Relevant de la directrice principale, Création et production, le titulaire travaille avec l’ensemble des membres de l’équipe Affaires publiques. Il utilise des applications bureautiques et informatiques pour appuyer l’équipe dans diverses tâches, telles que la gestion des fournisseurs, des contrats et de la facturation, la mise en page de différents documents et la compilation d’information. D’autres tâches de coordination sont sous la responsabilité du titulaire, dont plusieurs processus inhérents au travail quotidien de l’équipe Affaires publiques. Il participe activement à plusieurs projets d’envergure, dont la production du rapport annuel de la CDPQ.
Principales responsabilités
- Coordonner les travaux de production du rapport annuel, et d’autres exercices annuels de reddition de compte : réception et validation de fichiers, montage et transmission de documents, contrôle qualité, suivi du processus et des échéanciers;
- Réaliser les activités liées au suivi budgétaire et administratif : gestion des fournisseurs, paiement et suivi des factures, suivi des contrats et renouvellements;
- Assurer un soutien quotidien à l’équipe pour la préparation et la mise en page de différents documents : gabarits, tableaux de suivi, présentations PPT, documents PDF;
- Assurer la mise à jour et le contrôle qualité de la bibliothèque corporative de contenu (PPT);
- Assurer un soutien ponctuel à la coordination des services de traduction et d’interprétation simultanée;
- Participer aux étapes de diffusion des communiqués de presse : mise en forme de documents, relecture, préparation et suivi des envois sur le fil de presse;
- Compiler périodiquement les données statistiques des Affaires publiques;
- Prendre en charge la documentation et la réalisation de différents processus de production;
- Autres tâches similaires de soutien aux projets de l’équipe Affaires publiques.
Exigences
- Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent;
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un rôle similaire;
- Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;
- Excellente maîtrise de la suite Office et Microsoft 365, dont PowerPoint, Excel, Word, Teams et SharePoint;
- Excellente connaissance de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise;
- Disponibilité ponctuelle hors des heures de bureau;
- Excellentes habiletés et intérêt marqué pour l’utilisation de divers outils informatiques, et connaissance avancée des logiciels PDF.
Compétences
- Rigueur, grand souci du détail et du haut niveau de qualité;
- Collaborateur d’équipe motivé, avec approche de service client très développée;
- Méthode et organisation;
- Capacité à travailler dans un environnement rapide et changeant;
- Rapidité d’exécution et débrouillardise;
- Capacité à travailler sous pression, résistance au stress.
