représentation occasionnelle à des événements communautaires, y compris les soirs et les week-ends;
  • Production des lettres de remerciements aux donateurs;
  • Mise à jour des bases de données.
  • Coordonner les aspects administratifs de la gestion d'événements (facturation, mise à jour des listes de fournisseurs, etc.) et soutien administratif pour la sollicitation de commandites pour les événements;
  • Assure une vigie de la compétition en ce qui a trait aux outils marketing et propose des actions concrètes pour maximiser la portée de nos outils;

PRINCIPALES EXIGENCES COMPORTEMENTALES À ADOPTER

  • Excellentes capacités communicationnelles, tant au niveau des communications écrites que verbales;
  • Pensée orientée vers le marketing événementiel;
  • Bilinguisme (français, anglais) obligatoire;
  • Connaissances des technologies associées aux médias sociaux;
  • Bon sens de l’organisation, structure et minutie, de sorte de pouvoir gérer plusieurs projets à la fois;
  • Entregent et diplomatie dans ses relations avec les donateurs, bénévoles et partenaires. Excellentes aptitudes relationnelles;
  • Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité);
  • Autonomie dans l’action, dans le respect de la vision et des façons de faire de la Fondation;
  • Disponible en dehors des heures régulières;
  • Capacité de travailler sous pression avec divers échéanciers;
  • Partage les valeurs associées au mandat de l’organisme.

QUALIFICATIONS TECHNIQUES À DÉTENIR

  • Détenir un Diplôme d’études collégiales et posséder une expérience de deux (2) ans dans un poste pertinent à celui-ci;
  • Connaissance du logiciel Raiser’s Edge (un atout)

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature via le formulaire avant le 28 septembre 2018. La Fondation communiquera uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

 

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Job status: Full-time

Start date: October 2018

Supporting a Special Events Advisor, the Special Events Coordinator plays a pivotal role assisting the advisor in fundraising activities for the Foundation and in the community. The candidate should have a natural talent for creating and developing positive working relationships with various parties in a bilingual environment. The candidate must also possess strong organizational skills, with the ability to oversee several projects at once, and excellent written and oral skills in both French and English.

RESPONSIBILITIES:

  • Assisting in the planning and logistics of the Foundation’s special events, including flagship events and community initiatives;
  • Planning and coordinating the production of recognition events, while adhering to strict budgets and deadlines;
  • Coordinating committee meetings and overseeing meeting minutes;
  • Coordinating with suppliers;
  • Coordinating marketing tools and communications documents for events: updating event websites and social media accounts, etc.;
  • Processing and following up on event donations, in adherence with Canada Revenue Agency guidelines;
  • Attending community events on occasion, including evenings and weekends;
  • Writing thank you letters to donors;
  • Ensuring databases are up-to-date;
  • Coordinating the administrative aspects of event management (billing, updating supplier lists, etc.) and providing administrative support in soliciting event sponsors;
  • Remaining up-to-date on marketing tools used by competitors and proposing concrete solutions to maximize the effectiveness of our tools.

PERSONAL QUALITIES

  • Excellent communication skills, both written and oral;
  • An aptitude for event marketing;
  • Fluency in French and English;
  • Knowledge of technologies associated with social media;
  • Strong organizational skills and attention to detail, as well as the ability to manage several projects at once;
  • Strong people skills and diplomacy in relationships with donors, volunteers and partners. Excellent interpersonal skills;
  • A client-based approach (respecting commitments, being proactive and responsive);
  • The ability to work autonomously, in accordance with the Foundation’s vision and standard procedures;
  • Availability outside of regular work hours;
  • The ability to work under pressure with various deadlines;
  • An adherence to the values associated with the organization’s mandate.

REQUIREMENTS

  • A Quebec Diploma of College Studies and two-years experience in a related position;
  • Knowledge of Raiser’s Edge software an asset.

Those interested in submitting an application should send it via the form before September 28, 2018. Only candidates selected for an interview will be contacted.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.