DESCRIPTION DE FONCTION
ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE)
POSTE PERMANENT
F2019-05
SOMMAIRE DU POSTE
Sous l’autorité de la direction générale, la ou le titulaire du poste coordonne et gère l’ensemble des tâches administratives. Elle ou il se distingue par ses habiletés interpersonnelles, son sens de l’organisation, ses habiletés rédactionnelles et fait preuve d’une grande rigueur, de planification et d’autonomie.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Soutien administratif à la direction générale
- Coordonner les assemblées du Conseil d’administration (ex.: convocations, procès-verbaux, locaux, repas, etc.).
- Collaborer à la planification et à l’organisation des activités de logistique pour les rencontres, les comités et les événements (ex.: convocations, locaux, repas, etc.).
- Participer à la révision linguistique des documents avant leur publication.
- Envoyer les lettres de remerciements et les reçus d’impôts selon les règles fiscales.
- Préparer les factures, le suivi des comptes à recevoir et effectuer les dépôts.
- Recevoir et traiter les dons, notamment lors des événements-bénéfice.
- Assurer les entrées de données dans le logiciel ProDon.
- Assurer la mise à jour des dossiers, de la base de données, de l’inventaire ainsi que le classement.
Soutien aux communications
- Mettre à jour le site Web de la Fondation.
- Rédiger les publications sur les réseaux sociaux en collaboration avec la Conseillère, développement et communications.
- Effectuer la veille médiatique pour la Fondation et les donateurs.
- Faire de la représentation pour la Fondation lors de divers événements (Portes ouvertes, tournoi de golf, remise de bourses)
- Coordonner certaines activités de collectes de fonds, lors des événements-bénéfice (ex. encans, Loto-voyage…).
- Rédiger des communiqués de presse
- Rédiger et mettre en page l’infolettre en collaboration avec la Conseillère, développement et communications
Accueil
- Accueillir les visiteurs au bureau de la Fondation.
- Recevoir les appels téléphoniques et gérer le courrier et les courriels.
Appui général
- Assurer un soutien au développement et aux événements.
- Appuyer la mise en œuvre des programmes de bienfaisance (bourses, projets de soutien à la formation, etc.).
- Assurer les suivis des demandes du personnel du Collège.
- Exécuter toute autre tâche requise par la direction ou la fonction.
Note
Il est possible que les tâches reliées à tout poste soient ajustées afin d’accroître l’efficacité de l’équipe.
QUALIFICATIONS REQUISES
SCOLARITÉ
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
EXPÉRIENCES
Détenir deux années d'expérience pertinente serait souhaitable.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
- Une excellente maîtrise du français parlé et écrit (vérifiée par test);
- Aptitudes marquées pour le travail d’équipe et capacité à entrer facilement en contact avec les autres;
- Aptitudes pour le service à la clientèle et la représentation;
- Autonomie dans la planification du travail et dans la gestion des priorités;
- Sens de l’organisation, souci du détail, discrétion, loyauté, ponctualité et assiduité;
- Aptitudes à utiliser efficacement les outils informatiques de la suite Office (Word, Excel (vérifiées par tests) et PowerPoint);
- Connaissance des logiciels ProDon et Simple Comptable, des atouts.
- Posséder un véhicule automobile.
SOMMAIRE DES CONDITIONS ET AVANTAGES
- Poste à cinq jours par semaine, soit 35 heures par semaine.
- Horaire flexible, de 8 h 30 à 16 h30.
- Possibilité de 8 h à 16 h ou de 9 h à 17 h.
- Lunch : une heure trente de 12 h à 13 h 30
- Avantages compétitifs : assurances, REER collectif après un an.
- Deux semaines de vacances et quatre jours de vacances payés entre Noël et le jour de l’An.
- Disponibilité à l’extérieur des heures normales de travail requise lors des activités-bénéfice, des événements spéciaux et des réunions.
- Carte de stationnement fournie.
- Salaire établi selon l’expérience, entre 20,00 $/heure et 22,00$/heure
Toute personne intéressée à cet emploi doit faire parvenir son curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation précisant les motifs pour lesquels elle veut poser sa candidature, ainsi qu’une copie du diplôme requis pour ce poste, au plus tard le 26 mai 2019, 16 h.
Toutes les personnes intéressées sont invitées à postuler en ligne, à l’aide du portail de recrutement.
