Domaine principal : Administration

Titre : Assistant(e) administratif(ive)

Statut d’emploi : Temps plein

Type d'emploi : Permanent

SOMMAIRE:

Relevant du directement du président, l’assistant.e administratif.ive jouera un rôle clé au niveau du support à la direction des Alouettes de Montréal. Les principales responsabilités consistent à gérer l’agenda du président, le soutenir et l’épauler de manière professionnelle, efficace et confidentielle sur le plan administratif, des communications, du fonctionnement et de la logistique et ce, de façon autonome et en faisant preuve d'initiative, de tact, de jugement à partir de directives générales.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

• Filtrer et prioriser les appels, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer afin de supporter efficacement les interventions du président.
• Assurer la gestion du courrier et des courriels, les dépouiller, les filtrer, les trier et les prioriser.
• Analyser et interpréter les requêtes, répondre adéquatement et de façon autonome aux questions courantes et demandes de renseignements. Transférer les requêtes après avoir effectué les recherches afin de réunir la documentation et résumer les informations pertinentes au traitement.
• Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des dossiers et documents physiques et virtuels.
• Organiser l'agenda en fixant et confirmant les rendez-vous, les déplacements et voyages d'affaires en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Effectuer les rappels nécessaires au président concernant l'emploi du temps.
• Voir à la logistique des réunions, des déplacements et voyages en faisant des arrangements, des réservations, en planifiant les itinéraires, en organisant l'emploi du temps, la mise en liaison avec les interlocuteurs et en préparant tous documents ou informations nécessaires.
• Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, rapports, matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexe et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes. Faire ou améliorer la mise en page et la présentation et s'assurer de la justesse orthographique et grammaticale.
• Voir à l'organisation, à la convocation et à la préparation des réunions en rédigeant l'ordre du jour, en préparant les documents relatifs aux dossiers à discuter/traiter, en exécutant des recherches d'informations ou de données, en préparant du matériel, etc.
• Agir à titre de participant en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.
• Participer à l'organisation et à la planification d'évènements.
• Effectuer le suivi des mandats qui lui sont confiés.
  • Gérer les notes de frais du président et assurer le paiement des factures.
  • Mandater des fournisseurs (traiteur, imprimeur, etc.) en s'assurant de bien définir les attentes. S'assurer de la réalisation du mandat, et ce, à l'intérieur de l'enveloppe budgétaire et des spécifications de ce dernier.

• Accueillir les invités et visiteurs du président.
• La présence aux matches est requise (10 joutes, soir et fin de semaines).
• Possibilité de travail hors du bureau lors des camps d’entrainement, d’évènements ou pour les jours de match.

LES QUALIFICATIONS DEMANDÉES :

• • 5 ans d'expérience dans un poste similaire
  • Précision, rigueur et souci du détail
  • Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Le bilinguisme est une nécessité
  • Connaissance avancée de la suite Office
  • Connaissance du Football Canadien un atout

Pour pourvoir ce poste, nous recherchons une personne dynamique, un.e véritable joueur.euse d'équipe. Une personne joviale, qui possède des qualités de polyvalence et de flexibilité et qui est prête à se dépasser dans un esprit d'équipe commun et solidaire.

Les candidats.es sont priés de soumettre leur candidatuere via le formulaire.