Sous la supervision du directeur exécutif, le titulaire exécute les tâches nécessaires au soutien du département exécutif en plus de maintenir à jour la documentation des gestionnaires de projets de l’équipe.
Principales tâches et responsabilités
- Collaborer à la mise en place d’échéanciers et de calendriers de suivi de projets, et ce avec l’ensemble des gestionnaires du département;
- Rédiger des comptes-rendus de rencontre stratégiques pour le département;
- Préparer les rencontres de départements et en assurer les suivis au besoin;
- Supporter ponctuellement les responsables des départements logistique, opération et technologique;
- Gérer le site SharePoint du département ;
- Bâtir certains dossiers de recherches ;
- Réviser et proposer au besoin, des processus et procédures pour faciliter le bon fonctionnement du département;
- Appuyer logistiquement l’équipe du département exécutif lors d’activités particulières convenues avec l
- Rédiger des lettres et des documents administratifs (résolution, PV, rapports d'étapes, tableau de synthèses, etc.) ;
- Assurer le suivi de l’agenda du directeur exécutif et organiser les rencontres d’équipe;
- Réserver les spectacles, les conférences et les voyages de l’équipe ;
- Effectuer toutes autres tâches se rapportant à la fonction ;
Compétences requises
- Expérience dans un rôle de coordination d’un département ou de support administratif et environ 5 ans d’expérience dans le milieu culturel ;
- Fort intérêt pour la culture et le milieu événementiel ;
- Diplôme dans une discipline pertinente (coordination, administration, bureautique) ou expérience équivalente ;
- Capacité à travailler sous pression, dans un environnement où le rythme est rapide ;
- Habileté en mise en page de documents de présentation;
- Grand sens de l’organisation, des priorités et de rigueur dans les suivis ;
- Excellentes compétences rédactionnelles ;
- Être organisé, gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément de manière efficace ;
- Solides aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles ;
- Être flexible et disponible en dehors des heures habituelles de travail (requiers une présence occasionnelle en soirée lors d’événements ou de spectacles)
- Maîtrise de la suite office (Microsoft Office 365) ;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.
CONDITION DE TRAVAIL
- Poste permanent, horaire régulier 37,5 heures par semaine
- Salaire selon l’échelle salariale
- Assurance collective payée à 70% par l’employeur
- REER collectif avec participation de l’employeur équivalente à 4% du salaire
- 3 semaines de vacances
- Télétravail en mode hybride
DATE PRÉVISIONNELLE D’EMBAUCHE
- 14 février 2022
DÉPÔT DE CANDIDATURES
Prière d’envoyer votre CV et une lettre d’intention avant le 24 janvier 2022 à 13h via le formulaire. Nous remercions à l’avance tous les candidat.e.s de leur intérêt pour le poste. Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.
