Michel Blanchet (Lepointdevente.com)

Annuler, reporter ou reprogrammer un événement: bien évaluer et planifier pour la suite

par Michel Blanchet (Lepointdevente.com), le 3 avril 2020


Cet article a précédemment été publié sur le blogue Lepointdevente.com.

Les circonstances actuelles fragilisent notre industrie et nous forcent à remettre plusieurs choses en question. Au front, vous, organisateurs et diffuseurs, qui devez jongler avec l’éventualité que votre événement puisse ne pas avoir lieu à la date originalement prévue.

Que faire ? Quelle décision prendre ? Quoi considérer dans l’équation ? Si vous considérez votre événement à risque, voici nos conseils pour vous permettre d’évaluer chaque option.

Annuler l’événement : dans l’éventualité où il serait impossible de le reporter à une autre date.

Si vous n’avez peu ou pas de dépenses d’engagées à ce stade, peu d’obligations et que les ventes sont minimes, vous devriez considérer l’option d’annuler l’événement. Si l’événement est ponctuel, que l’artiste ne peut se produire qu’à cette date précise, vous devriez annuler l’événement également. Vous aurez le loisir de recommencer sous de meilleures conditions et organiser un nouvel événement lorsque le moment sera plus propice.

« Il faut bien évaluer les dépenses ou pertes potentielles relatives à vos engagements, comme les locations de salle et les contrats d’artistes ou de location de matériel qui ne sont souvent pas remboursables, avant de prendre cette décision. » Tel que nous le précise Sara Castonguay, directrice générale et artistique au Cabaret Lion d’Or, assurez-vous de bien prendre conscience des clauses contractuelles des contrats et des impacts potentiels lors de ces situations précises avant de prendre votre décision.

Reporter l’événement : s’il peut être remis à une date ultérieure non confirmée pour le moment.

Si la structure événementielle est bien montée, qu’un travail de mise en marché d’envergure a été effectué, que le matériel de promotion est produit et que plusieurs billets ont été vendus, l’option de reporter l’événement devrait être prise en considération. Il sera probablement plus avantageux monétairement de réutiliser certains éléments de votre organisation actuelle et même des crédits que vous aurez chez vos fournisseurs que de simplement annuler l’événement. Dans ce cas, il est bien important de prendre le temps nécessaire pour trouver une date pertinente et stratégique pour reprogrammer l’événement (tout en communiquant clairement avec les détenteurs de billets !).

Cette option vous permet d’acheter du temps et de vous affairer à prévoir ou recommencer la planification du ou des événements concernés.

Reprogrammer l’événement : vous pouvez le remettre à une date ultérieure déjà confirmée.

Si tout est en place et que vous avez déjà une série de dates potentielles pour reprogrammer votre événement, choisissez cette option. Il peut être très sécurisant pour vos participants ou détenteurs de billets d’avoir l’heure juste le plus tôt possible. 

Le plus tôt vous déterminerez votre nouvelle date, meilleures seront vos options au calendrier. Avec la situation actuelle, il est logique de penser qu’un grand nombre d’événements seront reportés et reprogrammés à l’automne ou plus tard.

Xavier Auclair, directeur de la programmation, Le Ministère, rappelle
« qu’il est important de planifier dès que possible la nouvelle date pour un événement, car il est par la suite beaucoup plus facile de repartir la machine et de redonner un souffle aux ventes de billets ».

ATTENTION ! Restez à l’affût de l’évolution de la situation. Personne ne peut prédire à ce stade-ci quand les restrictions gouvernementales seront levées (et quand la pandémie s’essoufflera, encore moins si elle n’aura qu’une seule vague de contamination qui impactera tout le reste comme présentement).

Il est également important de rappeler à tout le monde, autant à vos partenaires qu’à vos participants et clients, que tout le monde y perdra un peu ou beaucoup dans cette crise, et que le meilleur moyen de perdurer tous ensemble sera d’amortir ces pertes de façon décentralisée.   C’est pourquoi chez lepointdevente.com, nous favorisons #billetsolidaire, qui constitue une perte parfois minime pour les détenteurs de billets comparativement à celle que les organisations, salles et artistes devront éponger.   Nous devons tous mettre l’épaule à la roue pour passer au travers !

En espérant que ça vous aide dans votre réflexion… Merci pour votre confiance et nous demeurons disponibles si vous avez besoin de conseils lors de votre prise de décision. Notre équipe de service est là pour ça !


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