Adjoint(e) administratif(ve)

Brossard

L'Association professionnelle des notaires du Québec (APNQ) regroupe les notaires du Québec. Elle a pour mission de défendre et de promouvoir les intérêts socio-économiques de tous ses membres et de la profession.

Nous sommes actuellement à la recherche d'une adjointe administrative ayant une attitude positive, de l’autonomie et qui est axé sur les résultats afin de compléter notre équipe. Vous êtes dynamique, courtois et professionnel? Vous faites preuve de tact, de maturité et de discrétion? Vous avez une bonne gestion du temps et des priorités? Vous offrez un service à la clientèle hors pair? Ce poste est définitivement pour vous!

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE (rôle, mandat)

Sous l’autorité de l’adjointe administrative à la direction générale, le titulaire du poste effectue l’ensemble des tâches administratives reliées aux différentes activités de l’Association et assure un excellent support aux gestionnaires.

RESPONSABILITÉS (activités, tâches)

  • Accueillir les visiteurs et effectuer la réception des appels téléphoniques;
  • Apporter un support administratif aux gestionnaires de l’Association;
  • Fixer les rendez-vous aux agendas et faire les rappels nécessaires;
  • Collaborer à l’organisation de différentes réunions et comités;
  • Collaborer à l’organisation des formations;
  • Effectuer les réservations de salles;
  • Gérer la boîte courriel générale de l’Association et effectuer les suivis nécessaires;
  • Mettre à jour les informations du site internet de l’Association;
  • Faire le suivi des commandes en ligne;
  • Effectuer la correction de divers documents et en faire la mise en page;
  • Produit et génère différents résumés, statistiques, listes diverses ou autres selon les besoins;
  • Supporter les notaires lors des adhésions annuelles;
  • Procéder au traitement et à l’envoi du courrier;
  • Apporter un support à la codification budgétaire des relevés de dépenses;
  • Effectuer le classement;
  • Accomplir toutes autres tâches demandées par son supérieur.

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

  • DEP en secrétariat ou DEC en administration/bureautique ou toute formation similaire;
  • Quatre (4) années d'expérience pertinente dans le domaine, un atout;
  • Toute autre combinaison d’expérience et de formation pourrait être considérée, si pertinente au poste.

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

  • Maîtrise intermédiaire des logiciels de la suite Microsoft Office tels que Word, Excel, Power Point et Outlook et faire preuve de créativité dans leur utilisation;
  • Facilité d’apprentissage d’autres outils informatiques;
  • Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit (maîtrise de la langue anglaise un atout);
  • Grand sens du service à la clientèle;
  • Aptitudes à travailler en équipe et d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles;
  • Capacité de gérer plusieurs priorités simultanément;
  • Professionnalisme, discrétion et confidentialité;
  • Sens de l’organisation, entregent et diplomatie.

L’horaire de travail est de 37.50 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 17h.

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae avant le 22 novembre.

Seuls les candidats retenus seront contactés.

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