Grenier Recrutement

Comment améliorer la collaboration et le flux de travail des équipes à distance?

par Grenier Recrutement, le 5 août 2021


Les fermetures d’entreprises et les protocoles de distanciation sociale ont évidemment accéléré la tendance au travail à distance. Afin de rendre votre équipe distante productive et collaborative (sans s’épuiser), il est important de créer un système efficace qui améliore le flux de travail et la collaboration. Attention : ce qui fonctionne au bureau ne se traduit pas toujours en télétravail ! Après plusieurs mois, vous êtes sans doute accoutumés au travail à distance : voici tout de même les grandes lignes pour aide-mémoire.

Établir des normes d’équipe à distance
En établissant des normes d’équipe spécifiques pour travailler à domicile comme les heures de travail, la communication et la présence en ligne requise ou non, le flux de travail sera grandement amélioré. Pour ce faire, les normes suivantes doivent être énoncées clairement auprès des salariés.

  • Heures de travail : convenez des heures de travail, et si vous offrez de la flexibilité, décidez s’il y a des moments spécifiques où toute l’équipe doit être présente chaque semaine.
  • Communication : décidez sur quelle plateforme l’équipe doit collaborer et respectez-la pour vous assurer que la communication demeure claire.
  • Présence : décidez de la manière dont un employé notifiera qu’il est disponible, comme activer sa disponibilité sur le chat. 

Comprendre les personnalités
Le passage au travail à distance peut affecter les employés de diverses manières, et il est important que les gestionnaires soient à l’écoute de la personnalité de chacun des membres de l’équipe.

  • Besoins personnels et sociaux : comprendre qu’un introverti peut avoir besoin de questions plus spécifiques pour partager son point de vue, ou qu’une personne qui vit seule puisse avoir besoin de plus d’interaction sociale au-delà de la simple conversation au travail, est important pour que les employés se sentent valorisés et appréciés.
  • Niveau d’indépendance : il est important de comprendre le niveau d’indépendance d’un employé. En l’absence d’interactions spontanées, il est important de planifier de manière proactive une heure de vérification des projets pour les employés qui en ont besoin sans tomber dans la microgestion.
  • Participation équilibrée : il est plus facile pour les personnalités plus fortes de prendre en charge une réunion en ligne. Les gestionnaires doivent être préparés avec des interventions afin de s’assurer que tout le monde ait une voix.

L’importance de la collaboration à distance
Les experts s’accordent largement à dire que la clé d’une bonne collaboration à distance est de comprendre que ce qui fonctionne pour les employés de bureau ne fonctionnera pas nécessairement pour les équipes à distance.

Interaction améliorée
Interagir avec une équipe à distance signifie qu’il n’y a pas d’opportunités pour une discussion rapide. Vous pouvez créer des interactions sociales en prenant du temps en début de chaque réunion pour discuter ou participer à d’autres activités de consolidation d’équipe.

Accès simplifié à l’information
Des informations centralisées où tout le monde a accès aux bons documents sont un énorme défi pour les équipes — et le redoutable envoi par e-mail des pièces jointes peut sérieusement entraver la disponibilité des informations les plus à jour et entraîner des retards dans les projets. Choisissez un dépositaire centralisé afin de stocker ou de communiquer les documents les plus à jour possible.

Outils pour une meilleure collaboration et un meilleur flux de travail
Les bons outils sont essentiels au succès des équipes à distance, et bon nombre de ces outils sont différents de ce que les équipes auraient pu utiliser auparavant au bureau.

  • Outils de communication : les outils de communication tels que Threads ou Twist créent des discussions organisées qui peuvent être recherchées. Les outils de communication synchrone tels que Slack, IM ou Microsoft Teams peuvent être plus utiles et immédiats que le courrier électronique en tant qu’outil de communication interne. Les outils de réunion virtuelle tels que Zoom, Skype ou Microsoft Teams permettent des interactions d’équipe en face à face.
  • Outils de collaboration : les outils d’édition de documents en ligne, tels que Google Docs, permettent à chaque membre de l’équipe d’avoir la version la plus récente d’un document et autorisent l’édition collaborative. Une variété d’outils de gestion de projets et de tâches tels que Basecamp, Asana et Trello permettent à toute l’équipe de voir l’état des projets ou des tâches, leur rôle et si les jalons ont été atteints.

Créer un flux de travail
Le travail d’équipe est essentiel dans le développement du bon flux de travail pour les employés.

  • Affecter une équipe : désignez une équipe (la taille de l’équipe dépend de la taille de votre organisation) pour analyser votre flux de travail actuel et décider des domaines à améliorer. Commencez par une liste de domaines et choisissez quelques-uns des plus urgents sur lesquels vous concentrer en premier.
  • Attribuez une sous-équipe de deux ou trois personnes pour réfléchir à des solutions à vos problèmes de flux de travail, en commençant par identifier les points problématiques qui doivent changer. La sous-équipe identifiera les domaines à améliorer et les partagera avec les gestionnaires.

Le passage abrupt au travail à distance a été favorable chez certaines personnes, et d’autres l’appréciaient moins. Si vous aviez à choisir entre travailler à distance pour toujours ou retourner au bureau à plein temps, le feriez-vous ? Ou seriez-vous plutôt favorable à un horaire hybride ?

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