Conseiller(ère) Événements & Conciergerie

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

L’organisation de conférences n’a pas de secret pour toi ? Tu es un ou une passionnée du protocole et de la gestion d’invités de marque ? Les fichiers Excel font parties intégrante de ton quotidien ?  Tu es un gestionnaire de projets dans l’âme ? Le service-conseil c’est ta personnalité ? Nous souhaitons que tu fasses partie de notre équipe !

Qui sommes-nous ? :
Oxygène est une agence intégrée spécialisée en organisation d’événements, communication et conciergerie d’exception. Nous visons à offrir l’excellence dans la création et l’exécution, le tout effectué avec efficacité et raffinement. Nous misons d’abord sur le talent de l’équipe et le savoir-faire de collaborateurs exceptionnels afin que chaque projet soit une réussite.

Pour avoir du succès dans ce poste, nous sommes à la recherche du profil suivant :

  • Votre expertise :  

    • Minimum d’un baccalauréat en communication ou domaine connexe ou une formation reconnue liée à l’événementielle;
    • 5 ans minimum d’expériences pertinentes (organisation de conférences);
    • Expérience en gestion protocolaire;
    • Expérience en conciergerie (gestion des transports et hébergements pour les conférenciers ou autres invités de marque);
    • Expérience en communication événementielle et stratégique est un atout;
    • Aptitudes vers la recherche de solutions innovantes;
    • Rigueur, minutie et sens de l’initiative;
    • Capacité à travailler en équipe;
    • Capacité à gérer plusieurs demandes à la fois;
    • Très bonne culture web et une forte affinité pour tout ce qui touche le numérique;
    • Aptitude à la rédaction et à la communication;
    • Excellente connaissance de la Suite Office, surtout Excel;
    • Excellente connaissance des programmes virtuels de collaboration (Teams, zoom, etc.);
    • Excellente maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit.
  • Vos points forts sont :

    • Service-conseil & service à la clientèle;
    • Bonne gestion du temps et des priorités;
    • Un sens développé de l’organisation;
    • La rigueur et le souci du détail;
    • Capacité à faire preuve d’initiative et d’autonomie;
    • Un bon esprit d’équipe est essentiel.

Les défis et responsabilités que nous proposons :
Le (la) expert conférences sait encadrer plusieurs demandes de front pour la réalisation des événements. Il (elle) s’adapte à différentes cultures organisationnelles, puisque nous sommes un membre loyal de l’équipe de chacun de nos clients. Il (elle) sait accompagner les clients & partenaires dans l’organisation des déplacements et leurs besoins en communication. Le rôle consiste à créer, encadrer et livrer des projets uniques, en prenant soin de gérer tous les aspects logistiques et protocolaires. Il (elle) collabore aux projets des autres membres de l’équipe et amènera des idées innovantes et constructives à l’ensemble des projets créatifs. Le sens de la débrouillardise et de l’humour sont essentiels chez Oxygène !

  • Quelques responsabilités :

    • Service-conseil auprès des clients de l’agence;
    • Accompagnement protocolaire des invités de marque;
    • Gestion de base de données complexe;
    • Communication auprès des invités;
    • Confirmation de transport et d’hébergement de conférenciers et des invités protocolaire;
    • Préparation des dossiers d’arrivée et de départ des invités;
    • Suivis des partenariats et application de la visibilité offerte selon le plan de partenariats établis;
    • Gestion de l’équipe attitrée au projet;
    • Recherches de fournisseurs et demandes de soumissions;
    • Réalisation des événements sur le terrain;
    • Réalisation de la conception, la rédaction et la livraison de différents projets;
    • Gestion des budgets et des échéanciers;
    • Création des scénarios et pacing;
    • Gestion des équipes d’audiovisuel et de la production globale de l’événement.

Vous avez le profil et avez envie de relever ce défi ? Voici ce que nous offrons:

  • Poste à temps complet;
  • Travail hybride (télétravail/bureau) ;
  • 4 semaines de vacances ;
  • Salaire compétitif ;
  • Un plan pour le rattrapage des heures supplémentaires en événement ;
  • Un programme de télémédecine offerte aux employés et leur famille ;
  • Joins toi à une équipe de passionnés, qui aime avoir du plaisir et qui est extrêmement motivée !
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