Temps plein (40 h / semaine), permanent
Le texte est au féminin mais inclut également le genre masculin
Date d’entrée en poste : 7 janvier 2014
Description sommaire du poste
Relevant du Président, la titulaire du poste doit fournir des services de secrétariat complets ainsi qu'un soutien administratif interdépartemental. Elle démontre un grand souci du détail, elle est dynamique, très organisée, possède beaucoup d’entregent et fait preuve de tact et de discrétion.
Tâches principales
• Assurer la gestion de l’agenda du Président, professionnel et personnel
• Assurer la gestion et le suivi des appels, des courriels et du courrier, selon l’ordre de priorité
• Coordonner les voyages professionnels du Président et des autres employés
• Assurer la rédaction, la révision, la mise en page et la traduction de la correspondance courante, des sites web de l’entreprise ainsi que des documents officiels dans les deux langues officielles (principalement en français), (courrier, lettres, notes diverses, courriels, rapports, présentations, comptes rendus de réunion etc.)
• Assurer la gestion de l’inventaire des formulaires et toutes les fournitures, concevoir ou faire concevoir, commander, ranger et distribuer
• Agir à titre de responsable des ressources humaines : gérer l’affichage des postes à combler, la réception des CV et les dossiers d’immigration pour nos employés étrangers
• Être garante du fonctionnement de plusieurs appareils ainsi que du suivi de plusieurs dossiers tel que le parc informatique, l’entretien du bâtiment, rénovations de la bâtisse, travaux de menuiserie, etc.
• Coordonner certains achats particuliers : cadeaux, fleurs, commandes spéciales, etc.
• Participer à divers projets spéciaux
• Collaborer avec la responsable du marketing à plusieurs projets ainsi que participer aux événements
• Mettre à jour et gérer la documentation de l’entreprise, coordonner et organiser les réunions
• Collaborer avec le comité exécutif en ce qui a trait aux nouvelles politiques et procédures
• Coordonner le système téléphonique : programmer les appareils, assister les employés dans leurs demandes par rapport au système téléphonique, changer les messages, changer les codes comptables au besoin
• Recevoir et vérifier la marchandise
• Remplacer à la réception selon les besoins
• Assurer la gestion des abonnements aux diverses revues
EXIGENCES
• DEC en bureautique, administration ou autre formation pertinente
• Un minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire
• Parfaite maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit (maîtrise de l'orthographe, de la relecture, de la ponctuation et de la grammaire)
• Une excellente maîtrise des logiciels de la suite Office (Outlook, Word, Excel)
• Sens de l'organisation, gestion des priorités et du temps, multitâches et dynamisme.
• Faire preuve de professionnalisme, débrouillardise et d'autonomie
*Nous effectuons : enquête de crédit et criminelle et exigeons des références
*Si votre français écrit n’est pas impeccable, s.v.p. ne pas postuler.
*Bilinguisme essentiel
