À PROPOS DE PHI
PHI est un pôle artistique multidisciplinaire situé au croisement de l’art, du film, de la musique, du design et de la technologie. Tourné vers l’art et les publics de demain, l’organisme explore des propositions artistiques percutantes en misant sur l’expérience collective, la responsabilité sociale et la participation de l’auditoire.

À PROPOS DE L’ÉCOSYSTÈME
PHI englobe le Centre PHI, le Studio PHI, des programmes d’artistes en résidence, la Fondation PHI pour l’art contemporain et bientôt PHI Contemporain. Chaque composante, bien que toute mue par une mission commune, ont un mandat à la fois spécifique et complémentaire.

Grâce à une programmation éclectique et une prédilection pour la création de contenus, PHI favorise les rencontres imprévues entre artistes et publics.

À PROPOS DU POSTE
Relevant du Président directeur général, l’adjoint·e de la haute direction est responsable de fournir un soutien général au Président et au Comité de direction. En outre, ce poste assure la coordination avec le Family Office et l'assiste dans les questions liées au président et à l’institution.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Agir comme point de contact pour les client·e·s internes et externes;
  • Coordonner les communications avec la direction, y compris la prise d'appels, la réponse aux courriels et l'interface avec les client·e·s;
  • Gérer les calendriers, organiser et programmer les réunions et les rendez-vous pour le Président et les membres du comité de direction; 
  • Organiser les arrangements de voyage et la logistique (avion, hôtel, voiture, etc.) conformément à la politique PHI pour certaines personnes de la haute direction; 
  • Gérer l’inscription des membres à des évènements (webinaire, conférences, etc.)
  • Préparer les comptes de dépenses en temps voulu et assurer le suivi des reçus manquants;
  • Faire le suivi des approbations et des paiements de factures avec le service comptabilité;
  • Effectuer des tâches administratives courantes : saisie de données, rédaction de rapports, classement, etc. 
  • Assister le Family Office dans la comptabilité personnelle du président.

Cette liste est non-exhaustive.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Minimum 5 ans d'expérience en tant qu'assistant de direction ou dans un rôle similaire;
  • Baccalauréat dans un domaine approprié;
  • Connaissances et expérience en Gestion de projet;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit pour les interactions avec les partenaires internationaux;
  • Bonne connaissance des suites Google et MS Office;
  • Autonome, polyvalent et ayant un grand souci du détail;
  • Capable de travailler sur plusieurs demandes à la fois dans un environnement changeant;
  • Sens aigu des priorités, discrétion, diplomatie; 
  • Bon esprit d’équipe et aisance dans les relations interpersonnelles; 
  • Connaissance du secteur du divertissement et/ou culturel (atout).

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Senior Management Assistant

ABOUT PHI
PHI is a multidisciplinary artistic hub located at the crossroads of art, film, music, design and technology. Focused on the art and audiences of tomorrow, the organization covers a spectrum of impactful art by focusing on collective experience, social engagement and audience participation.

ABOUT THE ECOSYSTEM
PHI encompasses the PHI Centre, PHI Studio, Artist-in-Residence programs, the PHI Foundation for Contemporary Art, and the soon to be PHI Contemporary. Although driven by a common mission, each component has a specific and complementary mandate.

Thanks to an eclectic program and a predilection for the creation of content, PHI promotes unexpected encounters between artists and audiences.

ABOUT THE POSITION
Reporting to the President, the Executive Assistant is responsible for providing general support to the President and the Executive Committee. In addition, this position will assist in the coordination of the Family Office in matters related to the President.

MAIN RESPONSIBILITIES

  • Act as a point of contact for internal and external customers;
  • Coordinate communications with management, including taking calls, responding to emails and interfacing with customers;
  • Manage calendars, organize and schedule meetings and appointments for the President and members of the management committee;
  • Arrange travel arrangements and logistics (flight, hotel, car, etc.) in accordance toPHI policies for selected senior management members;
  • Manage member’s registration for events (webinar, conferences, etc.);
  • Prepare expense accounts in a timely manner and follow up on missing receipts;
  • Follow up on invoice approvals and payments with the accounting department;
  • Perform routine administrative tasks: data entry, report writing, filing, etc.;
  • Assist the Family Office with the President’s personal accounting. 

This list is not exhaustive.

REQUIREMENTS

  • 5 years minimum experience as an executive assistant or in a similar role;
  • Bachelor's degree in an appropriate field;
  • Knowledge and experience in Project Management;
  • Excellent command of French and English, both oral and written;
  • Good knowledge of Google and MS Office suites;
  • Autonomous, versatile and great attention to detail;
  • Ability to manage  several requests and tasks simultaneously in a fast-paced environment;
  • Sharp sense of priorities, discretion, diplomacy;
  • Good team spirit and ease in interpersonal relationships;
  • Knowledge of the entertainment and/or cultural sector (asset).
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.