Clenche est à la recherche d’une personne enjouée pour se joindre à son équipe et remplir les fonctions d’administration et de coordination. Due à la taille de l’entreprise, la personne devra être autonome et faire preuve de débrouillardise. Elle devra aussi faire preuve de courtoisie dans ses interactions avec la clientèle et les employés.

La charge de travail est de 40h/semaine. La personne doit être disponible à faire du temps supplémentaire lors de périodes de pointe.
Toujours assurer un travail de haute qualité avec une précision et une exactitude des données de Clenche et celles fournies par le client. La confidentialité des informations est essentielle!
Courtoise et attentive, la personne devra avoir une excellente maîtrise du français et de l’anglais, autant à l’écrit qu’à l’oral;
Posséder une maîtrise des outils essentiels au travail de bureau (Suite Office et logiciel de comptabilité) et avoir des méthodologies éprouvées pour améliorer l’efficience de l’entreprise.

La charge de travail est divisée en quatre catégories : l’administration, le support à la comptabilité, la gestion de projets, le support aux ressources humaines.

ADMINISTRATION

D’accueillir les clients et visiteurs;
De répondre au téléphone, prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées;
D’envoyer et de recevoir le courrier;
De s’assurer de faire les commandes nécessaires pour le bureau;
De superviser les fournisseurs;
Remplir les différents formulaires (UDA, ACTRA, gouvernement, client);
Mettre à jour la liste de tarification par service et par client;
Élaborer et mettre à jour la liste des ententes par client

De plus, la personne devra veiller au bon fonctionnement du bureau en s’assurant :

Proposer et trouver des systèmes pour améliorer la productivité;
Créer des rapports pour valider l’efficience et la rentabilité des projets;
Créer un système de classement physique et numérique (numérisation des documents) pour les documents en cours et les archives.

COMPTABILITÉ

La comptabilité de Clenche est assurée par une firme externe. Il faut cependant superviser et coordonner les échanges entre le bureau comptable et Clenche. La personne devra :

Coordonner le travail de comptabilité avec la technicienne comptable et envoyer les documents par courrier rapide hebdomadairement (factures fournisseurs à payer, relevés bancaires, rapport de paiements reçus, dépôts des chèques, trésorerie, conciliation bancaire);
Concilier les cartes de crédits et jumeler les reçus avec les relevés;
Réviser le travail de la technicienne comptable et les divers rapports gouvernementaux (DAS, TPS/TVQ, etc.);
Préparer la fin d’exercice financier avec la firme de comptabilité;
Remplir les rapports d’heures non facturées mensuellement;
Effectuer le recouvrement des comptes clients (état de compte, facturation, transfert de dépôt direct, etc.);

GESTION DE PROJETS

Afin d’éviter les erreurs et de limiter la recherche d’information, la personne sera responsable de créer les projets dans l’outil en ligne. Elle devra s’assurer que les informations du projet sont bien entrées et que les personnes attitrées au projet y aient accès. Il faudra aussi :

Suivre les budgets associés aux projets;
Rédiger les soumissions et les factures et les faire approuver;
Vérifier quotidiennement les feuilles de temps;
Produire les rapports de projets hebdomadaires et mensuels à envoyer aux clients;
Gérer les demandes de clients.

RESSOURCES HUMAINES

Accueillir les nouveaux employés et préparer la formation;
Rédiger les contrats de travail et de confidentialité pour les salariés et pigistes;
Gérer et effectuer le processus complet de la paie et REER des employés;
Mettre à jour la politique d’entreprise et monter le cahier des procédures pour tous les postes;
Prendre en charge le calendrier social;
Gérer les demandes de vacances et congés;
Préparer les évaluations annuelles et évaluation de fin de probation.

AVANTAGE CLENCHE

Clenche est une petite entreprise qui réalise de grands projets. Tous les employés sont appelés à participer au succès des différents projets en accomplissant diverses tâches.

Nous sommes situés à Saint-Henri près du marché Atwater (deux minutes à pied) et à proximité du métro Saint-Henri (huit minutes à pied) et de Lionel-Groulx (15 minutes à pied).

Notre bureau est un espace ouvert vitré dans une ancienne usine de textile sur deux côtés avec vue sur le canal Lachine.

Tous les vendredis, nous offrons le lunch que l’on sélectionne en groupe.

Nous avons trois semaines de vacances au choix et une semaine de vacances payée par l’entreprise entre le 24 décembre et le 1er janvier (et pas l’inverse).