Producteur(trice) délégué(e) - MUNDIAL Montréal

Montréal

(English version will follow) 

Offre d’emploi 
Producteur(trice) délégué(e) – MUNDIAL Montréal 

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE  

Fondée en 1994, Avalanche Prod est une entreprise basée à Montréal spécialisée dans l’architecture évènementielle et la production « clé-en–main » de plusieurs événements, festivals et marchés pour les secteurs de la culture et du divertissement notamment en musique et créativité numérique.  

Mundial Montréal est une vitrine annuelle et un événement de réseautage qui présente les meilleurs artistes canadiens et internationaux de musique du monde aux acteurs clés de la scène musicale nationale et internationale, générant ainsi des opportunités de développement commercial et de relations d’affaires. Après dix éditions, Mundial Montréal est clairement devenu le plus important festival de spectacles et de conférences sur les musiques du monde en Amérique du Nord. 

RÔLE 

Sous l’autorité de la direction générale et en collaboration avec les membres de l’équipe d’Avalanche Prod, le/la producteur(trice) délégué(e) a la responsabilité de la mise en oeuvre des projets et le développement de MUNDIAL. À ce titre, il/elle a sous sa responsabilité de mettre en place un plan opérationnel, matériel et financier dédié au bon fonctionnement et à la croissance de l’événement sous sa responsabilité et de gérer l’équipe pour supporter les actions requises. Il est responsable d’une utilisation optimale des ressources et de la mise en place de pratiques d’affaires permettant le bon déroulement de toutes les activités reliées à MUNDIAL.  

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES  

En s’appuyant sur les orientations stratégiques, les objectifs et les missions de MUNDIAL Montréal, la personne retenue devra assurer les fonctions suivantes : 

Administration (20 %) 

  • Élaborer les budgets et faire le suivi budgétaire ; 
  • Superviser et s’assurer du bon déroulement des événements et de l’atteinte des objectifs de développement fixés par le comité de gestion ; 
  • Concevoir et gérer les outils de planning et de coordination pour les diverses équipes de production et de communication ; 
  • Négocier, rédiger et assurer le suivi des ententes avec les différents fournisseurs et partenaires de services (équipements techniques, restaurateurs, etc.) ; 
  • Superviser la production des contenus rédactionnels et rapports post-événements aux fins des diverses demandes de subventions ; 

Production / Programmation (50 %) 

  • Gérer et animer les réunions de production (préparer les ordres du jour, effectuer les suivis, etc.) ; 
  • Participer aux réunions du comité de gestion, faire les suivis et rapports aux équipes ; 
  • S’assurer de la bonne gestion des besoins techniques des artistes présentés en showcase et des activités programmées dans les divers lieux de tenue des événements ; 
  • Superviser la gestion des divers sites (suivi des réservations, des ententes de coproduction et production, des rapports de coûts) pour les showcases, les spectacles grand public, les panels, les conférences et les activités de réseautage ; 
  • Superviser la gestion de la billetterie et la répartition des revenus avec les promoteurs pour toutes les salles et lieux d’activités. Produire des outils de suivi et de comptabilisation des entrées et des recettes ;  
  • S’assurer de la bonne gestion de l’équipe d’accueil lors des événements (gérants de salle, bénévoles, coursiers) ; 
  • S’assurer de la confirmation des artistes en tête d’affiche dans les échéanciers prévus pour la mise en vente des spectacles en salles ; 
  • Superviser les appels de candidature (mise en ligne des formulaires, diffusion, identification des besoins techniques pour les artistes sélectionnés,  
  • Envoi des lettres de refus, gestion des deadlines et des livrables, gestion des contrats d’artistes sélectionnés) ; 
  • Superviser les invitations faites aux délégués internationaux provenant de 20 pays différents (envoi des invitations, établir une grille des bénéfices associés à chacun) ; 
  • Coordonner la programmation des panels et conférences (invitations aux panélistes, rédaction des contenus – descriptifs, bio, photos - besoins des conférenciers, etc.) ; 
  • Organiser les activités de réseautage ; 

Partenariats (15 %) 

En collaboration avec l’équipe des alliances stratégiques et des partenariats: 

  • Etablir et maintenir des alliances stratégiques et des partenariats avec divers partenaires privés et publiques ;  
  • Coordonner et s’assurer du respect des ententes avec les partenaires, subventionnaires et commanditaires (activation, pavoisement, gestion des VIPs, promotions spéciales, etc.) ; 
  • Procéder à une veille stratégique sur les tendances, initiatives et pratiques dans le milieu des festivals et plus particulièrement dans l’industrie de la musique ; 

Communications (15 %) 

En collaboration avec l'équipe communication: 

  • S’assurer d’une présence optimale auprès des différentes clientèles (professionnels, grand public, médias et journalistes, partenaires et collaborateurs) ; 
  • S’assurer du respect des échéanciers de livraison des différents outils de communications et des diverses activités promotionnelles tout au long de l’année ou pendant les événements. 
  • Occasionnellement faire de la représentation à l’étranger dans le cadre de festivals et marchés. 

QUALIFICATIONS 

  • Diplôme universitaire en gestion des organismes culturels, en administration des affaires ou en gestion de projet et / ou une expérience significative en production d’événements d’envergure 
  • Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire 
  • Grande connaissance de l’écosystème de l’événementiel et de ses partenaires 
  • Capacité et expérience concrète à développer et suivre un budget 
  • Grandes capacités d’organisation et d’analyse 
  • Capable de travailler sous pression et rencontrer des échéances serrées 
  • Flexibilité et disponibilité au niveau des horaires de travail, à l’approche et lors des événements 
  • Fort esprit d’équipe 
  • Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit 
  • Avoir un grand intérêt pour le milieu de la musique, expérience pertinente dans le milieu du spectacle ou événementiel, un atout 
  • Maîtrise des outils informatiques de la suite MS Office. Connaissance de Wordpress, Mailchimp, Airtable, Zone Festival et du logiciel de billetterie Lepointdevente, un atout 

DATE D'ENTRÉE EN POSTE ET DURÉE 
DÈS MAINTENANT - Poste permanent, à temps plein  

DATE LIMITE  
Envoyez votre candidature incluant un curriculum vitae et une lettre qui explique ce qui vous qualifie pour ce poste avant le 23 avril 2021. 

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt envers le poste affiché, mais seul les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s. 

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Job offer 
Delegate Producer - MUNDIAL Montreal    

DESCRIPTION OF THE COMPANY    

Founded in 1994, Avalanche Prod is a Montreal-based company specializing in event architecture and turnkey production of several events, festivals and markets for the cultural and entertainment sectors, particularly in music and digital creativity.   

Mundial Montreal is an annual showcase and networking event that introduces the best Canadian and international world music artists to key players in the national and international music scene, generating business development and relationship building opportunities. After ten editions, Mundial Montreal is firmly established as the key world music showcase and conference festival in North America.  

ROLE   

Under the authority of the general management and in collaboration with the members of the Avalanche Prod team, the Delegate Producer is responsible for the implementation of projects and the development of Mundial. As such, they are responsible for setting up an operational, material and financial plan dedicated to the proper functioning and growth of the event under their responsibility and for managing the team to support the required actions. They are responsible for the optimal use of resources and the implementation of business practices that allow the smooth running of all activities related to MUNDIAL.   

MAIN RESPONSIBILITIES   

Based on the strategic orientations, objectives and missions of MUNDIAL Montreal, the successful candidate will be responsible for the following functions  

Administration (20%)   

  • Develop budgets and follow up on budgetary matters;  
  • Supervise and ensure the smooth running of the events and the achievement of the development objectives set by the management committee;   
  • Design and manage the planning and coordination tools for the various production and communication teams; 
  • Draft, negotiate, and ensure the follow-up of agreements with the various suppliers and service partners (technical equipment, caterers, etc.);   
  • Supervise production of editorial content and post-event reports for various grant applications;  

Production / Programming (50%)   

  • Manage and facilitate production meetings (prepare agendas, conduct follow-ups, etc.);  
  • Participate in management committee meetings, follow up and report to the teams 
  • Oversee the proper management of the technical needs of the showcasing artists and the activities scheduled in the various venues of the events;  
  • Oversee the management of the various sites of the event (follow-up of reservations, co-production and production agreements, cost reports) for showcases, public shows, panels, conferences and networking activities;  
  • Manage ticketing and revenue distribution with promoters for all venues and activities. Produce tools for tracking and accounting of admissions and revenue;   
  • Oversee the management of the reception team during events (venue managers, volunteers, messengers);  
  • Ensure the confirmation of headlining artists within the deadlines set for the sale of indoor shows;  
  • Oversee the calls for applications (online forms, distribution, identification of technical needs for the selected artists, sending rejection letters, managing deadlines and deliverables, managing contracts for selected artists);  
  • Participate in the recruitment and coordinate the invitations made to international delegates from 20 different countries (send invitations, establish a grid of benefits associated with each);  
  • Coordinate the programming of the panels and conferences (invitations to the panelists, drafting of content - descriptions, bio, photos - speakers' needs, etc.);  
  • Organize networking activities; 

Partnerships (15%) 

  • In collaboration with the alliances department, establish and maintain strategic alliances and partnerships with various private and public partners;    
  • Coordinate and ensure compliance with agreements with partners, funders and sponsors (activation, display, VIP management, special promotions, etc.);   
  • Collaborate with the corporate alliances department to identify potential partners and to align the programming components with the sponsors' objectives;   
  • Conduct a strategic watch on trends, initiatives and practices in the festival industry and more specifically in the music industry ;  

Communications (15%)   

  • In collaboration with the communications department, ensure an optimal presence with the various clienteles (professionals, general public, media and journalists, partners and collaborators);   
  • Ensure that delivery deadlines are met for the various communications tools and promotional activities throughout the year or during events.   
  • Occasionally represent the organization abroad at festivals and markets. 

QUALIFICATIONS  

  • University degree in cultural organization management, business administration or project management and/or significant experience in large-scale event production   
  • Minimum of three (3) years experience in a similar position   
  • Extensive knowledge of the event ecosystem and its partners   
  • Ability and concrete experience in developing and monitoring a budget   
  • Strong organizational and analytical skills   
  • Ability to work under pressure and meet tight deadlines   
  • Flexibility and availability in terms of working hours, approaching and during events   
  • Strong team spirit   
  • Perfect command of French and English, both spoken and written   
  • Have a strong interest in the music industry, relevant experience in the entertainment or event industry, an asset   
  • Mastery of MS Office software tools. Knowledge of Wordpress, Mailchimp, Airtable, Zone Festival and Lepointdevente ticketing software, an asset  

STARTING DATE AND DURATION  
NOW - Permanent, full-time position   

DEADLINE 
Send your application including a resume and a letter explaining what qualifies you for this position before April 23rd. 

We thank all applicants for their interest in this position, but only those selected for an interview will be contacted. 

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