Coordination administration et services client

Laval
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Le CQIB est un incubateur d’entreprises fondé en 1995 par l’Institut national de la recherche scientifique (INRS) et la Ville de Laval. Il a pour mission de soutenir le démarrage et la croissance d’entreprises en sciences de la vie au Québec.

Nous recherchons une personne débrouillarde et polyvalente pouvant à la fois réaliser des tâches administratives, rédiger et réviser des communications ainsi qu’effectuer un service à la clientèle de qualité et assister la haute direction.

Description du poste : Coordination administration et service clients

Volet Administration (40%)

  • Implanter et superviser les standards d’opération (manuel)- services administratifs;
  • Assurer la saisi de données pour certains clients;
  • Rédiger différents documents administratifs;
  • Responsable du classement et gestion documentaire sur le serveur (Sharepoint);
  • Responsable du bon fonctionnement du système téléphonique et réseautique avec les experts externes;
  • Mise à jour des données de suivi de projets et contacts dans le logiciel ERP/ CRM (prospect, liste de prix, contacts, etc.);
  • Porte assistance à l’équipe sur le plan logistique à l’occasion (aménagement de salles) ;
  • Gestion de l'agenda, prise de rendez-vous et correspondance du directeur général;
  • Assister le directeur général dans la préparation des réunions du conseil d’administration ;
  • Superviser à l'occasion les stagiaires

Volet comptabilité (20%)

  • Coordination des services externes de comptabilité;
  • Saisi des données sur Quickbook Online (facturation, rapports) au besoin et prépare les paiements en collaboration avec la firme comptable;
  • Responsable des achats de produits et services pour l’organisation et à l’occasion pour ses clients;
  • Prépare les réclamations d’aides financières et assurer le suivi avec les bailleurs de fonds;
  • Prépare des devis de location et fait le suivi des directives de gestion immobilière et le suivi des baux commerciaux.

Volet communication et service client (40%)

  • Accueillir des visiteurs du CQIB et organise les visites des installations au besoin;
  • Responsable des communications internes (employés, clients et partenaires du campus universitaire);
  • Produire l’Infolettre mensuelle et maintenir à jour les informations d’actualité et divers autres éléments de contenu du site internet et réseaux sociaux (linkedin);
  • Développer et rédiger les outils de communications pour le CQIB et ses clients en collaboration avec les services externes (infographie, rapport annuel, PowerPoint, etc.);
  • Prendre en charge ou collaborer avec les ressources internes/externes à l’organisation des événements et formations,
  • Développer les procédures et la mise en œuvre du service à la clientèle;
  • Réaliser des enquêtes de satisfaction des clients et rédiger certains rapports statistiques.

Qualifications

  • Formation collégiale/universitaire en gestion de bureau, technique administrative ou autre formation pertinente;
  • 5 ans d'expérience en soutien administratif ou coordination administrative;
  • Connaissance approfondie d’Office 365 (word, excel, Powerpoint et idéalement Sharepoint) ;
  • Connaissance de base des outils de mise en page de documents et design graphique et web;
  • Expérience d'un CRM et d’un logiciel comptable;
  • Bilinguisme essentiel et bonne capacité de rédaction en français.

Aptitudes recherchées

  • Forte capacité d’organisation, rigueur, autonomie et sens de l’initiative;
  • Expérience à jongler avec plusieurs projets à la fois, à établir les priorités et à travailler dans le respect des échéances;
  • Anticipation des besoins pour l’organisation et ses clients;
  • Esprit d’équipe et de collaboration bien développé;
  • Intérêt pour l’entrepreneuriat et la technologie

Condition d'emploi :

  • Temps plein : 35 hrs/semaine
  • Salaire annuel entre 38000$ et 46000$
  • 3 semaines de vacances dès la première année + banque  de congés mobiles
  • REER et assurances collectives
  • Boni de performance d’équipe
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.