Description du poste
Sous la responsabilité de la directrice des opérations, le planificateur est responsable d’assurer la planification, la coordination et la livraison des événements-clients de l’entreprise qui lui sont assignés en utilisant les procédures et outils en place. Ses fonctions peuvent varier grandement d’un événement à l’autre. Il doit respecter les besoins et le budget des clients, il doit proposer des informations valides, des nouveautés et le plus souvent possible, surpasser les attentes des clients pour créer des expériences inoubliables.
Exemples de tâches
- Obtenir les informations nécessaires pour rédiger différentes propositions;
- Communiquer, échanger et assurer les suivis;
- Produire de multiples documents: listes, budgets, plans de salles, etc.;
- Coordonner l’hébergement, le transport, la signalisation & l’affichage, la nourriture et les boissons, les besoins spéciaux, la sécurité, l’animation, les besoins en équipement audio-visuel, les services de traduction, le montage & démontage, le shipping, la sécurité, etc.;
- S’assurer que toutes les facettes de l’événement sont en lien avec le thème/objectif du client : décors, production, invitations, affichage, activités, etc.;
- Négocier les contrats, commander le matériel/services requis et réviser les factures des fournisseurs;
- Engager, renseigner, contracter et fournir le matériel nécessaire aux coordonnateurs de l’équipe sur les lieux de l’événement et coordonner la logistique de l’événement sur place;
- Effectuer certaines tâches administratives;
- Créer, publier et gérer des publications sur Facebook, Instagram et LinkedIn;
- Toutes autres tâches connexes au besoin.
Qualifications & compétences requises
- Citoyenneté canadienne
- Gradué en planification d’événements corporatifs d’une institution reconnue ou déjà planificateur avec expérience en événements corporatifs (en agence, un atout);
- Passionné de l’événementiel et de l’excellent service à la clientèle;
- Être structuré, intègre, efficace & rigoureux;
- Autonome: savoir prioriser ses tâches, résoudre des problèmes & s’auto-motiver;
- Capable de travailler dans un environnement sous pression tout en effectuant un travail exemplaire;
- Avoir beaucoup de tact, de patience et traiter tout le monde avec respect;
- Avoir un sens aigu de l’observation et le souci du détail;
- Rencontrer les objectifs fixés et les échéanciers selon les critères établis;
- Esprit d’équipe & attitude positive;
- Bilingue : habileté à communiquer efficacement et clairement, à l’écrit et à l’oral, en français & en anglais;
- Excellentes compétences informatiques : être à l’aise avec l’utilisation et l’apprentissage de nouveaux outils technologiques et avec la suite Office de Microsoft: Word, Excel, PowerPoint et Outlook sont indispensables;
- Expérience avec les médias sociaux pour créer, publier & gérer hebdomadairement des publications sur Facebook, Instagram et LinkedIn;
- Avoir une pièce fermée qui vous sert de bureau + internet haute vitesse à la maison;
- Détenir un permis de conduire et un passeport valide;
- Expérience pertinente en tant que coordonnateur de logistique d’événements, un atout.
Conditions de travail: basées sur les compétences, l’expérience de travail, le niveau de bilinguisme et l’attitude
- Poste permanent et à plein temps
- Télétravail (habiter la grande région de Mtl), possibilité horaire flexible
- Support et formation continue
- Vacances : à partir de trois (3) semaines
- Congé temps des Fêtes
- Assurances-collectives & télémédecine
- Peut inclure occasionnellement des horaires de soir et de week-end lors de certains événements
- Requiert parfois de voyager à l’extérieur de la ville et/ou à l’étranger
- Rémunération : à vous de nous proposer combien vous méritez et pourquoi
- Boni selon le rendement
Dates et information importantes
- Date entrée en fonction : entre 10-15 janvier 2024
** Svp inclure une description de vos tâches de votre emploi actuel/précédent en tant que planificateur d’événements corporatifs ou autre expérience pertinente.
Aucune confirmation de réception ne sera envoyée. Aucun appel téléphonique svp. Seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue.
