ADJOINT.E À L’ADMINISTRATION
Les tâches consisteront principalement en coordonner et assurer tous les suivis administratifs des dossiers de deux entreprises : l’une en ressources humaines et l’autre en gérance d’artistes.
A – RH vision inc.
- Assurer la coordination des opérations de recrutement
- Négocier avec des fournisseurs de RH spécialisées
- Recherches diverses relativement aux demandes des clients
- Gestion et mise à jour de la banque de ressources
- Produire les horaires de travail en fonction de la demande client
- Produire le matériel requis et en assurer les suivis administratifs requis : formulaire de temps, de per diem, de kilométrage et de la coordination de l’hébergement
- Produire les feuilles de route des ressources déployées
- Produire pour les clients un rapport mensuel de l’utilisation des ressources
- Ouverture de dossiers des ressources recrutées (coordonnées complètes : civiques et bancaires, fiche de disponibilités et spécialités particulières)
- Assurer le classement général des dossiers
- Suivre et assurer le traitement des dossiers, tant physiques qu’électroniques
- Assurer le classement et le suivi des documents comptables
- Gestion de l’agenda du président
B - L’agence artistique Boulev’Art
- Préparer les contrats d’engagements des artistes
- Préparer les contrats d’artistes liés à l’agence et assurer leur suivi
- Suivre le calendrier d’engagements des artistes en lien avec la comptabilité; gérer le déroulement en lien avec le paiement des artistes
- Assurer le soutien à la rédaction de demandes et des rapports de subventions
- Gérer planning collectif (interne et artistes)
- Assurer le suivi et la mise à jour des budgets, des liquidités, des statistiques
- Préparer les permis de travail, les visas, les demandes de dérogations pour les artistes
- Assurer la facturation et le remboursement des dépenses
- Veiller au lien entre la direction générale et la comptabilité : suivre les fiches de présences (en vue des salaires), gérer et transmettre les factures d’honoraires, celles des fournisseurs, etc.
- Classement électronique des documents et fichiers
- Suivre les contrats d’engagements signés auprès des syndicats artistiques (UdA, Guilde, Equity, etc.)
- Assurer le suivi à la préparation des déplacements et voyages commerciaux (réservations d’hôtels, de billets d’avion, etc.), tant pour la direction que pour les artistes en déplacement
- Gérer la boîte générale de courriels de l’agence et répartir ceux nécessitant une action au sein de l’équipe
- Assurer le lien entre les fournisseurs et l’équipe de l’agence
- Toutes autres tâches requises par la direction en lien avec la fonction
Profil général
- Structuré, minutieux, autonome, sociable, méthodique, respectueux des échéanciers, aimant le travail d’équipe
- Sens aigu de l’initiative, débrouillardise
- Grand sens organisationnel et logistique
- Grande gestion du stress
- Entregent et grande discrétion
- Autonomie
Compétences requises
- Bilinguisme (français et anglais) et excellente capacité de communication verbale et écrite en français.
- Expérience de 3 à 5 ans à titre d’adjoint.e à l’administration ou dans un poste similaire dans le domaine des ressources humaines et du domaine culturel
- Grande minutie et rigueur professionnelle
- Excellente capacité à travailler en télétravail
- Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et de manière efficace
- D.E.C en comptabilité ou secrétariat administratif (ou plus)
- Maitrise de la suite Microsoft Office, Excel
- Connaissance du logiciel FileMaker
- Connaissance des réseaux sociaux
- Capacité à travailler avec de nouveaux logiciels (de collaboration, entre autres)
- Être familier avec l’environnement Apple et Androïd
- Permis de conduire requis
Notes : Il s’agit d’un poste hybride pour deux entreprises amies. C’est un poste à temps plein d'environ 35 heures semaines. Celui-ci peut être à contrat si la personne choisie se conforme aux règles en vigueur à Revenu Canada et à Revenu Québec ou encore salarié avec déductions à la source.
Salaire: entre 17$ - 22$ / l'heure, selon l’expérience et les compétences.
Merci de nous parvenir votre C.V., lettre de motivation ainsi que trois références aux adresses [email protected] et [email protected].
Seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s.