Titre d’emploi Agent ou agente en administration classe 1 – secteur secrétariat
Statut Temps complet temporaire; NON SYNDIQUÉ
Entrée en fonction Dès que possible
Rémunération Selon les normes en vigueur à l’Institut universitaire sur les dépendances
Direction Direction de l’enseignement universitaire et de la recherche
Service Institut universitaire sur les dépendances (IUD)
Supérieur immédiat Chef de service IUD

SOMMAIRE
Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles.

Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat et la bureautique nécessitant des connaissances spécifiques.

Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique selon des méthodes ou procédures établies ou qu'elle peut modifier, selon les besoins.

Elle prépare et saisit à l’ordinateur des lettres et des documents. Elle peut dépouiller le courrier électronique, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.

Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur administratif.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES
Sous l’autorité de la chef de service de l’IUD, la personne travaille en collaboration directe avec la chargée de projet de la communauté de pratique médicale en dépendance (CPMD) et son équipe en assumant les tâches reliées au secrétariat et à la gestion administrative du projet.

RESPONSABILITÉS
Soutien administratif et logistique pour la CPMD :

  • Suivis budgétaires (suivis réguliers des dépenses, transferts de fonds, rapport annuel et financiers);
  • Suivi des remboursements de factures, des frais de déplacement, des transactions, etc.;
  • Préparer les formulaires de redditions de comptes et documents de suivis (mise en page, révision, etc.);
  • Effectuer les suivis administratifs et les suivis relatifs à la facturation interne du CIUSSS et avec les fournisseurs, incluant la production des notes d’honoraires, demandes de paiement, les commandes de matériel et la tenue à jour de la base de données des fournisseurs;
  • Effectuer les convocations à des rencontres pour les comités, la prise de notes et rédaction de compte-rendu divers;
  • Soutien à la gestion des systèmes d’inscription et de la base de données des membres;
  • Mise en page et révision linguistique de lettres et documents;
  • Compilation et synthèses des évaluations post-formation;
  • Production des attestations des participants (selon les critères de l’UdeM);
  • Réaliser le suivi des demandes des membres et autres clientèles de la CPMD (ex. répondre aux courriels, envoyer les informations et formulaires, faire les demandes d’ouverture de comptes, etc.);
  • Assurer un soutien technique et logistique dans l'organisation des rencontres, des événements et lors de déplacements des partenaires ou membre de l’équipe;
  • Proposer des améliorations sur les différents outils, classements, archivages et méthodes de travail de l’équipe;
  • Faire des demandes d’accréditation dans le respect des normes de formation.

EXIGENCES

  • Maîtrise de la suite MS Office et niveau intermédiaire dans Excel;
  • Connaissance et aisance avec les outils technologiques fréquemment utilisés (TEAMS, ZOOM, Outlook);
  • Expérience ou intérêt en organisation d’événement (en formation continue idéalement);
  • Excellente maîtrise du français écrit;
  • Capacité de synthèse, de rédaction et d’élaboration de documents;
  • Compréhension du suivi budgétaire;
  • Capacité de s’adapter à des situations imprévues en ajustant son comportement aux nouvelles exigences de l’environnement et capacité de faire preuve de flexibilité;
  • Disponibilité à l’occasion pour travailler hors des heures habituelles (lors d’événements);
  • Grande autonomie;
  • Soucis du détail;
  • Bonnes aptitudes relationnelles.

ATOUTS

  • Maitrise de l’anglais;
  • Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux;
  • Connaissance du milieu de la dépendance et ou le milieu médical;
  • Expérience en organisation d’événements.

EXIGENCES ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
Formation académique : Doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétaire OU · Doit détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ avec deux (2) années d’expérience comme secrétaire OU DEC ou diplôme universitaire pertinent, Ou diplôme d’étude collégiale (DEC) ou Bacc dans un domaine pertinent.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.