L’A2C est à la recherche d’une personne qui serait responsable de diverses tâches administratives quotidiennes et veillerait au bon fonctionnement de ses activités de bureau. Un.e excellent.e adjoint.e administratif.ve est avant tout une personne organisée, rigoureuse, dotée de très bonnes capacités relationnelles et à l’aise avec la technologie. Il ou elle est en mesure de réaliser plusieurs tâches administratives avec précision, rigueur et rapidité. Le but recherché est de garantir l’efficacité de l’administration du bureau et de l’A2C.

La personne recherchée évoluera dans un environnement de travail stimulant. Elle est capable de mener plusieurs projets de front, de les prioriser et d’en faire les suivis tout en étant résistante à la pression. Elle possède une solide éthique de travail, aime prendre les choses en main, planifier et organiser. Elle est débrouillarde, minutieuse, proactive, a le sens du détail, aime aider son équipe et collaborer.

Description de l’organisation
L’A2C, fondée en 1988, se consacre à favoriser l’excellence, faire rayonner et défendre les intérêts de ses agences membres. Son ambition est de faire de l’industrie de la communication stratégique et créative un incontournable dans la création de valeur économique, sociale et culturelle. Pour plus d’information : a2c.quebec.

Description du poste
Sous la direction du président-directeur général (PDG), l’adjoint.e administratif.ve aura les responsabilités suivantes :

• Comptabilité : facturation et suivi des recevables, préparation et facturation des cotisations des membres, soutien pour les renouvellements et les nouvelles adhésions;
• Gestion du bureau : gestion du bureau avec le propriétaire de l’immeuble, approvisionnement des fournitures et du matériel de bureau, gestion de l’équipement de bureau et appels de service, livraison et réception de colis, classement/rangement, accueil du nouveau personnel et préparation des outils de travail, traitement du courrier, préparation de la salle de conférence pour les différentes rencontres de l’association, etc.;
• Administration/Service aux membres : Maintenir à jour la liste des membres (liste des membres actifs, liste de contacts, répertoire sur le site Web de l’Association et accès membres), gérer la boîte courriel générale et au besoin, la boîte téléphonique générale;
• Appui à l’équipe : Pour la réalisation de différents projets (sondages, infolettres, événements, etc.) et assister à certains événements pour aider à l’accueil;
• Subventions : suivi de la facturation des formateurs et des dépenses de formation, préparation des documents requis pour le remboursement des salaires et pour les redditions de comptes auprès du gouvernement et envoi de sondages de satisfaction.

Profil humain recherché

• Organisé.e, minutieux.se, rigoureux.se, méthodique, polyvalent.e, proactif.ve et responsable
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
• Résistance au stress
• Personnalité amicale, habiletés de communication
• Axé.e sur la résolution de problème
• Professionnalisme, sens de l’éthique et esprit d’équipe
• Connaissance de l’industrie de la communication créative ou intérêt pour celle-ci est un atout

Profil attendu

• 2 à 4 ans d’expérience en soutien administratif
• Maîtrise des principes de bases en comptabilité
• Langues parlées et écrites : français impeccable et anglais de niveau intermédiaire
• Maîtrise des logiciels principaux de la suite MS Office 365, dont une très bonne maîtrise d’Excel.
• Connaissance des plateformes suivantes est un atout : Stripe, RSVPify, WordPress, MailChimp, Xero, Dext et Plooto, Adobe

Conditions de travail

• Horaire de 9 h à 17 h (ou plus, à l’occasion)
  • Politique de travail : travail hybride avec présence minimale de deux (2) jours/semaine au bureau – les mardis sont obligatoires, mais pourraient être sujets à changement
  • Horaire d’été (Vendredi PM de congé)
• Le bureau est fermé entre Noël et le Jour de l’An
• Salaire concurrentiel (45 k$ - 50 k$)
• Assurances collectives après 3 mois
• Congés supplémentaires payés
• Entrée en poste dès que possible
• L’A2C s’engage à créer un environnement de travail sain et libre de tout harcèlement, et adopte une approche proactive en matière de diversité, d’inclusion et d’équité.

Vous cherchez un emploi qui vous permettrait de mettre vos compétences administratives au profit d’un OSBL habité par de grandes ambitions? Si vous êtes maître du multitâches et que vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, cette occasion est parfaite pour vous!

Veuillez nous faire parvenir votre lettre d’intention et CV d’ici le 15 mai 2025 via le formulaire.