Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés a pour mission de nourrir le sentiment d’appartenance et de promouvoir une culture d’engagement forte et durable permettant à la communauté HEC Montréal de contribuer à toutes les dimensions de la vie universitaire et à l’essor de la société.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités offre un soutien opérationnel et administratif aux activités de mobilisation et de reconnaissance (diplômés et donateurs). Cette personne contribue à la mission de la direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés en participant activement à l’organisation logistique et matérielle de l’ensemble des activités de son secteur.

Soutien administratif et logistique aux activités de mobilisation et de reconnaissance des diplômés et des donateurs (70 %)

Soutient la Direction dans la réalisation d’activités et aide à l’organisation logistique et matérielle.
Effectue la recherche, la cueillette et l’agencement de renseignements nécessaires à divers projets de la Direction ; communique avec les personnes-ressources appropriées pour obtenir et valider les informations.
À l’aide des logiciels appropriés, assure l’inscription des participants aux activités de la Direction et s’enquiert du suivi.
Met à jour les coordonnées des participants dans la base de données et tient à jour les indicateurs de performance pour l’ensemble des activités.
Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels liés aux événements et aux activités de la Direction
Envoie les invitations, confirme les présences, procède aux inscriptions. Fournit des renseignements d’ordre courant. Dirige les demandes vers les personnes concernées dès que l’objet de la requête exige la connaissance spécifique d’un dossier.
Accueille les participants aux activités, les dirige et les informe.
À l’aide des logiciels appropriés, participe à la préparation et à la correction de divers documents : listes de participants, affiches, invitations, cocardes, présentations, textes ou autres documents en soutien des communications effectuées et des événements.
En collaboration avec la conseillère – mobilisation des diplômés et en coordination avec l’équipe des communications de la Direction, participe à relayer des communications courriel aux diplômés (ex. : invitations à des activités de mobilisation). S’assure de bien répondre aux besoins des partenaires.
Effectue les demandes auprès de l’équipe de la Direction pour l’obtention de listes de participants.
Réalise la compilation et l’entrée de données en vue de dresser des tableaux et de procéder à la création de fichiers pour la réalisation d’étiquettes et de lettres.
Assure l’inventaire du matériel et des fournitures nécessaires au fonctionnement des activités/événements, effectue les commandes nécessaires et assure le classement et le rangement adéquat.
Est responsable des suivis et d’une logistique interne efficace (Maximo, réservation de salle, informatique et audiovisuel, demandes au studio design graphique, etc.).

Soutien administratif général (30 %)

À l’aide des logiciels appropriés, prépare et rédige la correspondance générale et met en forme des gabarits et des rapports.
Effectue certaines mises à jour et saisies dans la base de données découlant de la réception d’information de la part des diplômés (ex. : formulaire d’implication et processus de félicitations/nomination).
Envoie des documents par courriels aux diplômés ou aux donateurs notamment en lien avec le processus de félicitations/nomination.,
Effectue le classement (physique et numérique) requis selon le système normalisé en vigueur à l’École.

Autres

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière ; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d’études professionnelles dans une discipline jugée pertinente
Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (Word, Excel [fonctions intermédiaires-avancées] et PowerPoint)
Bonne connaissance des bases de données et des opérateurs logiques
Connaissance du fonctionnement d’un système de gestion des événements
Aptitudes à travailler avec plusieurs intervenants différents à la fois
Aptitudes à travailler avec le public
Capacité de travailler en équipe
Habileté à travailler sur plusieurs dossiers à la fois
Autonomie dans le travail et capacité de travailler à l’intérieur de délais restreints, débrouillardise
Sens développé de la planification et de l’organisation
Esprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détail
Esprit de synthèse et capacité d’analyse
Aptitude marquée en rédaction
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponible pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier et pour des déplacements
Connaissance de Mailchimp, Qualtrics et SharePoint (atout)
Connaissance du milieu universitaire (atout)
Connaissance ou expérience en philanthropie (atout)

Avantages

Échelle salariale de 41 371 $ à 57 883 $ selon les années d'expérience pertinente
23 jours de vacances annuelles après un an de service
15 jours fériés
Horaire compressé et réduit durant la période estivale
Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées