Le Mouvement Desjardins est le plus important groupe financier coopératif au Canada et l'un des principaux employeurs au pays. Il offre toute la gamme des produits et services financiers et regroupe les expertises en gestion de patrimoine, en assurance de personnes et de dommages, en service aux entreprises de toutes tailles, en valeurs mobilières, en gestion d'actifs, en capital de risque ainsi que des modes d'accès virtuels sécuritaires, à la fine pointe de la technologie.

Niveau d'emploi
La personne titulaire soutient le directeur général en prenant en charge la planification et la coordination des activités de gestion. Elle est également responsable de l'expérience employés pour l'ensemble de l'organisation ainsi que de la gestion et de l'animation des médias sociaux.

La Caisse Desjardins du Lac-Memphrémagog occupe une place de choix dans son marché. Elle est au service de ses 33 700 membres et gère un volume d'affaires de 2,38 milliards de dollars. L'équipe est composée de 80 employés (incluant 5 gestionnaires) répartis entre 5 centres de services (dont 1 automatisé). En 2021, la Caisse a versé 1,8M$ en ristournes individuelles aux membres et 254 000 $ en ristourne collective (fonds d'aide au développement du milieu). En 2020, nous avons remis plus de 415 000$ pour appuyer les projets du milieu!

Responsabilités principales

• Effectuer la gestion et le suivi de l'agenda, des appels, des courriels et du courrier du directeur général, en fonction des priorités établies. À partir d'instructions générales, donner suite à certaines demandes de diverses natures.
• Consulter, consolider et procéder au montage de documents de nature stratégique. Établir les priorités et formuler les recommandations nécessaires à la livraison de ces documents.
• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information pour le directeur général.
• Participer à l'organisation logistique et la réalisation de différents événements (ex. : réunions d'équipe, comités, assemblées, formations, conférences téléphoniques, déplacements, activités de relations publiques).
• Contribuer à la réalisation des activités de communication interne à la Caisse (ex. : rencontres d'employés, assemblée générale annuelle, assemblée spéciale).
• Prendre en charge la gestion et l'animation des médias sociaux utilisés par la Caisse en rédigeant des contenus informationnels à publier (ex. : publicité, vidéo) et en s'assurant de la pertinence et de la cohérence générale des commentaires et des interactions.
• Participer à l'élaboration du plan annuel des activités de communication, conformément au budget octroyé. Assurer un soutien-conseil et technique auprès des gestionnaires dans les activités de communication destinées aux employés et les appuyer dans la réalisation de ces activités.
• Assurer une expérience employés rehaussée, en faisant des recommandations et en prenant en charge l'idéation et l'organisation logistique d'événements internes, activités et divers projets spécifiques.
• Contribuer à la conception et à la mise à jour des outils de communication (journal interne, affiches, infolettres, etc.). Analyser, choisir et assurer la qualité des véhicules de communication destinés aux employés et réaliser des travaux de production et de diffusion d'informations diverses.
• Participer à l'élaboration de stratégies de communication interne liées à des enjeux spécifiques.
• S'assurer de préserver une image positive de la Caisse, en identifiant les situations à potentiel de risque et informer la direction générale de la Caisse et les divers partenaires concernés.

Profil recherché

• Baccalauréat en communication ou dans une discipline appropriée
• Un minimum d'une année d'expérience pertinente
• Veuillez noter que d'autres combinaisons de formation et d'expérience pertinentes pourraient être considérées
• Pour les postes vacants disponibles au Québec, veuillez noter que la connaissance du français est nécessaire

Connaissances spécifiques

• Connaissance des méthodes, techniques et outils de communication et de publicité.
• Connaissance de la suite Adobe (Photoshop, Illustrator, Indesign) ou de tout autre outil pertinent.
• Bonne connaissance des logiciels de montage vidéo, photo et audio.
• Être habile en prise de photo et en tournage vidéo.
• Connaissance des suites bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Excellente connaissance du français (oral et écrit).

Compétences transversales Desjardins

• Apprécier les différences, Apprendre avec agilité, Être orienté client, Être orienté vers l'action

Compétences clés au profil recherché

• Avoir une bonne connaissance du secteur, Maîtriser les relations interpersonnelles

Conditions particulières
Horaire : Une disponibilité de soir et de fin de semaine sera demandée occasionnellement, notamment lors de la tenue de certaines activités/évènements.

Poste en évaluation quant au niveau d'emploi

Le mode de travail s'appliquant au poste est le mode hybride

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Administrative Assistant

Desjardins Group is the largest cooperative financial group in Canada, and one of the largest employers in the country. It offers a full range of financial products and services and is home to a wealth of expertise in property and casualty insurance, life and health insurance, wealth management, services for businesses of all sizes, securities brokerage, asset management, venture capital, and secure, leading-edge virtual access methods.

Job Level
The incumbent supports the general manager and all managers of a large caisse in carrying out various administrative support and secretarial tasks. Activities include overseeing the planning and coordination of management activities.

Main Responsibilities

• Manage and follow up on the general manager's schedule, phone calls, emails, and mail, based on established priorities. Process a variety of requests according to general instructions.
• Consult, consolidate, and assemble documents of a strategic nature. Establish priorities and make the recommendations required for delivering these documents.
• Coordinate the delivery of various files to the Management Committee, Board of Directors, Board of Supervision, Board of Ethics and other committees.
• Prepare for and attend various meetings, including those of the Management Committee and the Board of Directors. Take minutes and follow up with any business that arises.
• Participate in organizing logistics for various events (e.g. team meetings, committees, general meetings, training courses, telephone conferences, travel, public relations activities).
• Provide support in coordinating internal caisse communications (e.g. employee meetings, annual general meetings, special meetings).
• Perform various internal management administrative tasks (e.g. tracking sales, maintaining the scorecard, monitoring expense accounts, managing inventory and equipment, conducting performance evaluations).
• Manage documents and update records related to general management (e.g. filing, purging and storage) in accordance with current practices and regulations.
• Perform various secretarial duties including drafting, formatting, updating, creating and revising the language of information documents for the general manager.
• Support the general manager in retrieving information, carrying out business processes and using information systems.

Qualifications

• Trade school diploma in a related field
• A minimum of four years of relevant experience
• Please note that other combinations of qualifications and relevant experience may be considered
• For vacant positions available in Quebec, please note that knowledge of French is required

Specific knowledge

• Knowledge of French spelling and grammar
• Understanding of the philosophy and fundamentals of financial services cooperatives
• Knowledge of service standards
• Standing alone
• Professionalism and attention to detail

Desjardins Cross-sector skills

• Action oriented, Customer Focus, Differences, Nimble learning

Key competencies for the job

• Business insight, Interpersonal Savvy

Other working conditions

The work arrangement for the position is hybrid work