Description du poste
Adjointe aux admissions
La personne titulaire du poste assure un soutien administratif au Chargé d’affaires professionnelles de l’OGQ incluant, sans se limiter, les activités suivantes :
- Responsable de la communication quotidienne avec les membres par courriel et au téléphone, pour les demandes d’admission à l’Ordre, de délivrances autorisations de stage et de dispense, coordonner le paiement des cotisations annuelles, préparer la facturation aux membres, monitorer la réception de paiement, etc.)
- Préparation des dossiers d’admission, d’équivalence de stage, et des demandes de stage;
- Assurer la gestion et la mise à jour documentaire des dossiers dans la base de données CONSTELLIO, et Ensemble360;
- Assister le chargé d’affaires professionnelles et l’adjointe au Secrétaire dans la préparation des réunions du comité des examinateurs;
- Assister aux rencontres du comité des examinateurs. Envoyer les lettres de résultats aux membres;
- Rédiger le compte-rendu des rencontres du comité des examinateurs;
- Faire le suivi des réunions du comité des examinateurs;
- Lancer la campagne de renouvellement de cotisation annuelle sous supervision du DG.
- Produire les rapports de statut de membre en fin d’année fiscale et à la demande du DG.
- Occasionnellement, participer à la préparation et à la coordination des séances de formations ou autres évènements pour les candidats à la profession, les stagiaires et les membres;
- Toutes autres tâches en appui au secrétariat.
Adjointe à l’inspecteur
- Collaborer avec l’inspecteur à la réalisation du programme annuel d’inspection professionnelle
- Collaborer avec l’inspecteur à la préparation des visites d’inspection
- Assurer le secrétariat du comité d’inspection professionnelle
- Être responsable des diverses réservations relatives aux inspections
- Organiser les réunions du comité d’inspection et en assurer le suivi
Nous recherchons une personne dynamique, minutieuse, polyvalente, autonome, capable de gérer les priorités et ayant un esprit d’initiative.
- Diplôme d’études secondaires (exigence minimale);
- Diplôme d’études collégiales ou inscription à un programme universitaire en géologie (un atout);
- 3 à 5 années d’expérience de travail;
- Excellente maîtrise du français autant à l’oral qu’à l’écrit;
- Très bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
- Maîtrise des applications l’environnement Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)
Conditions de travail et avantages sociaux
- 32 heures semaine, du lundi au jeudi, de 8h à 17h;
- Tarif horaire variant selon l’expérience;
- Télétravail possible avec un maximum de 2 jours/semaine, après la période de probation;
- 4 semaines de vacances annuelles; 2 l’hiver et 2 l’été.
- Bureaux modernes et ensoleillés, en plein cœur du Centre-Ville (Métro McGill);
- Ordre professionnel en croissance, possibilités d’avancement au sein de l’Organisation.
Veuillez faire parvenir votre candidature par l’envoi d’une lettre de présentation et d’un curriculum vitae à l’attention du directeur général, Gilles Kamta via le formulaire.
- La sélection des candidats se fera à partir de l’analyse de leur dossier.
- Seules les personnes retenues seront contactées.
- La date d’entrée en fonction est prévue octobre 2024, soit le plus tôt possible.
