Afin de compléter l’équipe du service aux membres, nous sommes actuellement à la recherche d’un préposé ou d’une préposée service aux membres à temps plein pour un poste permanent.
Conditions du poste
- Poste permanent, dans un environnement syndiqué
- 35h par semaine
- Lundi au vendredi, de 9h à 17h
- Doit pouvoir travailler au bureau, possibilité éventuelle de télétravail
Sommaire du poste
Sous l'autorité de la direction Service aux membres et TI, reçoit et traite les demandes d’adhésion et applique les processus prévus aux fins de mise en force de différents bénéfices, avantages ou classification d’emploi ou statut.
De plus, voit à la tenue à jour de la liste des membres en règle, à la perception de la cotisation annuelle et à la réception des paiements de cotisation et effectue le traitement des demandes de reconnaissance d’expérience.
Responsabilités principales
- Reçoit et traite les demandes d’informations relatives aux critères d’adhésion à l’AQTIS; communique les informations de base relatives aux avantages sociaux (assurance, REÉR), aux déductions salariales et autres avantages;
- Reçoit et traite les demandes d’adhésion, de réadmission, de reclassifications ainsi que les démissions; s’assure que les critères d’adhésion sont respectés, s’assure que la formation requise a été réussie et communique au demandeur toute l’information pertinente relative à son adhésion; en cas de démission, communique différents renseignements utiles dans les circonstances;
- Procède à l’ouverture des nouveaux dossiers de membres; prépare les dossiers informatiques, s’assure qu’ils renferment les renseignements et données nécessaires, effectue la saisie des données afférentes;
- Reçoit et traite les demandes d’informations provenant des membres et permissionnaires; reçoit les plaintes, tente de les résoudre ou les transmet pour traitement aux personnes concernées en conformité avec les politiques établies;
- Reçoit et traite les demandes de reconnaissance d’expérience en respectant le guide de reconnaissance à cet effet et soumet les dossiers aux représentants de département concernés lorsque nécessaire;
- Participe à la préparation et à la transmission des avis de renouvellement de cotisation aux membres et permissionnaires selon la procédure établie;
- Reçoit et traite les paiements de cotisations annuelles et assure la fermeture des journées d’un point de vue de comptabilité;
- Assure le suivi pour le dépôt des chèques postdatés en paiement de la cotisation annuelle;
- Communique verbalement ou par écrit, différentes informations aux membres et au personnel concerné sur l’état des statuts et de la cotisation; procure aux membres différentes informations, avenues ou solutions susceptibles de favoriser le renouvellement de la cotisation;
- Donne des codes d’accès Web aux individus autorisés à accéder au site de l’AQTIS;
- Produit différentes statistiques, rapports ou autres documents pertinents relatifs à la perception et au paiement de la cotisation annuelle;
- Dresse différentes correspondances en lien avec son champ d’exercice, effectue des publipostages ou autres travaux de nature cléricale;
- Voit à l’ouverture des dossiers relatifs à son champ d’intervention ainsi qu’au classement de la documentation et de l’information en fonction des systèmes établis; effectue différents travaux de secrétariat général;
- Effectue différentes recherches telle la recherche de feuilles de temps, de contrats, d’informations spécifiques à son champ d’intervention, etc.; au besoin, prépare des documents statistiques;
- Effectue des remplacements occasionnels à la réception;
- Effectue toutes autres tâches connexes que peut lui confier son supérieur;
FORMATION
- Diplôme d’études collégiales en administration ou tout autre formation pertinente.
EXPÉRIENCE
- Minimum de 2 ans d’expérience pertinente en soutien administratif et en service à la clientèle.
Exigences particulières
- Bonne maîtrise de la suite Office et du fonctionnement de base de données (FileMaker, un atout)
Habiletés et qualités recherchées
- Bonne connaissance de la langue française et une connaissance d’usage de la langue anglaise écrite et parlée;
- Sens accompli du service à la clientèle;
- Bon esprit d’équipe;
- Discrétion et souci de confidentialité;
- Communication efficace et sens de l’écoute;
- Minutie, précision et sens du détail;
- Habileté dans les relations interpersonnelles;
- Capacité de discernement;
- Capacité à travailler sous pression;
- Sens de l’organisation.
