L'Agence Agora est à la recherche du candidat idéal pour venir compléter l'équipe.
Se rapportant à l'agent de spectacles, l’adjoint(e) administratif (ve) apporte un soutien administratif pour toutes les ventes de spectacles, en tournée ou en corporatif. Il assure la liaison entre les diffuseurs à travers la province, les clients corporatifs et les équipes de gérance et tournée des artistes. En plus de ses tâches qui se divisent en deux grandes catégories, les ventes en diffusion et en corporatif; l'adjoint(e) administratif(ve) sera appelé à alimenter les réseaux sociaux de l'Agence et son site web.
Tâches et responsabilités
Diffusion :
- Faire les contrats de spectacle pour les diffuseurs et les envoyer avec les devis techniques
- Gestion des dossiers (s’assurer que les contrats sont reçus signés avec les devis, rapport de vente final, paiement)
- Faire le suivi avec les salles si les paiements ou rapports ne sont pas reçus
- Gestion des billets de faveurs en tournée (réception des demandes, réservations avec les salles)
- Envoyer aux diffuseurs des nouvelles à propos de l’Agence
- Mettre à jour les horaires de tournée des artistes et les envoyer à toute l’équipe (production, technique, gérance, comptabilité)
- Comptabiliser les ventes hebdomadaires des spectacles en tournée
- Faire produire les publicités nécessaires pour la promotion de l’Agence
- Faire les inscriptions à Roseq et Rideau et organiser le matériel nécessaire pour la promotion des spectacles, ainsi que le transport et hébergement
- Faire les copies de rapports de ventes pour les demandes à l'Adisq
- Assister l’agent de spectacles dans ses tâches quotidiennes
- Gérer les différentes demandes de commandite
- Être le point de contact pour les diffuseurs, donc répondre à leurs différentes demandes ou les transférer au besoin.
Corporatif :
- Faire le contrat pour l’artiste et le client
- Faire le suivi sur la signature du contrat, la réception du dépôt et du paiement final
- Coordonner les ventes corporatives avec les équipes de gérance des artistes
- Faire les envois de promotion auprès des clients
- Monter et mettre à jour des bases de données (clients potentiels, festivals, clients existants, écoles, cies de communications, etc.)
- Maintenir à jour les rapports de vente corporatives
- Envoyer aux clients le matériel promotionnel nécessaire pour leur événement
- Répondre aux questions des clients à propos du contrat et de la technique
Autres :
- Alimenter la page facebook de l’agence
- Mettre à jour le site web
Principales exigences
- Maîtrise du français parlé et écrit
- Grande rigueur et souci du détail (très important!)
- Sens de l'organisation et capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Maîtrise de la Suite Office (Excel et Word principalement), ainsi que Google (Drive, Agenda)
- Discrétion et confidentialité dans ses échanges
Conditions
- Environnement de travail chaleureux et dynamique
- Temps plein avec un horaire flexible et possibilité de télé-travail
- Remboursement d'une partie de votre facture de téléphone cellulaire
- Présence lors de différents spectacles en humour et musique
- Salaire à discuter selon expérience
