COORDONNATRICE, COORDONNATEUR EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE (2 POSTES RÉGULIER) DÉPARTEMENT DE GÉNIE PHYSIQUE ET DÉPARTEMENT DE GÉNIE ÉLECTRIQUE

Référence : 00001895

Durée : Régulier, temps plein

Lieu de travail : Pavillon principal (Montréal, Québec)

Date d’échéance : mercredi 7 décembre 2022.

Supérieures immédiates
Directrice adjointe à l'administration départementale au Département de génie physique, Élisabeth Delépine
Directrice adjointe à l'administration départementale au Département de génie électrique, Line Parisien

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la responsabilité des gestionnaires responsables, les personnes recherchées coordonnent l'ensemble des activités de nature administrative et financière du département en étroite collaboration avec différentes personnes intervenantes internes et externes afin d'offrir les services répondant aux besoins du département. Elles accompagnent le corps professoral et le personnel de recherche dans la gestion financière de contrats, de projets et de financements particuliers en vue de s'assurer de la conformité des processus. Elles fournissent un appui dans divers autres dossiers, projets et activités qui requièrent son expertise.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Coordonnent les activités administratives et financières du département (production des documents administratifs et financiers en fonction des dates de tombées, application de diverses politiques départementales telles que l'allocation des locaux ou la gestion des accès, suivi des examens et des côtes et notes, en collaboration avec leurs supérieures immédiates, effectuent un suivi des projets d'aménagement et de divers travaux), préparent et tiennent à jour le calendrier des opérations, s'assurent d'une application rigoureuse des politiques, règlements et conventions. Participent activement à la revue et à l'amélioration continue des processus. Identifient les problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités, mettent en place des solutions ou émettent des recommandations selon le cas;
Assistent les professeures, les professeurs et le personnel de recherche dans l'exécution des termes et conditions financières et administratives des différents fonds de recherche. Prennent en charge les dossiers complexes, en assurent un suivi rigoureux et jouent un rôle-conseil auprès du corps professoral, des autres membres du département et des partenaires externes afin de prendre les meilleures décisions pour toutes les parties impliquées;
Assistent leurs supérieures immédiates dans la planification annuelle et l'administration des fonds sous la responsabilité de la direction du département. Coordonnent les mises à jour des budgets de fonctionnement, de salaires et d'investissements selon les priorités établies par la direction du département. Font le suivi des enveloppes particulières selon les critères établis;
Coordonnent le travail du personnel de soutien administratif : collaborent à la formation du personnel, répartissent le travail, s'assurent d'un haut standard de qualité du travail et des services fournis, et de l'efficacité des opérations, effectuent le suivi des absences et signale toute irrégularité à leurs supérieures immédiates;
Coordonnent les processus de dotation, d'intégration et d'évaluation des différentes catégories de personnel du département (p. ex. : professionnelles et professionnels de recherche, stagiaires postdoctoraux, auxiliaires ou stagiaires de recherche). S'assurent d'une expérience d'embauche optimale;
Évaluent les besoins en données, rapports et statistiques et les fait produire par le personnel de soutien administratif approprié. S'assurent de la qualité des extrants et analysent ces derniers;
Participent aux exercices d'évaluation des programmes de baccalauréat et d'études supérieures. Accompagnent les professeures, professeurs et les maîtres d'enseignement dans ces processus et s'assurent de la production de divers rapports à partir de données pertinentes;
Assurent une liaison avec les différentes unités de Polytechnique dans le but d'échanger sur les bonnes pratiques et de s'assurer d'obtenir l'information en continu aux questions soulevées. Assurent également une communication fréquente avec les autres départements, les comités étudiants et les sociétés techniques;
Au besoin, coordonnent la mise à jour et la diffusion d'informations liées à la promotion des activités du département;
Participent activement à différents comités départementaux et autres comités à Polytechnique;
Effectuent d'autres tâches, projets ou mandats qui lui sont confiés par leurs supérieures immédiates.

Scolarité

Baccalauréat dans une discipline jugée pertinente (p. ex. : administration, comptabilité, ressources humaines) ou formation jugée équivalente.
Formation en administration (atout).

Expérience

Minimum de huit (8) années d'expérience pertinente.
Expérience pertinente de trois (3) ans en gestion de projets, en coordination d'équipe et en gestion budgétaire.

Autres

Intérêt marqué pour le domaine de l'éducation universitaire.
Aptitudes en gestion de projets.
Habileté à gérer des situations complexes et à trouver des solutions novatrices.
Excellente maîtrise de la langue française (écrite et orale) et détenir une très bonne connaissance de la langue anglaise.
Habiletés dans ses relations interpersonnelles, capacité d'écoute et service à la clientèle.
Aptitudes marquées pour le travail en équipe.
Aisance à naviguer à travers les différents outils informatiques.

RÉMUNÉRATION
Classe 10 (de 54 452 $ à 92 194 $).

Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal

23 jours de vacances annuelles;
15 jours fériés;
Congés sociaux et parentaux;
Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
Possibilité de télétravail;
Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement;
Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées.

DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Temps complet - 5 jours par semaine.

MISE EN CANDIDATURE
Date limite de soumission des candidatures : mercredi 7 décembre 2022.

Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.