Description de tâches

TYPE DE POSTE: Permanent, temps plein

HORAIRE: 40 heures par semaine, du lundi au vendredi

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Aéro Mag est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la Directrice de l’Administration et Affaires Corporatives situé à son siège social à Ville Saint-Laurent. Aéro Mag se spécialise dans les services offerts aux transporteurs aériens et autorités aéroportuaires, selon les besoins spécifiques et exigences propres à chacun. L’entreprise compte plusieurs installations à travers le Canada, les États-Unis et le Royaume-Uni.

RESPONSABILITÉS

Assurer un suivi quotidien des priorités : dossiers urgents, nouvelles demandes;
Assurer un classement quotidien des courriels et du courrier ;
Répondre et ou filtrer les demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre/coordonner la circulation des appels téléphoniques et des messages;
Organiser les réunions, les rencontres, les rendez-vous;
Préparer et distribuer les documents correspondants pour les réunions prévues (copie de l’ordre du jour et autres documents pour la réunion, préparation de la salle de réunion, etc.);
Consigner, préparer et partager les procès-verbaux des rencontres;
Organiser et préparer tout le courrier et colis sortants ;
Préparer les rapports de dépenses ;
Assurer un classement efficace des dossiers et des archives physiques et courriels;
Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
Compiler, s'il y a lieu, des données, des analyses, des statistiques et autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
Ceci peut inclure la vérification des ententes bancaires, contrats de location, ententes contractuelles avec clients/aéroports, paiements, etc.;
Assurer un suivi de toutes les factures à payer à l’aide d’analyses Excel (Avocats, Comptable UK, Brevets, Assurances)
Faire le suivi et vérifier les cartes de crédits corporatives (incluant rapports de dépenses);
Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande de la directrice.

QUELQUES EXEMPLES DE PROJETS/TÂCHES

Assurer un suivi proactif dans le projet d’implantation de système comptable
Participer à la coordination des rencontres pour le projet d’image de marque
Gestion des abonnements corporatifs
Maintenir et améliorer les outils de gestion (exemple : suivi de facturation)

EXIGENCES

Être capable de faire preuve d’une grande discrétion quant aux dossiers qui lui sont confiés,
Posséder un diplôme universitaire de premier cycle;
Expérience en administration de bureau;
Être très méthodique et avoir des excellentes aptitudes en communication, autonomie, esprit d’initiative et capacité de travailler par soi-même et au sein d’une équipe,
Maîtriser parfaitement le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit,
Posséder une excellente connaissance des logiciels de traitement de texte,
Posséder une excellente connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et Power Point,
Posséder des habiletés supérieures d’organisation.