Temps-plein, permanent, présentiel à Montréal - date d’entrée en poste immédiate

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE
Gentilhomme est un studio de divertissement multimédia qui crée des expériences immersives. Des installations permanentes dans les aéroports aux activations de marque et aux spectacles, notre équipe multidisciplinaire soudée travaille ensemble pour repousser les limites de la créativité. Basé à Montréal depuis 2014, Gentilhomme a eu l'honneur de collaborer avec des clients tels que l'aéroport international d'Orlando et l'aéroport international de Houston, les artistes Charlotte Cardin et Tierra Whack.

La créativité, l’innovation, la collaboration et la bonne humeur font partie de notre ADN et nous offrons de nombreux avantages à nos employés : assurances collectives, activités sociales, grands bureaux conviviaux, collations…

DESCRIPTION DE POSTE
Gentilhomme est à la recherche d’un·e coordonnateur.trice ayant 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement multidisciplinaire et créatif. Se rapportant à la cheffe des finances et de l’administration, la personne retenue aura pour mission de gérer les opérations du studio et assister les équipes de direction, production, création et développement d’affaires au niveau opérationnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

GESTION DU STUDIO

  • Supervision rigoureuse du bon fonctionnement général du studio (organisation, propreté, maintien d’un environnement sécuritaire);
  • Responsable des relations avec les fournisseurs corporatifs (immeuble, entretien, cellulaires, agence de voyages);
  • Achat des fournitures pour le bon fonctionnement du studio (collations, fournitures de bureau, etc.);
  • Organisation des activités sociales du bureau;
  • Organisation et coordination des événements spéciaux et des visites de studio pour les visiteurs VIP – incluant la nourriture et les boissons, les démonstrations de produits, le divertissement, et plus encore

OPÉRATIONS

  • Soutien à l’équipe de direction - réunions, présentations, tableau de bord, liaison avec les différents départements;
  • Gestion des processus opérationnels et données du studio (ouverture et fermeture des projets, gestion des heures, hygiène des serveurs, archivage, nomenclature, inventaire, etc.);
  • Optimisation, automatisation et documentation des procédures du studio;
  • Organisation des réunions générales du studio;
  • Développement d’outils de présentation internes et externes;
  • Maintien de la banque de pigistes et fournisseurs;
  • Collaboration et soutien aux équipes au niveau opérationnel, notamment dans l’organisation des pitch et réponses aux appels d’offre, la gestion des voyages, le suivi des dépenses.

RESSOURCES HUMAINES

  • Accueil des nouveaux employés;
  • Rédaction et mise à jour continue des politiques et procédures;
  • Rédaction des descriptions de poste en collaboration avec la direction et affichage sur les réseaux;
  • Gestion des candidatures, tri et dispatch aux leads de départements;
  • Suivi des heures dans Harvest, des banques d’absences, du calendrier du studio.

EXIGENCES

  • 3 à 5 ans d’expérience en gestion de studio, opérations ou domaines connexes, idéalement dans un contexte créatif;
  • Excellentes compétences organisationnelles et rigueur dans la gestion des priorités;
  • Forte capacité d’exécution, motivation et autonomie;
  • Habiletés interpersonnelles et diplomatie;
  • Ouverture, adaptabilité et désir de contribuer au succès de Gentilhomme; 
  • Capacité à structurer, optimiser et faire évoluer les processus opérationnels dans un environnement en constante évolution;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;
  • Aisance avec les outils collaboratifs (Coda, Slack, etc.) et la suite Google;
  • Capacité à prendre en charge des dossiers administratifs avec rigueur.

Seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue. Gentilhomme souscrit au principe d’équité en emploi et encourage la diversité au sein de son équipe.

//

Full-time, permanent position, in person, Montreal - starting immediately

COMPANY DESCRIPTION
Gentilhomme is a multimedia entertainment studio that creates immersive experiences. From permanent installations in airports to brand activations and shows, our close-knit multidisciplinary team works together to push the boundaries of creativity. Based in Montreal since 2014, Gentilhomme has had the honor of collaborating with clients such as Orlando International Airport and Houston International Airport, and artists Charlotte Cardin and Tierra Whack.

Creativity, innovation, collaboration, and good humor are part of our DNA, and we offer many benefits to our employees: group insurance, social activities, spacious and friendly offices, snacks, and more.

JOB DESCRIPTION
Gentilhomme is looking for a coordinator with 3 to 5 years of experience in a similar role, ideally in a multidisciplinary and creative environment. 

Reporting to the head of finance and administration, the successful candidate will be responsible for managing studio operations and assisting the management, production, creative, and business development teams at an operational level.

KEY RESPONSIBILITIES

STUDIO MANAGEMENT

  • Rigorous supervision of the general functioning of the studio (organization, cleanliness, maintaining a safe environment);
  • Responsible for relationships with corporate suppliers (building, maintenance, cell phones, travel agency);
  • Purchasing supplies for the smooth operation of the studio (snacks, office supplies, etc.);
  • Organizing office social activities;
  • Organize and coordinate special events and studio tours for VIP visitors - including food and beverage, product demos, entertainment and more

OPERATIONS

  • Support for the management team - meetings, presentations, dashboards, liaison with different departments;
  • Management of studio operational processes and data (project opening and closing, time management, server hygiene, archiving, nomenclature, inventory, etc.);
  • Optimization, automation, and documentation of studio procedures;
  • Organization of general studio meetings;
  • Development of internal and external presentation tools;
  • Maintenance of the freelancer and supplier database;
  • Collaboration and support to teams at the operational level, including organizing pitches and responses to calls for tenders, travel management, and expense tracking

HUMAN RESOURCES

  • Onboarding new employees;
  • Writing and continuously updating policies and procedures;
  • Writing job descriptions in collaboration with management and posting on networks;
  • Managing applications, sorting, and dispatching to department leads;
  • Tracking hours in Harvest, absence banks, and the studio calendar

REQUIREMENTS

  • 3 to 5 years of experience in studio management, operations, or related fields, ideally in a creative context
  • Excellent organizational skills and rigor in priority management
  • Strong execution capacity, motivation, and autonomy
  • Interpersonal skills and diplomacy
  • Openness, adaptability, and a desire to contribute to Gentilhomme's success
  • Ability to structure, optimize, and evolve operational processes in a constantly changing environment
  • Excellent command of French and English, both oral and written
  • Proficiency with collaborative tools (Coda, Slack, etc.) and the Google Suite
  • Ability to handle administrative tasks with rigor.

Only selected candidates will be contacted for an interview. Gentilhomme is an equal opportunity employer and values diversity within its team.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.