Agent(e) à l'accueil et au secrétariat

Montreal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

L’École nationale de théâtre est la recherche d’une personne qui sait jongler plusieurs dossiers simultanément, tout en assurant un accueil chaleureux et bienveillant. Agissant sous la supervision de la responsable du soutien à l’enseignement, cette personne travaillera en étroite collaboration avec les différents départements, les étudiants et les visiteurs de l’École. De ce fait, elle assurera un rôle essentiel dans l’expérience client et la qualité des services du secrétariat de l’École.

Les défis

En rejoignant notre équipe, la personne recherchée sera amenée à :

  • Offrir un soutien à travers une variété de tâches liées à diverses dimensions de la vie quotidienne à l’École 
  • Participer aux changements en cours et s’impliquer dans la mise en place de processus novateurs 
  • Contribuer à maintenir des échanges francs et ouverts qui permettent la cohésion et l’efficacité 
  • Participer aux efforts de l’équipe pour créer un espace professionnel inclusif et bienveillant 
  • Partager l’idée que le théâtre rassemble et permet d’imaginer, de penser et de ressentir collectivement

Responsabilités

  • Accueillir et orienter les visiteurs 
  • Répondre au téléphone et acheminer les appels 
  • Gérer la poste, le pigeonnier, les livraisons et commandes diverses 
  • Maintenir à jour la base de données centrale de l’École et en assurer la maintenance 
  • Gérer l’affectation et l’utilisation des locaux de l’École puis en assurer le contrôle et la mise à jour dans le logiciel de gestion 
  • Émettre les contrats d’embauche pour le personnel enseignant 
  • Gérer l’adresse courriel [email protected] de l’École nationale de théâtre 
  • Appuyer les ressources humaines (RH) dans l’accueil et l’intégration des nouveaux employés 
  • Appuyer les RH dans le processus de recrutement 
  • Appuyer la rédaction et la diffusion des communications internes 
  • Rédiger, réviser, traduire, traiter, mettre à jour divers textes et documents 
  • Produire des rapports, des bilans et des listes 
  • Gérer la facturation et l’administration du secrétariat 
  • Assurer le respect des procédures de santé-sécurité 
  • Être une personne-ressource en cas d’urgence (premiers soins) 
  • Transmettre les informations pertinentes à l’agent de sécurité à son arrivée 
  • Appuyer les services offerts aux enseignants et aux étudiants 
  • Toute autre tâche connexe peut venir s’ajouter à cette description

Profil

  • Formation pertinente en secrétariat 
  • Expérience démontrée dans un poste administratif, preuves de succès à l’appui 
  • Bilinguisme écrit et oral, français et anglais 
  • Rapidité d’exécution et efficacité 
  • Capacité de concentration et de rigueur 
  • Fortes habiletés organisationnelles, à établir des priorités et à respecter des échéances 
  • Connaissance approfondie de la Suite Office (entre autres, Office 365 et Excel) et d’autres logiciels de bases de données 
  • Excellentes capacités relationnelles et sens aigu du service à la clientèle 
  • Discernement, diplomatie, bonne humeur, discrétion, gestion du stress, débrouillardise, dynamisme et souci du détail 
  • Capacité à exécuter plusieurs tâches de nature diverse simultanément 
  • Ponctualité, sens des responsabilités, polyvalence et grande autonomie de travail

Nous soutenons le droit à l’employabilité. C’est pourquoi nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité à l’emploi et invitons les personnes de tous les âges, sexes, orientations sexuelles, les membres d’une minorité visible ou ethnique, les personnes autochtones ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

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