Sous l’autorité du directeur général, le directeur du Service des communications planifie, organise, dirige, coordonne et contrôle les activités de soutien professionnel et technique auprès de la direction générale, des services et des organismes en matière de communications, de consultation publique et de gestion des demandes d’informations générales, et ce, dans le cadre des orientations et des objectifs corporatifs retenus.
1) Direction du Service des communications
• Planifie, organise, dirige et contrôle le travail effectué au sein de son Service par la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. Détermine les objectifs, les priorités d’action et les attentes dans l’élaboration du plan d’action annuel, fixe les priorités et répartit les mandats pour chaque unité de son Service;
• Développe et maintient une philosophie axée sur le service à la clientèle tout en créant une dynamique de partenariat et d’actions entre les ressources;
• Élabore des stratégies d’intervention et un système d’indicateurs de performance dans le but de soutenir les ressources du Service dans leurs activités quotidiennes. Sur ce point, il voit à la clarté des tâches de chacun et tient des rencontres, périodiques et au besoin, afin de s’assurer que chacun maintienne le cap. Également, il se tient au fait de l’évolution des différents outils de communication et peut ainsi assurer un partage des connaissances auprès des membres de l’équipe. Il soutient le personnel dans son développement professionnel, procède à son évaluation et discipline lorsque nécessaire;
• Développe et met en œuvre des moyens d’action pour mobiliser, concerter et faire participer le personnel de son Service, en vue d’atteindre les objectifs organisationnels poursuivis sur le plan de la qualité des services et de l’efficience;
2) Gestion des ressources humaines
• Maintient une structure d'organisation compatible avec les compétences des employés, les objectifs de l'organisation et du conseil municipal;
• Recrute et sélectionne le personnel de son service, entraîne, forme et perfectionne les membres de son équipe selon leurs besoins et apprécie leur rendement sur une base périodique;
• Favorise l’élaboration et l’implantation de procédés et de nouvelles méthodes de travail au sein de l’équipe et assure une saine gestion du changement qui permet l’adhésion des membres de l’équipe;
3) Gestion administrative
• Élabore les politiques, règlements, rapport, études, mémoires, normes et procédures qui doivent régir la saine administration de son Service;
• S’assure de la bonne gestion du budget alloué à son Service. Pour ce faire, il contrôle et assure une partie des dépenses opérationnelles, effectue la répartition des dépenses dans les différents postes comptables, analyse, consolide et assure l’application des procédures financières, rédige les différents rapports financiers nécessaires au bon déroulement des opérations, le tout à l’aide du logiciel Mensys, et de la suite Office. Il procède également à l’approbation des factures et des commandes.
4) Gestion des communications internes et externes
• Propose, en concertation avec les services municipaux, un plan directeur et opérationnel devant guider les actions de la municipalité en matière de communication et de participation des citoyens.
Interne
• Assume, selon les normes établies, la circulation efficace et harmonieuse des informations au sein de l’organisation ainsi que le support aux gestionnaires dans la mise en place de moyens ou d’actions de communications auprès de leur personne, et ce, en tenant compte de leurs besoins opérationnels et stratégiques.
Externe
• Agit à titre de porte-parole de la Ville auprès du public et des médias, notamment lors de conférences de presse et en réponse aux demandes des citoyens;
• Collabore à l’organisation de séances publiques d’information;
• Coordonne la transmission d’avis d’évènement auprès des partenaires externes.
5) Production d’outils de communications internes et externes
• Assure la coordination et la gestion administrative relatives à chacune des étapes du processus de production des dossiers de graphismes sous sa responsabilité ;
• Est responsable de la conception et de la réalisation du journal municipal (Mensuel d’information municipale) et de documents internes d’information produits par le Service des communications.
6) Organisation d’évènements
• Planifie, organise, dirige et contrôle le déroulement de la Soirée des bénévoles et de la fête nationale du Québec.
7) Gestion stratégique
• Représente la municipalité auprès d'organisations partenaires. De concert avec les autres membres de l'équipe de direction, il contribue au développement des services municipaux;
• Joue un rôle-conseiller stratégique auprès des instances supérieures de la Ville propose et planifie des rencontres avec les élus ou les membres de la direction afin de formuler des propositions et des axes d’intervention en regard des enjeux et des défis relevant de son Service.
