Adjoint(e) à l'administration

Montréal

ADJOINT.E À L’ADMINISTRATION

Les tâches consisteront principalement en coordonner et assurer tous les suivis administratifs des dossiers de deux entreprises : l’une en ressources humaines et l’autre en gérance d’artistes.

A – RH vision inc.

  • Assurer la coordination des opérations de recrutement
  • Négocier avec des fournisseurs de RH spécialisées
  • Recherches diverses relativement aux demandes des clients
  • Gestion et mise à jour de la banque de ressources
  • Produire les horaires de travail en fonction de la demande client
  • Produire le matériel requis et en assurer les suivis administratifs requis : formulaire de temps, de per diem, de kilométrage et de la coordination de l’hébergement
  • Produire les feuilles de route des ressources déployées
  • Produire pour les clients un rapport mensuel de l’utilisation des ressources
  • Ouverture de dossiers des ressources recrutées (coordonnées complètes : civiques et bancaires, fiche de disponibilités et spécialités particulières)
  • Assurer le classement général des dossiers
  • Suivre et assurer le traitement des dossiers, tant physiques qu’électroniques
  • Assurer le classement et le suivi des documents comptables
  • Gestion de l’agenda du président

B - L’agence artistique Boulev’Art

  • Préparer les contrats d’engagements des artistes
  • Préparer les contrats d’artistes liés à l’agence et assurer leur suivi
  • Suivre le calendrier d’engagements des artistes en lien avec la comptabilité; gérer le déroulement en lien avec le paiement des artistes
  • Assurer le soutien à la rédaction de demandes et des rapports de subventions
  • Gérer planning collectif (interne et artistes)
  • Assurer le suivi et la mise à jour des budgets, des liquidités, des statistiques
  • Préparer les permis de travail, les visas, les demandes de dérogations pour les artistes
  • Assurer la facturation et le remboursement des dépenses
  • Veiller au lien entre la direction générale et la comptabilité : suivre les fiches de présences (en vue des salaires), gérer et transmettre les factures d’honoraires, celles des fournisseurs, etc.
  • Classement électronique des documents et fichiers
  • Suivre les contrats d’engagements signés auprès des syndicats artistiques (UdA, Guilde, Equity, etc.)
  • Assurer le suivi à la préparation des déplacements et voyages commerciaux (réservations d’hôtels, de billets d’avion, etc.), tant pour la direction que pour les artistes en déplacement
  • Gérer la boîte générale de courriels de l’agence et répartir ceux nécessitant une action au sein de l’équipe
  • Assurer le lien entre les fournisseurs et l’équipe de l’agence
  • Toutes autres tâches requises par la direction en lien avec la fonction

Profil général

  • Structuré, minutieux, autonome, sociable, méthodique, respectueux des échéanciers, aimant le travail d’équipe
  • Sens aigu de l’initiative, débrouillardise
  • Grand sens organisationnel et logistique
  • Grande gestion du stress
  • Entregent et grande discrétion
  • Autonomie

Compétences requises

  • Bilinguisme (français et anglais) et excellente capacité de communication verbale et écrite en français. 
  • Expérience de 3 à 5 ans à titre d’adjoint.e à l’administration ou dans un poste similaire dans le domaine des ressources humaines et du domaine culturel
  • Grande minutie et rigueur professionnelle
  • Excellente capacité à travailler en télétravail
  • Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et de manière efficace
  • D.E.C en comptabilité ou secrétariat administratif (ou plus)
  • Maitrise de la suite Microsoft Office, Excel
  • Connaissance du logiciel FileMaker
  • Connaissance des réseaux sociaux
  • Capacité à travailler avec de nouveaux logiciels (de collaboration, entre autres)
  • Être familier avec l’environnement Apple et Androïd
  • Permis de conduire requis

Notes : Il s’agit d’un poste hybride pour deux entreprises amies. C’est un poste à temps plein d'environ 35 heures semaines. Celui-ci peut être à contrat si la personne choisie se conforme aux règles en vigueur à Revenu Canada et à Revenu Québec ou encore salarié avec déductions à la source.

Salaire: entre 17$ - 22$ / l'heure, selon l’expérience et les compétences.

Merci de nous parvenir votre C.V., lettre de motivation ainsi que trois références aux adresses [email protected] et [email protected]

Seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s.

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