Concours no. 2012-2013NS01
Type d'engagement : Poste non syndiqué (exclu du certificat d'accréditation)
Direction/Service/Département/Secteur : DIrection générale
Supérieurs immédiats : Stéphane Godbout, directeur général, Rossana Pettinati, directrice des ressources humaines et secrétaire générale
Horaire : Temps plein, 35 heures/semaine, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h - Régime d'horaire flexible
Salaire annuel : 49 980,00$ - 55 182,00$
Date de début et de fin d'affichage : Du 2013-06-27 au 2013-07-18
Mission du Collège de Rosemont : Le Collège de Rosemont est un établissement d'enseignement supérieur, fier de sa culture et de ses traditions. Il se démarque par son mandat provincial de formation à distance confié au Cégep@distance, pour l'originalité de ses programmes d'études et par ses efforts constants pour s'adapter aux besoins de la population étudiante. Innovateur, humain et tourné vers l'avenir, il a intégré le développement durable au coeur de son identité.
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers genres de travaux techniques à caractère administratif notamment dans les domaines reliés à la direction générale et au secrétariat général. Dans son travail, elle peut assister du personnel de soutien de même que les personnes usagères du service.
Les principales tâches de cette personne consistent à:
1. Préparer les ordres du jour et la documentation requise aux diverses réunions (comité de direction, comité exécutif et conseil d’administration);
2. Assister aux sessions de divers comités et/ou séances du conseil, rédiger les comptes rendus et/ou les procès-verbaux, les résolutions, les politiques et les règlements et les soumettre au directeur général pour approbation;
3. Assister le directeur général dans la préparation des documents administratifs et dans le suivi des processus, notamment au niveau des procès-verbaux, procédures d’adoption des règlements, avis public, etc.;
4. Rédiger des lettres, des notes de service, des mémos, des articles, des processus, des procédures de travail et des rapports;
5. Classer la correspondance, les résolutions, les autres documents et tenir à jour les dossiers conformément à la Politique de gestion des documents;
6. Assurer la tenue et le suivi du dossier de nomination des membres du Conseil d’administration;
7. Préparer et réviser des documents pour le directeur général et la Secrétaire générale;
8. Assurer le bon fonctionnement des moyens de communication de la Direction générale et du Secrétariat général;
9. Assurer le suivi des dossiers d’affaires juridiques;
10. Assurer la mise à jour du Manuel des règles de gestion (règlements, politiques, procédures et autres) et le suivi nécessaire tant à l’externe qu’à l’interne;
11. Établir le calendrier des opérations annuelles et préparer, pour approbation, divers calendriers de travail;
12. S’assurer du respect des calendriers de travail, faire la relance et rappeler les échéances;
13. Préparer des formulaires, des tableaux ou des chiffriers pour différents suivis;
14. Gérer l’agenda de la Direction générale, fixer et prendre des rendez-vous tant à l’interne qu’à l’externe;
15. Analyser le courrier et en faire le suivi, noter les échéances;
16. Recevoir, filtrer, loger et transmettre les appels téléphoniques; rechercher et donner l’information demandée ou référer le demandeur à l’autorité compétente;
17. Faire le suivi budgétaire de la Direction générale;
18. Participer à l’organisation matérielle du bureau de la direction générale (aménagement, équipement de bureau, signalisation, réparation des appareils et suivi, réquisitions, fournitures de bureau);
19. Effectuer les réservations de salles et de matériels pour différents événements;
20. Préparer les salles pour les séances du conseil ou les divers comités;
21. Assumer toutes autres tâches administratives et de secrétariat requises par la direction;
22. Effectuer toutes autres tâches connexes.
Formation académique requise :
Détenir un DEC avec champ de spécialisation approprié ou un cumul de formation et d’expérience dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Avoir au moins six (6) années d’expérience pertinente.
Compétences et exigences particulières :
• Excellente maîtrise du français écrit et oral, plus particulièrement, au niveau de la rédaction et de la correction de texte.
• Très bonne connaissance des outils informatiques pertinents, notamment Word, Excel, PowerPoint, Access, etc.
• Saisie de données – Vitesse minimum de 45 mots/minutes.
• Habileté à communiquer en anglais
• Habileté en matière de prise de notes.
• Aptitudes en relations interpersonnelles.
• Discrétion.
• Capacité d’analyse et de synthèse.
• Autonomie, efficacité et sens de l’initiative.
• Sens de l’organisation et de la planification.
• Disponibilité à travailler le soir et les fins de semaine, occasionnellement.
Date d'entrée en fonction : Dès que possible
Soumission de votre candidature : Toute personne intéressée et répondant aux exigences du poste est invitée à postuler en ligne avant 16h30 le 18 juillet 2013 à www.crosemont.qc.ca dans la section « emplois».
Tests : Les personnes retenues seront appelées à passer des tests pour vérifier les exigences mentionnées : français, anglais, vitesse de saisie de données, logiciels Word, niveau avancé, Excel, niveau avancé, PowerPoint de MS Office 2007.