Adjointe administrative et aux événements

Sommaire de la fonction:
Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste appuie les administrateurs et la direction générale dans l’exercice de leurs fonctions. De plus, elle effectue les tâches exécutives, administratives et cléricales pour assurer le bon fonctionnement de la Fondation ainsi que celles liées aux différents événements.

Tâches exécutives liées à la gestion des donateurs et partenaires

  • Traiter les dons reçus par Internet, la poste ou par téléphone
  • Faire la mise à jour régulière des informations sur les donateurs et partenaires de la Fondation dans la base de données
  • Préparer et faire l’envoi du publipostage annuel
  • Envoyer les lettres de remerciement aux donateurs en fonction des modèles établis et voir à l’application du programme de reconnaissance en vigueur
  • Procéder à l’impression des reçus fiscaux et les envoyer
  • Effectuer des recherches sur les donateurs et partenaires potentiels et préparer les dossiers de sollicitation

Tâches administratives et cléricales

  • Recevoir et traiter les appels, le courrier et les courriels
  • Faire la mise à jour régulière du site internet
  • Assurer la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration, des comités et de l’assemblée générale annuelle
  • Préparer, rédiger et faire la mise en page des différents documents, tableaux, rapports et présentations demandés par la direction générale, les administrateurs ou bénévoles de la Fondation
  • Sur demande, assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux
  • Coordonner toute demande nécessitant l’intervention d’un service technique de l’Union des artistes
  • Procéder aux différents envois massifs (infolettres, documents promotionnels, cartes de Noël, etc.)
  • Gérer la petite caisse

Tâches liées aux événements-bénéfice ou spéciaux

  • En collaboration avec la direction générale, planifier la réalisation des événements et des activités-bénéfice, dont les Coups de chapeau et Coups de chaleur
  • Identifier et approcher des commanditaires
  • Préparer, coordonner et faire les suivis des réunions des comités
  • Encadrer, stimuler et faciliter le travail et l’implication des bénévoles et partenaires
  • Assurer le volet logistique et administratif des événements
  • Élaborer un plan de communication propre à chaque événement et en assurer le déploiement
  • Négocier et rédiger des ententes avec les fournisseurs
  • Toute autre tâche connexe

Compétences et connaissances recherchées

  • Avoir complété deux (2) années dans un poste similaire
  • Études collégiales ou universitaires dans un domaine approprié (administration, gestion d’événement, philanthropie, marketing)
  • Connaissance du milieu philanthropique
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office
  • Connaissance du logiciel ProDon (un atout)
  • Excellentes capacités à communiquer en français tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Bonne connaissance des médias sociaux (Facebook, Instagram, Snap Chat, etc.)

Attitudes requises

  • Autonomie et discrétion
  • Sens de l’organisation et leadership
  • Travail d’équipe
  • Faire preuve de rigueur et avoir le souci du détail

Conditions et avantages

  • Horaire général de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi, 35 heures par semaine
  • Disponibilité à l’extérieur des heures normales de travail requises, lors d’événements spéciaux
  • Salaire annuel : entre 30 000 $ et 35 000 $, selon expérience
  • Vacances annuelles : 3 semaines (6%) après un an de travail continu et les deux (2) semaines, avec solde, de fermeture des bureaux à Noël
  • Congés personnels ou de maladie : 7 jours par année
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.