MANDAT
L’AssistantE de Direction, Finances et Administration a pour rôle de veiller à la bonne gestion financière et administrative de l’organisme, en appui à la Direction générale et aux employéEs. Il/elle supervise le travail de la comptable et a pour mandat d’appuyer l’ensemble des opérations en préparant les budgets annuels, en assurant les suivis des dépenses en interne et les revenus en externe, et en préparant les redditions de compte aux bailleurs de fonds. Sous le volet administratif, il/elle gère les fournisseurs et les ressources matérielles dans les trois sites où travaille Parole d’excluEs, et apporte un soutien aux employés au besoin pour faciliter leur travail. Il-elle travaille sous la supervision de la direction générale et prend part au Comité de coordination.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Finances
- Prépare le budget annuel et les budgets par projet ; effectue les suivis budgétaires et révise les budgets lorsque nécessaire ; assure le suivi des dépenses et des revenus en fonction des budgets adoptés
- Assure le contrôle, suivi et processus d’approbation des dépenses
- Encadre, soutient et accompagne la comptable dans son travail
- Prépare les bilans financiers annuels pour le CA, l’auditeur et les bailleurs de fonds; assure le suivi auprès de la firme comptable et de l’auditeur ; effectue les suivis et la reddition de compte pour les différents bailleurs de fonds
- Assure les suivis institutionnels (Revenu Québec, Agence de revenu du Canada, Registraire des entreprises, CNESST etc…)
- Soutient la direction concernant les demandes de financement auprès de bailleurs de fonds; prépare les budgets pour les demandes de financement
Administration et gestion des ressources matérielles
- L’AssistantE de Direction, Finances et Administration assure la gestion des ressources et des opérations dans les domaines suivants:
- Les baux, l’accès et l’entretien des locaux (clés, systèmes d’alarme etc.)
- La couverture d’assurances pour les trois sites
- Le matériel et les équipements des jardins, cabanons et espaces extérieurs
- Les commandes, les suivis et le paiement de factures des fournisseurs
- Les systèmes et équipements informatiques et téléphoniques et leur service de soutien
- Les photocopieurs et imprimantes et leur service d’entretien sur les trois sites
Soutien à la direction générale et aux employés
- Soutient la direction générale dans les volets finance et administration
- Accompagne et soutient les employés dans le suivi de leur budget respectif
- Apporte un soutien aux employés pour les volets administratifs et financiers à l’équipe
- Apporte un soutien aux employés en technologie de l’information (ordinateurs, logiciel, etc.)
EXIGENCES (compétences, aptitudes et attitudes)
- Formation en comptabilité, en administration des affaires, en finances ou autres domaines connexes ;
- Expérience d’au moins 5 ans en gestion administrative ;
- Expérience d’encadrement et d’appui à la direction générale ;
- Excellent souci du détail et très bon sens de l’organisation ;
- Polyvalence et fortes aptitudes à la résolution de problèmes ;
- Autonomie et aptitudes à travailler en équipe ;
- Maîtrise du français parlé et écrit et connaissance d’une autre langue un atout ;
- Connaissance de SAGE/Simple Comptable ;
- Connaissances des logiciels de la Suite Office (Word, Excel, Outlook) et Office 365.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Afin de soutenir le développement de notre action et de notre organisation, nous recherchons une personne prête à relever un défi professionnel stimulant au cœur d’un milieu de travail dynamique qui favorise l’autonomie des personnes, la créativité, l’innovation, la confiance et la transparence, tout en s’assurant de l’atteinte des résultats attendus.
- Emploi à temps plein, 35 heures/semaine ;
- Flexibilité de l’horaire de travail ;
- Requiert de travailler occasionnellement en soirée et les fins de semaines ;
- Salaire entre $35,11/heure et $38,38/heure, selon l’expérience ;
- Vacances annuelles : 4 semaines après 1 an et 2 semaines durant la période des Fêtes ;
- 10 jours de congés de maladie et sociaux ;
- Programme complet d’assurances collectives après 3 mois ;
- Lieu de travail principal : Montréal-Nord ;
- Début d’emploi souhaité : début juin 2023.
Comment postuler : Envoyez-nous dès maintenant votre CV et une LETTRE DE MOTIVATION par le formulaire.
Date limite pour postuler : 22 mai 2023
Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées. Des références seront requises sur demande.