Institut de Formation Humaine Intégrale de Montréal

(35 heures/semaine)

Secrétaire du programme Immersion intensive et autres programmes :

Intégration des forces vitales humaines

Psycho religieux

Sessions à l’Institut

Sessions d’été

Conférences

Formation continue

Description de tâches de la secrétaire des programmes :

Recevoir les demandes d’informations. (par courriel, téléphone ou courrier)
Répondre aux courriels demandant différents renseignements.
Envoyer les dépliants, formulaires d’inscription et plusieurs documents d’informations pour une inscription. Leur expliquer la marche à suivre.
Ouvrir un dossier pour chaque étudiant.
Assurer le suivi des dossiers. Communications à faire avec différents intervenants. Faire des relances s’il y a lieu.
Tenir à jour les dossiers d’étudiants de tous les programmes.
Rédiger de la correspondance.
Prendre de la correspondance en sténo si possible.
Tenir à jour tous les documents, formulaires et dépliants.
Tenir à jour les coûts des programmes.
Pour l’étudiant qui s’inscrit en Immersion, tenir à jour son dossier. Communiquer avec lui par correspondre ou Skype ou WhatsApp ou vidéo conférence régulièrement avec lui pour s’assurer que tout va bien dans sa démarche de venir étudier au Canada. Lorsqu’il est accepté, préparer tous les papiers officiels dont il aura de besoin. Envoyer au Collège Laflèche les lettres officielles d’acceptation, lettres pour le C.A.Q. et permis d’études que j’aurai préparées pour signature. Expliquer aussi à l’étudiant les prochaines démarches à faire et lui fournir d’autres documents pour l’Immigration.
Pour les étudiants déjà à l’Institut et qui désirent poursuivre une autre année, tenir également leur dossier à jour. Préparer également les papiers officiels (lettres officielles d’acceptation, lettres pour le CAQ et permis d’études) et les envoyer également au Collège Laflèche pour signature.
Tenir à jour plusieurs listes d’étudiants.
Préparer, en début d’année, un dossier à remettre à chaque étudiant. Ce dossier contient toutes sortes d’informations, dépliants explicatifs et documents à compléter qu’ils doivent nous remettre.
Préparer les cartes étudiantes.
Préparer la correspondance lors de publicité pour les sessions d’été, autres sessions ou les conférences à l’Institut. Préparer tous les documents. Tenir la liste d’envoi à jour. Voir à rejoindre le plus de personnes possibles. Envoyer l’information par courriel et/ou par la poste.
Documents à préparer pour des séminaires à l’Institut.
Préparer les documents d’inscription concernant les supérieurses majeurs-es.
Compiler le nombre d’heures de formation pour tous les étudiants.
Compiler des statistiques pour le rapport annuel et en préparer un rapport.
Assurer un suivi avec la comptabilité, les archives, etc.
Rencontrer régulièrement la responsable du cheminement des étudiants et des acceptations au programme Immersion intensive pour assurer le suivi.
Collaborer avec la personnelien avec les communautés religieuses, la responsable du service aux étudiants et le directeur pédagogique.
Pour les sessions d’été, conférences, sessions à l’Institut, répondre aux questions. Assurer un suivi pour chaque inscription. Préparer les dépliants, publicité, etc.
Tenir à jour les horaires des différents programmes. Informer les étudiants des changements à l’horaire et aussi les personnes qui sont à l’extérieur de l’Institut. (En garder un registre)
Classement.
Faire la promotion de futurses candidats-es

COMITÉ PÉDAGOGIQUE

Accuser réception des travauxsynthèse.
Préparer différents formulaires : présence aux cours. Tenir à jour les absences des étudiants.
Compiler les heures de cours pour tous les programmes.
Préparer les certificats des étudiants en Immersion. En remettre une copie au Collège Laflèche. En tenir un registre.
Émettre une lettre d’attestation du nombre d’heures des séminaires suivis pour chaque étudiant et ce, pour chaque session : Automne, hiver/printemps et été. En remettre une copie au Collège Laflèche. Pour l’IFVH : une fois par année.
Collaborer avec le directeur pédagogique pour la préparation de l’horaire des personnes qui viennent pour un court séjour de formation, un programme spécial, cours individuel ou une session à l’Institut.
Tenir certains documents à jour.

SOFEDUC

Émettre les attestations de crédits SOFEDUC sur recommandation du directeur pédagogique.
Préparer divers rapports à la demande du directeur pédagogique. (Renouvellement, etc.)

RESPONSABILITÉS – personne-lien

Assurer le lien entre les professionnels, l’équipe de secrétariat, la comptabilité, les archives et les étudiants.
Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels demandant des renseignements précis.
Faire ou assurer le suivi entre les divers programmes.
Voir à imprimer les dépliants de tous les programmes et voir à la mise à jour des informations selon les renseignements fournis par le directeur pédagogique ou les coordonnateurs des différents programmes.