SOMMAIRE :
Assiste son supérieur dans ses fonctions administratives et seconde l'équipe des Affaires publiques et communications à travers divers mandats et tâches qui lui sont confiés.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :
- Gérer efficacement les appels téléphoniques et voir si la personne est en mesure de répondre elle-même à la demande
- Compiler des informations et des données servant à des analyses.
- Produire différents rapports à l'aide des logiciels appropriés.
- Développer et maintenir un système efficace de la gestion administrative des filières (archives, dons et commandites, autres).
- Prendre des notes et produire des procès-verbaux lorsque requis, rédiger et acheminer différentes correspondances administratives.
- Effectuer toutes autres tâches du département (notamment : paiement des factures du Service, demande de chèques pour les dons et commandites et Croque Santé, envois hebdomadaires de circulaires, envois des résultats trimestriels, changements metro.ca).
- Faire la relecture des documents de présentation, des documents pour publication externe, s'assurer de l'uniformité visuelle. Faire la mise en page de documents.
- Appuyer les conseiller en communications internes et externes dans certains aspects de l'organisation d'événements internes et externes (production de listes d'invités, recherches de coordonnées, gestion des bases de données, confirmation de présences, production de cocardes, commande de produits de marques privées, suivi auprès de fournisseurs, etc.).
- Procéder sur demande à des réservations (avions, hôtels, conférences, restaurants).
- Commander des fournitures de bureau et anticiper les besoins en fonction des projets.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :
- DEP en bureautique ou en secrétariat ou l'équivalent
- 3-5 années d'expérience dans des fonctions de secrétariat équivalentes
- Connaissance de Word, Excel et PowerPoint
- Bilinguisme essentiel (parlé et écrit)
- Excellente grammaire française et anglaise
- Sens de l’organisation, de la gestion des priorités, de la planification
- Capacité à travailler sur différents dossiers simultanément
- Habilité à interagir avec différentes personnes, notamment des représentants des médias et des membres de la haute direction
- Dynamisme, initiative, diplomatie et jugement
- Discrétion et disponibilité
COMPÉTENCES :
- Orientation vers un travail/service de qualité
- Apprentissage des aspects techniques
- Communication interpersonnelle
- Gestion des priorités
- Rigueur
- Jugement
- Débrouillardise
- Connaissance du fonctionnement de l’entreprise
- Maîtrise de soi
