Description de poste

Poste : Assistante administrative, plein temps :

Supérieur immédiat : Directeur général (Commandité)

Description générale:

Personne polyvalente et efficiente, l’assistante administrative fournit tout un éventail de services de soutien administratif, logistique et de représentation pour la société.

Liste des fonctions et des responsabilités

Elle participe à la gestion de la gestion de l’immeuble tout au long du cycle de vie dans un processus de maintien et d’amélioration des actifs et assure un support interne pour toutes les demandes relatives aux projets et aux demandes de son supérieur immédiat.  Essentiellement les tâches sont de cinq ordres :

Gestion des actifs immobiliers

  • Rédiger les propositions de location et les baux en découlant
  • Effectuer l’étude des dossiers des locataires
  • Assurer la tenue des dossiers des résidents; suivis des loyers et des baux
  • Rédiger des documents de renouvellements, de transfert, de modifications, de certaines correspondances, ou de tout autre document pertinent
  • S’assurer de l’obtention de toutes les approbations nécessaires des différents départements en lien avec la présentation des ententes, et soulever tout problème aux personnes responsables
  • Faire un suivi des documents en cours de signature et traiter les documents signés et les correspondances des locataires, en effectuer les sommaires et transmettre le tout aux différents départements concernés
  • Tenir à jour les dossiers physiques des locataires, ainsi que les dossiers sur le réseau de la société 
  • Traiter les diverses demandes liées aux baux, répondre aux questions et assister la location, la construction, la comptabilité et la gestion des immeubles dans l’interprétation des baux et des diverses ententes
  • Contribuer à la sécurité et au bien-être des résidents

Gestion de projet

  • Recueillir l’ensemble des données et de la documentation nécessaires à l’ouverture des projets
  • Organiser les intrants et leur imputation
  • Faire les entrées de données de le ou les logiciels de gestion ( CONDO-MANAGER)  et de comptabilité
  • Effectuer le contrôle et la vérification des feuilles de temps
  • Préparer les projets de factures et les soumettre aux chargés de projets pour fin de validation
  • Effectuer la facturation des projets
  • Répondre aux demandes des chargés de projets et de l’administration
  • Contribuer à d’autres tâches liées à l’administration de l’entreprise
  • Participer à des rencontres de gestion

Ressources humaines :      

  • Assurer la gestion documentaire relative au dossier des employés
  • Assurer le support direct auprès des usagers des système de gestion de projet
  • Faire la gestion du dossier des assurances collectives
  • Mettre en place et assurer le suivi des évaluations annuelles
  • Produire les contrats de travail
  • Faire la gestion des cas d’accidents de travail et ou de cessation d’emploi
  • Planifier et participer à l’organisation et la gestion de la formation.
  • Tenir à jour les registres utiles : vacances, etc.
  • Fournir l’information aux gestionnaires et au personnel

Comptabilité

  • Certaines tâches de comptabilité allégées
  • Maintenance de données dans différents systèmes informatiques
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

Administration

  • Rédiger des documents courants : lettres, procédures, directives, rapports internes, communications avec les résidents et commanditaires ;
  • Gérer les présentations et préparer le matériel pour les différents auditoires;
  • Voir à la tenue des systèmes de classement et de gestion des documents : documents administratifs et opérationnels,
  • Maintenance de données dans différents systèmes informatiques
  • Utiliser le système de classement de l’information efficace et à jour;
  • Effectuer différents rapports mensuels ;
  • Toutes autres tâches connexes

Exigences :

  • Diplôme d’études en secrétariat ou en administration (préférence AEC en Gestion immobilière ou un DEC en administration);
  • Expérience de 3 à 5 années minimum dans un contexte de gestion immobilière ou d’établissement;
  • Maîtrise du français et de l’anglais, oral et à l’écrit (exigences élevées);
  • Expérience en préparation de procès-verbaux, un atout;
  • Connaissance avancée de le Suite Office et ADOBE ACROBAT;
  • Connaissance de logiciel de gestion et de base de données ;
  • Facilité d’utilisation des moyens de communication WEB;
  • Débrouillardise et autonomie dans le travail;
  • Souci du service à la clientèle

Horaire:

Semaine de 37 ½ h    
Entre 8h00 et 17h00

Lieu de travail :

2600, Avenue Pierre-Dupuy, Montréal, Qc, H3C 3R6

Accès par auto et stationnement disponible ou navette privée du métro McGill à la porte du bureau!

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.