DESCRIPTION DU POSTE

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet Soutien administratif et Gestion – Soutien au Directeur Général :

Création, préparation et classification de documents
Être le point de chute, répartir et assurer au besoin les demandes de soutien administratif provenant de la haute-direction et de la direction
Ouverture de banque d’heures et de billets dans notre Intranet
Coordination interdépartementale et gestion du temps
Assurer le suivi des tâches (ouverture et fermeture) du département
Agir en amont pour prévenir, et signaler diligemment tout obstacle ou bloqueur à la bonne marche des projets et au travail de son équipe
Aller chercher l’information nécessaires auprès de différents intervenants (Gestionnaires de comptes, Chargés de projets, coordonnateurs de projets, Comptabilité, Service client et Gestionnaire de bureau) afin de procéder au traitement et à la catégorisation des devis et contrats en présence d’informations contradictoires

Volet expérience client:

Travailler en étroite collaboration avec les Gestionnaires de comptes et les Chargés de projets pour monter des dossiers d’offres de services pour les clients potentiels
Ouverture de compte et obtention d’information des clients
Contribuer au développement de l’agence en offrant un premier contact impeccable et diligent aux clients prospectifs, en exerçant un suivi pour recueillir toutes les informations nécessaires
Assurer la qualité, l’uniformité, la révision et l’amélioration de nos documents de développement d’affaires (devis et contrats)

Volet Financier:

S’occuper de la gestion et préparation de la facturation des contrats récurrents pour divers départements: L’hébergement, le Marketing Web, la production coldfusion et wordpress (plans de maintenance), etc.
Assurer le relais entre les différents départements concernés et le département de comptabilité pour l’ensemble des questions de facturation
Assurer le suivi des dépenses médias pour le département de marketing web
Préparer la facturation et le suivi des comptes Abrizo

FORMATION

Diplôme collégial ou universitaire en administration

EXPÉRIENCE

EXIGENCES

Bilingue (Français et Anglais)
Maîtrise de la suite Microsoft Office (PowerPoint (intermédiaire), Excel (intermédiaire), Word (avancée).
Excellent Connaissance d’Outlook et de Teams
Capacité à travailler sous pression et à prioriser efficacement
Faire preuve de jugement et d’une grande discrétion
Démontrer une grande capacité d’adaptation et être polyvalente
Être autonome et débrouillarde