Gestionnaire évènementiel / Chargé de comptes

Montréal

DESCRIPTION DU POSTE

Le gestionnaire évènementiel est impliqué dans de multiples projets. Il est responsable de toute la planification et de l’exécution d’évènements corporatifs et de campagnes de communication au Canada et dans le monde entier. Il participe au développement des plans stratégiques internes et fait intégralement partie de la croissance de l’entreprise. L’individu joue un rôle majeur au sein d’une équipe enthousiaste et passionnée, et apporte son expertise dans la gestion des évènements. Il est également impératif de la part de l’individu d’avoir un esprit créatif, d’être attentif aux détails, flexible en tout temps, sans oublier d’être à l’écoute du client.

Toujours en collaboration avec le président, le gestionnaire évènementiel collabore étroitement avec les clients, les membres de l’équipe ainsi qu’avec toutes les tierces partenaires, dans le but de créer un évènement ou une campagne promotionnelle exceptionnelle et impeccable. Il s’agit d’un poste à temps complet dont le bureau principal se trouve à Montréal.

RESPONSABILITÉS

  • Agir en tant que point de contact entre les clients d’Atmosphere et les fournisseurs et s’assurer que toutes les parties prenantes soient tenues au courant des différentes étapes du projet.
  • Développer les grandes lignes et le plan du projet en incluant les différents partenaires impliqués dans ce dernier : ressources humaines, finances et fournisseurs.
  • Accompagner et conseiller le client dans la détermination de ses besoins pour le projet.
  • Établir le budget lié au projet et s’assurer que ce dernier soit parfaitement bien géré et respecté.
  • Coordonner toutes les activités et ressources pour garantir le bon déroulement de l’événement en respectant les grandes lignes et le plan de projet.
  • Avec l‘aide des coordonnateurs évènementiels, développer et maintenir un réseau actuel et fiable de fournisseurs à travers le Canada et le monde entier.
  • Être un vrai expert dans plusieurs secteurs. Tels que : design graphique, team building, production, etc.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES

  • Expérience requise en gestion de projet. Certification PMI ou tout autre certificat obtenu dans le domaine de la gestion évènementielle sont des atouts non négligeables pour le poste.
  • Entre 5 et 10 ans d’expérience concrète et pertinente dans l’organisation d’évènements corporatifs, l’activation de marques, idéalement dans une entreprise où l’innovation est un moteur important de croissance (agence de publicité ou de communication, industrie évènementielle).
  • Expérience majoritaire dans la planification d’événements : réunions d’entreprises, conférences, ateliers de formation d’employés / team building et communication intégrée, au Canada et dans le monde.
  • Connaissances et expertise requise de travail avec des équipements audio-visuels, décors, espaces de location /salles, traiteurs, hôtellerie, designers graphiques, etc.
  • Parfaitement bilingue (français/anglais), aisance à l’écrit et à l’oral, compétences en présentation orale, particulièrement en anglais.
  • Très bonne expérience en gestion budgétaire ainsi qu’une bonne compréhension des différentes monnaies et leur impact sur le budget.
  • Disponible pour voyages d’affaires au Canada et à l’étranger

COMPÉTENCES PERSONELLES REQUISES

  • Esprit entrepreneurial
  • Capacité d’adaptation et habilité à travailler dans un environnement entrepreneurial 
  • Capacité à prioriser les tâches sous la pression
  • Capacité à gérer plusieurs projets en même temps
  • Créativité, curiosité, vision artistique et extrême attention portée aux détails
  • Indépendant(e), organisé(e), et toujours avec un souci d’efficacité
  • Méticuleux(se), flexible et axé(e) sur les résultats
  • Capacité à travailler de manière indépendante, tout comme en équipe
  • Capacité à diriger une équipe de gestionnaires événementiels et de coordonnateurs
  • Fortes compétences en gestion de la clientèle
  • Extrême patience et capacité à entretenir les relations
  • Excellentes compétences relationnelles en général, attitude amicale, positivité
  • Très créatif(ve) et plein(e) de ressources
  • Prêt(e) à voyager pour le travail

OUTILS ET COMPETENCES REQUISES

  • Grand intérêt et curiosité pour les nouvelles technologies
  • Aisance avec les outils en ligne (WordPress, SendGrid, etc.) et les réseaux sociaux
  • Solides connaissances de Microsoft Office 365
  • Expérience dans l’utilisation de logiciels collaboratifs tels que Teamwork ou Basecamp, etc.
  • Expert(e) dans le maniement de PowerPoint et Excel
  • Parfaitement bilingue en français et anglais, autant à l’écrit qu’à l’oral

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Engish Version

POSITION SUMMARY

The Event Planner/Account Manager is involved in multiple projects and is responsible to plan the necessary steps from A to Z when organizing and executing corporate events and campaigns in Canada and abroad. This position supports the development of the strategic plan of the company and is an integral part of the company’s growth. The individual is a key player of an enthusiastic and passionate team and brings his/her planning and expertise into event management. In addition to this it is imperative this that you are creative, detail oriented, flexible and extremely customer focused.

Reporting directly to the President, the Event Planner works closely with clients, members of the planning team and the vendors to deliver an outstanding flawlessly executed event experience or live campaign. This is a full-time position located at the Montreal headquarters.

MAIN RESPONSIBILITIES

  • Act as the point of contact with both Atmosphere’s customers and the event supply chain to ensure that each stakeholder is well aware of the different stages of the project
  • Develop the project milestones and plan for the necessary HR, financial and vendor resources for each project;
  • Act as a consultant to the client in order to determine the needs of the project.
  • Establish the project budget and ensure the optimal management of it;
  • Coordinate all the activities and resources to ensure a smooth event planning process as per the project plan and milestones;
  • With the help of the event coordinators, develop an ongoing network of providers across Canada and the globe for event and communications services
  • Act as a buyer of event, graphic design, team building and production services;

QUALIFICATION AND EXPERIENCE REQUIRED

  • Project management experience required. PMI certification or event planning certificate are assets;
  • Hospitality and an event planning certificate is a key qualification to possess for the position
  • At least 5-10 years of relevant experience with corporate events, brand activations, ideally in a company where the innovation is their driving growth (advertisement agency, communications, event industry,);
  • Main experience in corporate events coordination, meetings, training/teambuilding and integrated communications, in Canada and abroad;
  • Experience working with Audio Visual, décor, furnishing, catering companies, hotels, graphic designers etc.
  • Perfectly bilingual (French/English), effective written and verbal communication and presentation skills; English is the mother tongue
  • Strong experience in budget management as well as an understanding of different currencies and their impact on the event budget;
  • Available for travel in Canada and abroad.

PERSONAL COMPETENCIES REQUIRED

  • Entrepreneurial mindset
  • Ability to adapt and work in a fast-paced growing entrepreneurial and dynamic environment;
  • Ability to prioritize under pressure;
  • Ability to handle many projects at the same time
  • Creativity, curious and “artistic eye” with extreme attention to detail;
  • Independent; strong organizational skills and care about efficiency;
  • Meticulous, flexible and results oriented;
  • Can work autonomously as well as in a team.
  • Ability to lead a team of planners and coordinators
  • Excellent client management skills with amazing patience and the ability to nurture relationships
  • Excellent interpersonal skills
  • Patient and flexible
  • Can do friendly attitude
  • Extremely Creative and resourceful
  • Willingness to travel

TOOLS AND IT SKILLS REQUIRED

  • Strong interest for the new technologies;
  • Excellent skills of the web tools (WordPress, SendGrid) and social medias;
  • Excellent knowledge of the Microsoft Office 365. Experience using Collaborative software such as Teamwork or Basecamp are important assets.
  • Extremely well versed in PowerPoint and Excel, basically and expert!

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