Gestionnaire de bureau / Office manager

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

CAP Conseillers Affaires Publiques est à la recherche d’une ou d’un gestionnaire des opérations pour joindre son équipe de Montréal. Il s’agit d’une nouvelle position polyvalente au sein de notre firme en croissance dans le domaine des affaires publiques. Le candidat choisi aura un rôle important à jouer pour soutenir nos bureaux de Montréal et d’Ottawa aux niveaux administratifs, de la gestion des opérations et des services offerts à notre clientèle. 

Fonctions principales

Basé à Montréal, le gestionnaire des opérations relèvera des directeurs généraux et sera notamment chargé des fonctions administratives de la firme. Ces responsabilités incluent :

  • Gérer les relations avec les fournisseurs de services, incluant les traducteurs, assureurs, TI, propriétaires et impression
  • Gérer les services de soutien nécessaires au bon fonctionnement des bureaux de la firme (commandes et gestion de fournitures de bureau, classement de documents, etc.)
  • Gérer le processus de facturation mensuelle (en collaboration avec le comptable du cabinet), y compris la collecte d’informations auprès des équipes en relation avec les clients, le suivi des comptes clients et des comptes fournisseurs
  • Offrir un soutien logistique et administratif aux directeurs généraux, notamment par la planification de rendez-vous, la coordination de déplacements et l’administration des dépenses 
  • Veiller à l'amélioration continue des processus internes pour soutenir le cabinet dans sa croissance et mieux servir les clients
  • Participer aux efforts de marketing et de développement de clientèle, notamment par la gestion du site internet, la recherche et le développement de bases de données
  • Offrir un soutien administratif à l’ensemble des conseillers sur une base ponctuelle, notamment pour la prise de rendez-vous, l’élaboration de contenus et la mise en page. 

Fonctions secondaires

Le gestionnaire des opérations pourrait aussi être appelé à offrir un soutien direct aux activités liées aux services offerts aux clients, dont :

  • Veille stratégique et médiatique
  • Traduction de documents
  • Rédaction de rapports, mémos ou résumés 
  • Recherche 
  • Relations avec divers intervenants

Connaissances et compétences requises 

  • Bilinguisme français-anglais à l’oral et à l’écrit
  • Connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
  • Bonne capacité de synthèse et de rédaction
  • Expérience en gestion ou dans le domaine des affaires publiques un atout

Qualités personnelles

  • Rigueur et attention au détail
  • Attitude positive
  • Bonne organisation et capacité d’apprentissage
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Capacité de travailler sous pression
  • Sens de l’initiative
  • Intérêt pour les domaines de la politique et des affaires publiques

À propos de CAP

Fondée en 2011, CAP Conseillers Affaires publiques offre des services dans les domaines des relations gouvernementales, des relations publiques et des communications stratégiques. Ses clients oeuvrent dans divers secteurs, dont les technologies, les services financiers, les ressources naturelles, l’industrie pharmaceutique, l’immobilier et les transports. CAP Conseillers compte une quinzaine de conseillers répartis dans ses bureaux de Montréal et d’Ottawa. 

Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à CAP Conseillers Affaires Publiques. Seuls les candidats retenus pour être convoqués en entrevue seront contactés. 

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