Agence ComediHa

ComediHa! – « Voir la vie en drôle »

POSTE : Adjoint au Chef de la direction (ceo) et PRÉSIDENT FONDATEUR

Tu es à l'aise dans l’univers du divertissement, dans l’industrie culturelle et dans le monde événementiel ?

Tu es agile et les changements fréquents te motivent et ne te font pas peur ?

Tu veux travailler dans des supers bureaux à Québec avec une équipe de direction qui travaille en t-shirt ?

Tu veux vivre dans un environnement de rêve et d’innovation où la créativité supplante la rationalité, où la coopération et le travail d’équipe sont plus importants que les succès individuels, où le pragmatisme prend la place du formalisme et de l’administration bureaucratique, où l’esprit entrepreneurial et le goût du risque supplantent le conservatisme, où le plaisir, la bonne humeur et le dépassement sont valorisés plus que la rigidité et la juste mesure ?

Tu aimes « Voir la vie en drôle » et tu aimerais « Faire rire le Monde partout dans le Monde » ?

Tu veux avoir la chance de côtoyer une équipe allumée, drôle, créative qui veut avoir du fun et former une grande famille ?

Tu aimerais nous aider à devenir LE leader mondial le plus influent au sein des différentes communautés du rire et de l’humour ?

Eh bien, cet emploi est pour toi !

Description sommaire du poste

Sous l’égide du Chef de la direction (CEO) et Président-fondateur, l’adjoint aura un rôle essentiel de soutien aux opérations quotidiennes.

L’adjoint au Chef de la direction CEO et Président-fondateur sera responsable de soutenir ce dernier dans la réalisation de son mandat ainsi qu’au niveau de ses principales tâches et responsabilités. Il sera aussi responsable de le soutenir dans la coordination de ses projets. Il veillera à l’organisation de l’agenda de son supérieur, à la gestion de ses appels, à la gestion de ses courriels et exécutera toutes autres tâches permettant à ce dernier d’exercer pleinement ses fonctions. Ainsi, l’adjoint mettra à profit son expertise au service du Chef de la direction (CEO) et Président-fondateur, notamment pour assumer responsabilités suivantes :

Principales responsabilités

Recherches

Diriger les recherches administratives pour son supérieur;
Recherches de contacts et de coordonnées;
Recherches d’informations sur un partenaire;
Veille concurrentielle;
Etc.

Gestion de la correspondance

Filtrer et trier les documents destinés à son supérieur;
S’assurer que toute l’information soit regroupée et que les dossiers sont complets;
Recevoir la correspondance, établir l’ordre de priorités et assurer les suivis adéquats;
Rédiger la correspondance de son supérieur;
Veiller à la bonne gestion des documents confidentiels;
Etc.

Gestion des courriels

Filtrer et gérer tous les courriels destinés à son supérieur;
Effectuer les suivis en y répondant et/ou en veillant à les redistribuer à qui de droit;
Etc.

Gestion de l’agenda

Gérer l’agenda de son supérieur et assumer seul la responsabilité de la prise de rendez-vous;
Organiser et tenir une revue quotidienne de l’agenda avec son supérieur;
Etc.

Gestion des appels

Filtrer les appels destinés à son supérieur;
Effectuer les suivis en y répondant et/ou en veillant à les redistribuer à qui de droit;
Transmettre les messages et s’assurer que les suivis sont effectués;
Etc.

Voyages et déplacements

Organiser minutieusement les voyages et les déplacements de son supérieur et respecter les demandes spécifiques de son supérieur, ce qui implique de :
Planifier les itinéraires et l’emploi du temps;
Maximiser les déplacements et coordonner les prestataires comme le chauffeur du véhicule de fonction, les transporteurs aériens, les autres moyens de transport, l’appartement de fonctions, les hôtels, etc.;
Organiser une rencontre de coordination quotidienne avec son supérieur;
Organiser, sur demande, les déplacements des accompagnateurs de son supérieur;
Planifier l’agenda lors des déplacements, prendre tous les arrangements requis pour les rencontres et préparer toute la documentation nécessaire;
Sur demande, accompagner son supérieur lors de certaines rencontres, voyages, missions commerciales ou autres (incluant certains déplacements à l’étranger);
Etc.

Finances et comptabilité

Assurer les suivis quant aux questions financières et comptables relatives à son supérieur;
Gérer les dépenses, organiser les factures, remplir les comptes de dépenses et compléter tous les documents requis par son supérieur;
Autoriser certaines dépenses au nom de son supérieur ainsi que les comptes de dépenses des employés relevant de son supérieur;
Compléter les bons de commandes et assurer le suivi des factures à payer de son supérieur;
Etc.

Administration et affaires courantes

Veiller au bon fonctionnement du bureau de son supérieur;
Réserver les salles de réunion et les équipements nécessaires et veiller au bon fonctionnement des équipements;
Gérer l’inventaire des fournitures nécessaires au bureau de son supérieur;
Établir et coordonner des politiques et des procédures administratives (relevant de son supérieur) pour les dirigeants, les comités et les employés;
Analyser des notes de service et en faire part à son supérieur ou à qui de droits;
Etc.

Rencontres et réunions

Appuyer son supérieur dans la planification de ses rencontres, fournir le matériel nécessaire, réserver les salles, commander des repas et effectuer le suivi auprès des participants;
Préparer l'ordre du jour des réunions, des comités, des conseils d'administration, et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions;
S’assurer de la rédaction des rapports à l'intention des employés, des comités ou des conseils d'administration;
Coordonner les suivis à faire par son supérieur suite à toutes ses réunions;
Etc.

Point de chute

Être le point de chute pour tout ce qui concerne son supérieur :
Afin que ce dernier puisse se concentrer sur son mandat, ses tâches et ses responsabilités, il doit être le lien privilégié pour bien servir tous les intervenants, mais principalement son supérieur.
Assurer la liaison avec les cadres supérieurs de l’entreprise, les partenaires, les associations de l’industrie, les membres des comités relevant de son supérieur, etc.

Gestion de dossiers personnels de son supérieur

Afin de maximiser le temps de son supérieur dans le cadre de ses fonctions, gérer régulièrement plusieurs dossiers personnels de ce dernier (prise de rendez-vous, organisation du transport de membres de la famille, paiements de comptes, etc.).

Compétences, aptitudes et attitudes

Forte capacité d’adaptation;
Disponibilité et discrétion (être notamment disponible selon des horaires variables en fonction des journées de travail nécessaires lors de voyages d’affaires et régulièrement selon des fuseaux horaires différents);
Grande facilité à se structurer;
Importante connaissance de l’industrie du divertissement et de ses intervenants (humour, festivals, spectacles, télévision, etc);
Grande tolérance au stress;
Excellente capacité de communication;
Polyvalence;
Excellente maîtrise des nouvelles technologies et logiciels de la suite Office.

Qualifications requises

Minimum de 10 ans d’expérience en tant qu’adjoint / assistant de direction;
Minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine du divertissement;
Formation académique de niveau collégial dans un domaine pertinent; Bilingue (français/anglais).

Conditions d’emploi

Temps plein permanent et horaires variables (l’employé peut être appelé à travailler certains soirs et fins de semaines ainsi que selon différents fuseaux horaires);
Salaire concurrentiel et selon l’expérience;
Environnement de travail stimulant.

Pour postuler

Fais parvenir ton curriculum vitae via le formulaire avant le 10 octobre 2018à minuit.

Pour plus d’informations sur l’entreprise

Veuillez consulter l’adresse suivante : http://comediha.com/

Nous vous remercions à l’avance de votre candidature.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Note : Afin de faciliter la lecture du présent texte, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes