Catégorie d'emploi: Personnel Administratif Bureau
Statut de l'emploi: Régulier
Numéro d'affichage: 21-22/216
Classe / Salaire: Adjoint(e) de direction - Cadre supérieur/ 48 815 $ à 66 914 $
Service: Direction des relations institutionnelles
Durée et Horaire: 35 h/ semaine, du lundi au vendredi
Début du mandat: Dès que possible
Date limite pour postuler: 3 février 2022, 17 h
Lien pour postuler : https://tre.tbe.taleo.net/tre01/ats/careers/v2/viewRequisition?org=ETS&cws=37&rid=1865

Qui sommes-nous ?
L’École de technologie supérieure est un établissement de l’Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :

Assurances collectives.
Jusqu'à 21 jours de vacances par an.
Horaire de 4 jours l’été.
Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place.
Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel).
Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif.
Accès aux différentes ententes corporatives de l’École.
CPE sur place, et bien d'autres avantages.

Votre rôle
Sous la direction de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, la personne titulaire du poste assume diverses tâches administratives de nature variée et complexe auprès de sa direction. Planifie et organise les activités de secrétariat de son secteur et assure le suivi d’opérations spécifiques qui en découlent. Assure la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l’École ou avec des partenaires et organismes externes. Répond, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d’ordre courant et assure la continuité de certaines opérations, en l’absence de la personne supérieure.

Reçoit les personnes qui s’adressent à sa direction et répond à leurs demandes; renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l’École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d’ordre global ou stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; fait les recherches nécessaires, valide les renseignements ou l’information auprès de différents intervenants ou réfère les personnes aux responsables concernés.
Assure les communications et les échanges d’informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l’École, des universités, des autres établissements d’enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
Coordonne la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; fait des recherches et collige les renseignements pertinents s’y rapportant; au besoin, assiste à certaines réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et les soumet à la personne supérieure pour approbation; informe les responsables concernés des décisions et effectue des suivis découlant de ces réunions.
Prend connaissance du courrier, fait les vérifications d’usage, traite les demandes selon les priorités et diffuse l’information ou les renseignements appropriés; rédige de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l’absence de la personne supérieure, évalue l’importance des demandes, règle celles qui ne requièrent pas son intervention et achemine les plus urgentes aux personnes responsables.
Gère l’agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifie et coordonne son horaire d’activités; Organise la logistique de ses rencontres.
Organise des dîners d’affaires, réceptions, événements de la direction; s’occupe des invitations et de compiler les réponses, de réserver les lieux et repas; assure les suivis et la coordination de ces événements. Gère les déplacements de son supérieur et ses voyages d’affaires. Peut appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
Analyse des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédige des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonne la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assure les suivis auprès des participants et de son supérieur s’ils ont des documents à élaborer ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
Collabore à l’administration du budget de l’unité, vérifie et en contrôle les dépenses. Prépare les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
S’assure de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
Maintient une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l’informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d’en assurer un suivi.
Mise à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presse, contacts politiques, partenaires, etc. notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi ?

Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.
Cinq (5) années d’expérience pertinentes dans un poste comportant des responsabilités comparables en relations publiques.
Formation en protocole d’accueil officiel international (un atout).
Expérience pertinente en gestion active des agendas notamment en utilisant les fonctions avancées d’Outlook.
Excellente maîtrise de la langue française et bonne capacité à rédiger des textes.
Excellente maîtrise des logiciels de traitement de textes et de données la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
Maîtrise les applications de communication et outils de productivité (M-Files, Teams, Zoom et autres).

Autres :

Très bonnes compétences relationnelles, capacité à établir des relations avec les parties prenantes, notamment l’équipe de gestion, les membres du conseil d’administration et les responsables gouvernementaux.
Capacité démontrée à atteindre des objectifs de performance ambitieux, dans un environnement changeant.
Sens de l’organisation exceptionnel, capacité à réaliser et prioriser des tâches nombreuses, conflictuelles ou évolutives et avec un grand souci du détail.
Capacité à préserver la confidentialité des informations traitées, à assurer la discrétion, à assurer le meilleur niveau de service à ses interlocuteurs.
Fait preuve de tact, et de diplomatie dans ses communications.
Capacité à exercer un jugement sûr dans diverses situations et à assurer la gestion équilibrée de priorités multiples.
Approche proactive avérée dans son travail et capacité résolution de problèmes.
Dynamisme dans le travail en équipe, efficacité extrême dans le travail individuel.
Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.
Emploi principalement en présentiel, avec possibilité de télétravail.

Notez que les candidat(e)s retenu(e)s seront invité(e)s à passer un test linguistique et bureautique relatif aux exigences du poste.