À PROPOS DE PHI
PHI est un pôle artistique multidisciplinaire situé au croisement de l’art, du film, de la musique, du design et de la technologie. Tourné vers l’art et les publics de demain, l’organisme explore des propositions artistiques percutantes en misant sur l’expérience collective, la responsabilité sociale et la participation de l’auditoire.

À PROPOS DE L’ÉCOSYSTÈME
PHI englobe le Centre PHI, le Studio PHI, des programmes d’artistes en résidence, la Fondation PHI pour l’art contemporain et bientôt PHI Contemporain. Chaque composante, bien que toute mue par une mission commune, ont un mandat à la fois spécifique et complémentaire.

Grâce à une programmation éclectique et une prédilection pour la création de contenus, PHI favorise les rencontres imprévues entre artistes et publics.

À PROPOS DU PHI CONTEMPORAIN
PHI Contemporain sera une institution culturelle dédiée à l'exploration du contemporain à travers l'engagement du public avec la présentation multidimensionnelle d'art, de discours et de pratiques créatives contemporaines pour lesquelles PHI est reconnu.  Situé sur un site d’une grande valeur historique dans l’extrémité est du Vieux-Montréal, le bâtiment de ~5000m2 est prévu pour ouvrir ses portes en 2027 et sera conçu par les équipes lauréates du concours international d'architecture achevé en 2022. Avec ses galeries d’exposition et un vaste domaine public, ce nouveau point de repère culturel interpellera la communauté locale, les visiteur·euse·s de la ville de Montréal et le réseau en constante expansion de PHI.

Le projet de réalisation de PHI Contemporain est une initiative majeure qui implique la coordination de multiples intervenant·e·s, dont l'équipe PHI, les partenaires gouvernementaux, les autorités municipales et provinciales, et tous les acteur·trice·s impliqué·e·s dans la conception, le design et la construction de la nouvelle institution.

À PROPOS DU POSTE
L'Assistant·e administratif·ve relèvera de la Chef de la planification et du développement de PHI et sera un membre essentiel de l'équipe de développement de PHI Contemporain. Cette personne sera responsable de l'administration, de la documentation, de la comptabilité et des rapports relatifs au projet PHI Contemporain.  

Ces responsabilités comprennent également la communication et la correspondance liées à l'administration avec les parties prenantes, y compris les membres de l'équipe et les départements internes, ainsi que les parties externes, telles que les autorités gouvernementales, les consultant·e·s, les architectes, etc.

RESPONSABILITÉS

  • Superviser et rendre compte du budget et des calendriers des projets : contrôler les projections par rapport aux réalisations et signaler tout écart afin de s'assurer que des mesures appropriées de réalignement et/ou de prise de décision sont prises pour garantir une exécution réussie;
  • Devenir un·e spécialiste en  matière pour tous les documents administratifs liés au projet  par exemple, les contrats, les procédures réglementaires, les obligations, etc;
  • Assurer la conformité et la coordination de toutes les obligations, exigences et processus liés aux parties prenantes, notamment les partenariats (de financement) avec le gouvernement, les processus d'autorisation et d'approbation, les demandes de propositions, etc;
  • Gestion des processus d'approbation (internes et externes);
  • Documentation et rapports requis par le(s) projet(s), y compris les comptes rendus de réunions, les correspondances et les rapports;
  • Gestion de la comptabilité et des factures, y compris la coordination avec les fournisseurs et la gestion des systèmes ERP internes, des outils de suivi budgétaire et des rapports;
  • Supervision générale et gestion des plateformes et outils logiciels liés au projet (par exemple, logiciel ERP, programmes de gestion des tâches et des projets, etc.); 
  • Coordination des réunions avec les parties prenantes et de la planification et de l'ordonnancement du département;
  • Travaux de traduction simples (français/anglais), par exemple pour des textes courts, des lettres, des formulaires, etc.

QUALIFICATIONS REQUISES

  • DEC ou l’équivalent;
  • Au moins 5 ans d'expérience dans l'administration de projets ou l'administration exécutive; 
  • Expérience dans l'exécution de projets complexes impliquant plusieurs parties prenantes, y compris une implication directe dans la gestion du budget, de la comptabilité et du calendrier;
  • Maîtrise des logiciels de gestion de budget, d'ERP et de projets;
  • Maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit;
  • Politesse professionnelle et capacité à communiquer efficacement avec des collègues de différents secteurs;  
  • Haut niveau de diligence, attention aux détails, autonomie et organisation; 
  • Aspects supplémentaires intéressants : expérience ou formation en rapport avec la sphère culturelle, l'architecture, le design ou la construction.

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ABOUT PHI
PHI is a multidisciplinary artistic hub located at the crossroads of art, film, music, design and technology. Focused on the art and audiences of tomorrow, the organization covers a spectrum of impactful art by focusing on collective experience, social engagement and audience participation.

ABOUT THE ECOSYSTEM
PHI encompasses the PHI Centre, PHI Studio, Artist-in-Residence programs, the PHI Foundation for Contemporary Art, and the soon to be PHI Contemporary. Although driven by a common mission, each component has a specific and complementary mandate.

Thanks to an eclectic program and a predilection for the creation of content, PHI promotes unexpected encounters between artists and audiences.

ABOUT PHI CONTEMPORARY
PHI Contemporary will be a cultural institution dedicated to exploring the contemporary through public engagement with the multi-dimensional presentation of contemporary art, discourse and creative practices for which PHI is known.  Located on a historically significant site in the eastern end of Old Montreal, the ~5000m2 building is scheduled to open in 2027 and will be designed by the winners of the international architectural competition completed in 2022. With its exhibition galleries and expansive public realm, this new cultural landmark will engage the local community, visitors to the city of Montreal and PHI's ever-expanding network.

The PHI Contemporary project is a major initiative that involves the coordination of multiple stakeholders, including PHI team members, government partners, municipal and provincial authorities, and all those involved in the conception, design and construction of the new building.

ABOUT THE POSITION
The Administrative Assistant will report to the Head of Masterplanning & Development at PHI, and will be a critical member of the PHI Contemporary development team. This person will be responsible for the administration, documentation, accounting and reporting related to the PHI Contemporary Project.  

These responsibilities will also include administration-related communications and correspondence with related stakeholders - including internal team members and departments, as well as external parties - eg. government authorities, consultants, Architects, et al.

KEY RESPONSIBILITIES

  • Oversight and reporting for project budget and schedules: monitoring projections vs actuals and flagging any discrepancies to ensure appropriate realignment and/or decision-making measures are taken to ensure successful execution;
  • Become an expert on the subject matter for all project-related administrative documents - eg. contracts, regulatory procedures, obligations, etc;
  • Ensuring compliance and coordination for all stakeholder-related obligations, requirements and processes, including government (funding) partnerships, permitting and approval processes, RFPs, etc;
  • Management of (internal and external) approval processes;
  • Documentation and reporting as required by the project(s), including meeting minutes, correspondences and reports;
  • Accounting and invoice management, including coordination with providers and management of internal ERP systems and budget-tracking tools and reporting;
  • General oversight and management of project-related software platforms and tools (eg. ERP software, task and project management programs, etc); 
  • Coordination of stakeholder meetings and departmental planning and scheduling;
  • Simple translation work (French / English), eg. for short texts, letters, forms, etc.

DESIRED SKILLS AND PROFILE 

  • DEC or equivalent;
  • Minimum 5 years experience in Project or Executive Administration; 
  • Experience in the execution of complex multi-stakeholder projects, including direct involvement with budget, accounting and timeline management;
  • Facility with budget, ERP and project management softwares;
  • French and English oral and written fluency;
  • Professional polish and ability to communicate effectively with colleagues from different sectors;  
  • High levels of diligence, attention to details, autonomy and organization; 
  • Additional aspects of interest: Experience or education related to the cultural sphere, architecture, design and or construction.
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.