Poste : Adjointe exécutive à la Présidence
Sous l’autorité de : La Présidente
Subordonnés directs : n/a
Statut du poste : Permanent, Temps plein

Survol
Fournir un soutien professionnel et assurer la gestion des activités liées au conseil d'administration et d'autres responsabilités liées à la gouvernance. Fournir un soutien opérationnel et quotidien à la présidence et autres services, au besoin.

Tâches
Relations avec le Conseil d’administration

Être le point de contact pour tous les membres du Conseil d’administration (‘CA’), ainsi que des comités du CA ;
Gérer la planification et l'exécution de l’AGA ;
Élaborer et gérer le calendrier annuel des réunions du CA et des comités du CA ;
Assurer la logistique de toutes les réunions du CA et des comités du CA, en veillant à ce que l'ordre du jour et tous les documents soient organisés et distribués au moins une semaine avant chaque réunion ;
Rédiger, pour approbation par la présidente de la Fondation, le (la) président(e) du CA et le (la) secrétaire du CA, les procès-verbaux de toutes les réunions du CA et des comités du CA dans un délai d'une semaine après chaque réunion ;
Rédiger les résolutions ;
Gérer l'intégration des membres nouvellement élus du CA ;
Gérer le processus d'évaluation annuelle du CA ;
Tenir à jour les coordonnées des membres du CA, des membres bénévoles et des prospects ;
Maintenir et mettre à jour dans le logiciel Diligent les dossiers physiques et électroniques du CA et les documents organisationnels clés, c'est-à-dire les marques, les statuts, le manuel de politique du conseil d'administration, etc. ;
Maintenir à jour le rapport d’activités et de contributions des membres du CA ;
Organiser le cocktail annuel du CA et les retraites de temps à autre.

Politiques de la Fondation & IMAGINE CANADA

Coordonner et aider à la rédaction de l'application, les mises à jour et les renouvellements d'IMAGINE CANADA ;
Aider à mettre à jour les politiques de la Fondation annuellement ou selon les besoins.

Soutien au bureau de la présidence

Gérer les réunions et le calendrier (Outlook) de la présidente ;
Coordonner ou rédiger la correspondance ou les notes d'information, le cas échéant ;
Éditer/formater les présentations selon les besoins ;
Assurer une liaison étroite avec les membres de l'équipe afin de garantir le respect des délais pour la correspondance, les documents de réunion et les présentations ;
Coordonner et anticiper avec la présidente toute planification de projet ou gestion des activités de l'équipe de direction ;
Envoyer la correspondance électronique au personnel, aux donateurs/partenaires au nom de la présidente, selon les besoins ;
Assister la présidente dans la préparation de ses déplacements ou de ses présentations, le cas échéant ;
Collaborer à l’organisation des réceptions pour les grands donateurs ou autres évènements de la Présidente (réservation de salles à l’hôpital ou restaurants, commande de nourriture, fleurs, etc.) ;
Participer à l’envoi des invitations et de la gestion des réponses des invités, des administrateurs, des membres du Cabinet de campagnes et des dignitaires pour nos évènements phares de la Fondation ;
Planifier les réunions des employés (RH : Souligner les anniversaires, ancienneté de travail)
Tenir à jour les dossiers papier et électronique du bureau de la présidence ;
Assister à la coordination du déménagement des bureaux de la Fondation.

Qualifications

Diplôme universitaire doublé d’un minimum de cinq (5) ans d’expérience connexe (ou combinaison équivalente d’éducation et d’expérience pertinentes), de préférence avec une expérience dans les conseils d’administration ;
Niveau de compétence supérieur dans les applications informatiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Acrobat) ;
Solides compétences en communication verbale et écrite, excellente maîtrise de la grammaire en anglais et en français ;
Capacité à faire preuve de discrétion et de respect absolu de la confidentialité en tout temps et attitude axés sur l’équipe et le service à la clientèle ;
Flexibilité face à l’évolution des demandes et des priorités de travail ainsi que de diverses autres tâches ;
Connaissance d’un logiciel de collecte de fonds (Raiser’s Edge - un atout) ;

À propos de La Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants
La Fondation de l’hôpital de Montréal pour enfants a été créée en 1973. Notre mission est d’inspirer et de mobiliser la communauté pour soutenir l’innovation continue dans la recherche, l’enseignement et les soins à l’Hôpital de Montréal pour enfants, un centre pédiatrique de renommée internationale offrant des soins hautement spécialisés. L’Hôpital de Montréal pour enfants fait partie du Centre universitaire de santé McGill et représente l’institution d'enseignement pédiatrique de la faculté de médecine de l'Université McGill.

La Fondation de l’HME, qui est un chef de file en matière de philanthropie au Québec, amasse plus de 25 millions de dollars par année. Pour en savoir plus, visitez le site www.fondationduchildren.com

Veuillez envoyer votre lettre d’introduction et votre curriculum vitae à Hugo Rivard Royer, V.P. Opérations de la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants via le formulaire.

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Merci de ne pas téléphoner.