Coordonnateur administratif

Montréal

Date de tombée des candidatures: 2019-07-11
Statut / horaire: Permanent / temps plein
Endroit: Montréal, Québec
Salaire: Compétitif selon expérience
Langues parlées et écrites: Français et anglais

Expérience de travail  et Scolarité

Diplôme collégial en technique administrative ou certificat universitaire en gestion ou combinaison pertinente de scolarité et d’un minimum de 5 ans d’expérience de travail.

L’organisation

La Fondation de l’hôpital de Montréal pour enfants a été créée en 1973. Notre mission est d’inspirer et de mobiliser la communauté pour soutenir l’innovation continue dans la recherche, l’enseignement et les soins à l’Hôpital de Montréal pour enfants, un centre pédiatrique de renommée internationale offrant des soins hautement spécialisés.

L’Hôpital de Montréal pour enfants fait partie du Centre universitaire de santé McGill et représente également l’institution d'enseignement pédiatrique de la faculté de médecine de l'Université McGill.

La Fondation de l’HME, qui est un chef de file en matière de philanthropie au Québec, amasse près de 30 millions de dollars par année. Pour en savoir plus, visitez le site www.fondationduchildren.com

Tâches et responsabilités

Gestion des décaissements des projets approuvés (60%)

Responsable d’assurer un support administratif auprès des gestionnaires de projets de l’Hôpital, du Centre de Recherche l’université de McGill d’une centaine de projets financés annuellement par la fondation.   Entre autres, le coordonnateur devra fréquemment communiquer avec le personnel de l’hôpital, du centre de recherche et de l’université McGill afin de :

  • Réconcilier les budgets approuvés annuellement, les bons de commandes émis et les remboursements réclamés par projet ;
  • Assurer un suivi proactif du processus de remboursement des dépenses des projets approuvés et leurs états de réalisation ;
  • Assurer que les intervenants comprennent bien le processus et les pièces justificatrices requises et les assister le cas échéant ;
  • Assurer un suivi auprès de l’équipe de développement de l’états de l’avancement des projets ;
  • Travailler de concert avec l’équipe de relations avec les donateurs pour préparer les rapports financiers requis pour la reddition de compte auprès des donateurs ;
  • Mettre à jours les outils de suivi ;
  • Développer des rapports budgétaires et tableaux de bords appropriés.

Compte à payer (20%)

  • Réaliser diverses tâches du cycle des comptes à payer, de l’émission du bon de commande jusqu’à l’émission des chèques aux fournisseurs ;
  • Aide à la préparation du fichier de l’audit annuel ;
  • Responsable de la petite caisse.

Administration du bureau (20%)

  • Personne-ressource avec la société de gestion de l’immeuble et la sécurité ;
  • Coordination de l’envoi des documents aux archives pour l’équipe administrative ;
  • Répondre aux diverses demandes et questions des autres services ;
  • Supervision du classement des documents des fournisseurs et relatifs à l’administration ;
  • Responsable des contrats d’entretien des équipements de bureau ;
  • Autres tâches connexes.

Compétences recherchées

Scolarité :

  • Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou scolarités équivalentes ou combinaison d’expérience de travail et scolarité pertinente.

Aptitudes :

  • Minimum cinq années d’expérience dans un poste comparable ;
  • Bonne connaissance du cycle comptable ;
  • Expérience démontrée dans la gestion de projets, capacité de gérer plusieurs projets à la fois et savoir prioriser en fonction des délais à respecter ;
  • Maîtrise des logiciels Microsoft Excel, Word ;
  • Bilingue ; excellente communication écrite et orale ;
  • Connaissance et expérience de travail dans un organisme de bienfaisance seraient un atout ;

Défis et caractéristiques :

  • Être minutieux et rigoureux ;
  • Être analytique ;
  • Personne positive et énergique ;
  • Avoir du tact dans les relations avec les autres ;
  • Posséder de l’initiative et être autonome ;
  • Polyvalent.

Pour postuler :

Veuillez envoyer votre lettre d’introduction et votre curriculum vitae via le formulaire avant le 19 juillet 2019.

Nous remercions tous les candidats d'avoir manifesté leur intérêt pour ce poste. Nous communiquerons seulement avec les candidats que nous voulons convoquer à une entrevue.

Note : Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner les personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.

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Administrative Coordinator

Closing date for applications: 2019-07-11
Status / schedule: Permanent / full-time
Location: Montreal, Quebec
Salary: Competitive based on experience
Languages Spoken and Written: French and English

Work Experience and Education

College diploma in administration, university certificate in management or a relevant combination of education and a minimum 5 years experience.

Our Organization

The Montreal Children’s Hospital Foundation was created in 1973. Our mission is to inspire and mobilize the community to support continued innovation in research, teaching and care at the Montreal Children’s Hospital, an internationally renown pediatric centre offering highly specialized care.

The Montreal Children’s Hospital is part of the McGill University Health Centre and is also the pediatric teaching hospital for McGill University’s Faculty of Medicine.

The MCH Foundation, a leader in Quebec philanthropy, raises nearly $30 million per year. To learn more, visit: http://www.fondationduchildren.com/en

Duties and Responsibilities

Managing Disbursements for Approved Projects (60%)

The candidate will be responsible for providing administrative support to project managers at the Hospital and McGill University Research Institute for the hundreds of projects the Foundation funds annually. The coordinator will maintain frequent contact with staff at the Hospital and Research Institute in order to:

  • Reconcile budgets approved annually, purchase orders issued and reimbursements claimed per project;
  • Oversee the reimbursement process proactively for approved project expenditures and monitor progress;
  • Ensure participants thoroughly understand the process and the supporting documentation required and assist them if needed;
  • Follow-up with development teams on project progress;
  • Work with the donor relations team to prepare the financial reports required for accountability to donors;
  • Maintain follow-up tools;
  • Develop appropriate budget reports.

Accounts Payable (20%)

  • Execute various tasks throughout the accounting cycle, from issuing purchase orders to issuing cheques to suppliers;
  • Help prepare the annual audit report;
  • Manage petty cash.

Office Administration (20%)

  • Act as resource person for building managers and security;
  • Coordinate the delivery of documents to be archived for the administrative team;
  • Respond to various requests or questions from other departments;
  • Supervise the filing of documents from suppliers or other administrative documents;
  • Oversee office equipment maintenance contracts;
  • Execute various tasks.

Qualifications

Education:

  • College diploma in administration or equivalent, or a combination of work experience and relevant education.

Skills:

  • Minimum five years experience in a similar position;
  • Solid knowledge of the accounting cycle;
  • Proven experience in project management, with the ability to manage several projects at once and prioritize according to deadlines;
  • Extensive knowledge of Microsoft Word and Excel;
  • Bilingualism: excellent communication skills, both oral and written;
  • Knowledge and work experience in a charitable organization an asset;

Personal Qualities:

  • Meticulous and thorough;
  • Analytical;
  • Positive and energetic;
  • Strong interpersonal skills;
  • Self-starting and autonomous;
  • Versatile.

To apply:

Please send your cover letter and résumé via the form before July 19, 2019.

We thank all applicants for their interest in this position. Only those selected for an interview will be contacted.

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