Adjoint(e) exécutif(ve)

Longueuil
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Poste temporaire d’une durée de 12 à 14 mois à notre siège social de Longueuil 

L’adjoint(e) exécutif(ve) deviendra le bras droit de deux associés principaux pour l’ensemble de leurs fonctions. Concrètement, cette ressource servira de pilier aux équipes qu’encadrent les deux associés et sera en contact avec leurs clients, notamment en participant à l’analyse de leurs besoins afin de les diriger vers les meilleures ressources pour y répondre, en participant à la production d’offres de service, en orchestrant les rencontres selon les priorités et en garantissant un suivi serré de l’ensemble des livrables. 

Que ce soit pour le volet des clients ou de l’équipe, nous souhaitons embaucher une personne proactive qui, en plus d’offrir un service de qualité, saura anticiper les besoins et prendre des initiatives. 

Principales tâches

  • Interpréter les requêtes acheminées aux associés, qualifier le niveau de priorité et prendre les mesures nécessaires pour que les associés atteignent leurs résultats tout en gérant adéquatement leur charge de travail.
  • Coordonner les efforts de l’équipe d’intervention lorsque les associés sont directement concernés, incluant la prise de rendez-vous, le suivi des échéances et la facturation intégrée des mandats d’envergure.
  • Entretenir des relations personnalisées avec les clients, prendre le pouls de la satisfaction et porter à l’attention des associés et de l’équipe tout indice, information ou piste ayant un impact potentiel sur la gestion du client.
  • Offrir, de façon autonome, un soutien de haute qualité en anticipant les besoins des leaders sous sa responsabilité.
  • Gérer des courriels, organiser des rendez-vous, coordonner des agendas, préparer des dossiers requis à une rencontre et confirmer des réunions.
  • Contribuer à établir un calendrier annuel de gestion de compte, incluant les activités formelles (ex. : revues de comptes) et informelles (ex. : philanthropie, dîners).
  • Effectuer des comptes de dépenses ainsi que de la facturation et remplir des feuilles de temps.
  • S’assurer de bien documenter les dossiers des associés au quotidien. 

Profil de compétences

  • Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
  • Excellentes capacités de communication verbale et écrite : bilinguisme parfait à l’oral et à l’écrit
  • Forte orientation vers le client
  • Aisance à traiter avec une clientèle internationale et de niveau exécutif
  • Proactivité
  • Très bonne maîtrise des outils Outlook, Microsoft Excel, Microsoft Word et Microsoft PowerPoint; facilité d’apprentissage de nouveaux logiciels
  • Capacité de travailler dans un environnement aux priorités multiples et variées
  • Habileté dans les relations avec les clients, approche professionnelle, chaleureuse et personnalisée, capacité d’écoute
  • Capacité à travailler en équipe
  • Autonomie, discrétion, diplomatie
  • Tolérance à l’ambiguïté et bonne gestion du stress
  • Polyvalence, rigueur, rapidité et efficacité; sens développé de l’organisation
  • De trois à cinq ans d’expérience dans un poste similaire

Pourquoi se joindre à notre équipe?

  • Entreprise de renom en pleine croissance
  • Développement professionnel possible (formations, participation à des groupes de codéveloppement, etc.) pour mettre à profit vos talents naturels et faire évoluer l’entreprise
  • Équipe passionnée, authentique et dynamique, climat convivial où vous pouvez exprimer votre créativité
  • Cuisine pour les employés à même le bureau et cafétéria disponible dans l’édifice
  • Comité plaisir afin de souligner les différents événements : temps des Fêtes, anniversaires, 5 à 7, activités d’équipe, etc.
  • Rémunération globale concurrentielle
  • Stationnement gratuit et proximité du transport en commun (métro Longueuil)
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