Sommaire du poste

Ce poste est chargé de fournir un soutien administratif à la présidente-directrice générale ainsi qu'aux cadres de Mediabiz International Inc. pour mettre en place les conditions nécessaires à la bonne réalisation de son travail et des membres de l'équipe. Capable de jongler avec plusieurs tâches simultanément, il.elle a des capacités organisationnelles aiguisées et fait preuve d'autonomie et d'initiative au quotidien. Une attitude professionnelle, la discrétion et la flexibilité sont également indispensables pour ce rôle.

Le poste offre un environnement de travail et un secteur d’activité stimulant et dynamique.

Mediabiz International
Du synopsis à l'écran

Fondée en 2000, Mediabiz est la société de gestion d’un groupe d’entreprises dédié au développement, au financement et à la production de contenus audiovisuels de qualité, exploités sur toutes les plateformes et destinés au marché international.
La combinaison de ses expertises financières et de ses activités internationales lui a permis de développer un réseau à travers le monde et un savoir-faire unique au Canada. La réputation internationale de la société, en tant que partenaire stratégique ayant des compétences et des outils nichés de haute qualité, lui a permis de participer à l’élaboration et la gestion de structures complexes de financement et de production de classe mondiale.
https://mediabizinternational.com/fr/

Responsabilités principales:

  • Recevoir et gérer les appels à la réception;
  • Organiser l'espace de bureau et l'accès pour les membres de l'équipe et les visiteurs;
  • Maintenir l'apparence et l'organisation du bureau (papeterie, fournitures, imprimante, copieur, etc.);
  • Agir en tant qu'assistant administratif polyvalent pour les cadres et le personnel, notamment en préparant les documents de réunion, en répondant au téléphone, en programmant les appels, en classant, en photocopiant et en gérant la correspondance et les documents;
  • Programmer et organiser des réunions et des conférences téléphoniques avec des intervenants internes et externes (clients, producteurs, agents, financiers, écrivains et autres intervenants liées à la production) à un rythme rapide et en constante évolution;
  • Gérer les préparatifs de voyage du personnel du bureau, ainsi que de l'équipe de production;
  • Organiser des réunions lors d'événements majeurs tels que TIFF, AFM, le festival de Cannes, MIPTV;
  • Organiser et maintenir les dossiers physiques et numériques à jour;
  • Effectuer des recherches selon les directives et préparer la documentation requise;
  • Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins et/ou les tâches assignées;

Caractéristiques souhaitées:

  • Organisé, avoir le sens du détail et l'esprit d'équipe;
  • Sens aigu des responsabilités;
  • Digne de confiance et capacité de gérer des informations sensibles et/ou confidentielles;
  • Maîtrise de la suite Microsoft et de la suite Google;
  • Doit faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme;
  • Le candidat doit être débrouillard et capable d'établir des priorités et de jongler avec diverses tâches;
  • Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Le poste sera occupé du lundi au vendredi, de 9 à 18 heures, mais vous devrez être disponible après les heures de travail par téléphone et par courriel, au besoin.
Le salaire est à négocier en fonction des qualifications et de l'expérience.

==========

Executive Assistant  

Role Summary:

This position is responsible for providing administrative support to the President and CEO as well as to the executives of Mediabiz International Inc. in order to set up the necessary conditions for the successful completion of his/her work and the team members. Able to juggle several tasks simultaneously, he/she has sharp organizational skills and demonstrates autonomy and initiative on a daily basis. A professional attitude, discretion and flexibility are also essential for this role.
The position offers a stimulating and dynamic work environment and industry.

About Mediabiz International
From Script to screen

Founded in 2000, Mediabiz is the management entity of a group of Canadian and American companies dedicated to the development, financing and production of quality audio-visual content, exploited on all platforms for the international market. The combination of its financial expertise and international activities has allowed it to develop a worldwide network and unique know-how in Canada. The company's international reputation as a strategic partner with high-quality nestled skills and tools has enabled it to participate in the development and management of complex, world-class financing and production structures. Mediabiz is based in Montreal and have an office in Los Angeles and representation in London.

https://mediabizinternational.com/

Responsibilities:

  • Receive and manage calls at the Reception desk;
  • Arrange for office space and access for team members visiting the office;
  • Maintaining the appearance and organisation of the office (stationery, supplies, printer, copier, etc.);
  • Act as an all-round administrative assistant to relieve other executives and staff, including preparation of meeting materials, answering phones, scheduling calls, filing, photocopying, and messengering correspondence and documents;
  • Schedule and arrange meetings and conference calls with internal and external parties (clients, producers, agents, financiers, writers and other important parties related to production) at a fast and constantly changing pace;
  • Manage travel arrangements for office staff, as well as for production crew;
  • Organize meetings at major film events such as TIFF, AFM, Cannes festival, MIPTV;
  • Organize and maintain physical and digital files
  • Conduct research as directed and prepare documentation as requested
  • Perform other related duties as requested and/or assigned.

Desired Characteristics

  • Must be extremely organized, detail-oriented and a team player;
  • Ability to perform routine work with excellent accuracy and attention to detail, with a strong sense of responsibility and accountability;
  • Trustworthy with sensitive and/or confidential information;
  • Proficiency and demonstrated ability in Microsoft Suite, Google Suite;
  • Must demonstrate a high level of professionalism;
  • Candidate must be resourceful and able to prioritize and juggle various tasks;
  • Bilingualism (English and French) is a requirement.

The position will be from Monday to Friday, 9 to 6, but you will be expected to be available after hours by phone and email.
Salary is to be negotiated subject to qualifications and experience.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.