Hoodstock est à la recherche d’une coordination administrative afin d’appuyer la coordination générale dans ses fonctions.

Salaire horaire : entre 27 et 30$ de l’heure en fonction de l’expérience de travail
Horaire : 30 heures / semaine
Travail en mode hybride : télétravail et bureau

Relevant de la coordonnatrice générale et du comité de direction de Hoodstock, vous aurez pour mandat de gérer les opérations courantes et de coordonner les activités et les tâches de nature administrative de l’organisme. Vous devrez garder à jour l’ensemble des aspects administratifs (dossiers d’employé·e·s, obligations légales d’OBNL, ententes, etc.) et assurer un rôle-conseil auprès de la coordination générale en identifiant les enjeux, les opportunités et les pistes d’amélioration des pratiques en lien avec la mission de l’organisme. En plus des responsabilités administratives, vous serez amené·e à supporter l’équipe dans la gestion de projets, la rédaction de documents, le secrétariat et la communication interne.

Soutien administratif

Soutenir la coordination générale dans la préparation, les suivis et la prise de notes lors de l’assemblée générale annuelle et des instances pilotées par l’organisation.
Organiser des rencontres avec les partenaires externes de même que les réunions de l’équipe et de ses divers comités, et participer aux rencontres, selon les besoins.
Rédiger des documents (comptes-rendus, documents de gestion, rapport annuel, etc.) en collaboration avec l’équipe de travail.
Soutien à la gestion financière de l’organisation et dans la gestion de l'échéancier.
Colliger l’information et collaborer à la préparation des prévisions budgétaires, puis effectuer le suivi et le contrôle du budget par projet.
Vérifier les feuilles de temps, s’assurer de leur approbation et traiter la paie des employé·e·s.
Effectuer le suivi de la facturation, des comptes à payer et à recevoir, et concilier la carte de crédit corporative.
Assister le comité de direction dans les tâches courantes de comptabilité.
Effectuer les tâches de secrétariat et d’administration incluant la gestion de courriels, le classement de documents et les envois postaux.
Effectuer la saisie de données, le suivi des tâches journalières et la commande des fournitures de bureau.
Fournir un soutien logistique dans la planification et la réalisation d’activités et d’événements de l’organisme (obtention d’autorisations, suivi des ententes de service auprès des fournisseurs, commandites, réservations de locaux, etc.).

Soutien aux ressources humaines

Actualisation et classement, de façon papier et électronique, des fichiers des employé·e·s.
Contribuer à l'accueil et à l’intégration des nouveaux employé·e·s.

Compétences et qualifications

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word et Excel avancé)
Bonne connaissance de logiciel comptable
Diplôme d’études collégiales dans une discipline pertinente ou combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente (un atout)
Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans un poste administratif
Bonne maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit

Critères généraux

Maturité émotionnelle, bonne écoute
Professionnalisme et sens de l’éthique
Avoir le sens de l'organisation et des priorités
Bonne aptitude à communiquer
Faire preuve de leadership et d’esprit d’équipe
Capacité à gérer plusieurs dossiers de façon simultanée
Démontrer de la polyvalence, de l'autonomie, de la rigueur et de la créativité
Compréhension des enjeux sociaux et politiques du Québec

Les candidatures, accompagnées d’une lettre de motivation, doivent être envoyées au plus tard le 25 novembre via le formulaire.

Les candidatures étant traitées au fur et à mesure que nous les recevons, le poste pourra être comblé à tout moment durant le processus. Seules les personnes retenues en présélection seront contactées.

Nous souscrivons au principe de l’égalité des chances en emploi et nous encourageons les personnes noires, autochtones et racisées à présenter leur candidature.

Nous vous remercions à l’avance de votre candidature. Nous avons hâte de vous rencontrer!