Technicienne ou technicien en coordination du travail de bureau

Faculté des arts et des sciences (FAS) | Direction

Effervescente, pluridisciplinaire et novatrice, la Faculté des arts et des sciences est l’une des plus grandes facultés de l’Université de Montréal. Elle compte 300 programmes de tous cycles, dont certains sont uniques au Québec, voire au Canada et accueille près de 20 000 étudiantes et étudiants.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

Vous avez un intérêt marqué pour la logistique et l’organisation de grands événements, en mode virtue et présentiel
Vous aimez travailler en équipe et possédez de fortes habiletés communicationnelles ainsi qu’un sens aiguisé du service à la clientèle.
Vous êtes créative ou créatif et êtes sans cesse à l’affût d’idées novatrices
Votre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.
Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.

Vos défis au quotidien

La personne intègrera une équipe de communication dynamique et créative et leur offrira du soutien logistique pour l’organisation de divers événements de reconnaissance, de recrutement d’étudiantes et d’étudiants ou scientifiques (remises de bourses, salon des études, conférences, etc.) en mode virtuel et en présentiel.

Gérer les différentes listes d’invités, l’envoi des invitations, des prises de présence, du suivi auprès des étudiants, des donateurs et des professeurs, de la recherche de traiteur, du photographe, etc.
Assurer l’accueil des invités lors des différents événements
Soutenir l’équipe pour la rédaction de textes divers et pour la cueillette d’information auprès de cégeps et/ou de différents partenaires.
Épauler la coordonnatrice aux activités d’accueil de la communauté étudiante pour l’envoi de courriel massif, la mise à jour de la documentation, la planification des horaires d’étudiants, etc.
Offrir un soutien à l’adjointe de la direction pour le suivi budgétaire de l’équipe (recevoir les factures, effectuer le suivi des dépenses et établir le lien avec l’équipe des finances).
Répondre aux différentes demandes des étudiants ou les diriger vers la bonne ressource.
Être très habile avec le logiciel Excel, avoir une très bonne maîtrise du français, être reconnu pour votre minutie, être débrouillarde, avoir un bon esprit d’équipe et démontrer de l’entregent.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

Un diplôme d’études collégiales en comptabilité et gestion ou en bureautique, ou diplôme universitaire pertinent
2 années d’expérience
Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365
Une vitesse de frappe de 35 mots/minute
Une grande facilité à prioriser
Une volonté de rester à l’affût des dernières tendances et de renouveler ses pratiques

Notre promesse employeur

Un taux horaire entre 24,80 $ à 32,34 $ en fonction de votre expérience
Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue
Des jours de télétravail définis pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle
L’accès aux cliniques et services offerts à la communauté de l’UdeM
Des heures de travail réduites pendant la période estivale et 20 jours de vacances après un an

Davantage d’information sur ce poste

Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine selon un horaire de 8 h à 16 h, 8h30 à 16h30 ou 9h à 17h
Date d'entrée en fonction : dès que possible