Chargé(e) d’événements et de projets

Québec

Le Forum des jeunes de la fonction publique québécoise (ci-après le Forum) est un organisme sans but lucratif ayant pour mission de répondre aux besoins d'intégration, de participation et de formation des employés de la fonction publique québécoise âgés de 35 ans et moins. Établi depuis plus de 20 ans et comptant près de 4 000 membres, le Forum est le lieu de réseautage et de réflexion privilégié des jeunes employés de l'État et un intervenant incontournable au regard des grands enjeux de la fonction publique.

À ce titre, l'organisation est appelée à mettre en œuvre différents projets, dont l'organisation de conférences, d’activités de réseautage, la remise des Prix reconnaissance et le Colloque annuel, en plus de la publication de bulletins d’informations (Infolettres) et la tenue de consultations publiques permettant aux jeunes de s’exprimer sur différents sujets.

Pourquoi se joindre au Forum des jeunes :

Le Forum des jeunes propose un milieu de travail stimulant offrant de beaux défis à relever, ainsi qu’un contact privilégié avec les jeunes travailleurs de la fonction publique québécoise. 

Organisme en effervescence, en pleine croissance, au cœur des enjeux interpellant les jeunes de 35 ans et moins travaillant dans la fonction publique québécoise.

Le poste est actuellement en télétravail à temps plein, mais possibilité de 3 jours/semaine en télétravail lors du retour à la normal.

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Principales attributions du poste :

Sous la supervision du coordonnateur ou de la coordonnatrice à la planification et au suivi des opérations, la personne titulaire de l’emploi devra être en mesure de mettre en œuvre la programmation annuelle des activités et événements majeurs du Forum des jeunes de la fonction publique québécoise.

Cette programmation comprend :

  • Trois grands événements d’envergure (Soirée de la rentrée, Colloque annuel et Prix reconnaissances). Ces événements attirent plus d’une centaine de participants, dont plusieurs membres et bénévoles, ainsi que partenaires.

Plusieurs activités de plus petite envergure, c’est-à-dire des :

  • Activités de réseautage pour les membres (5 à 7, soirée d’improvisation, etc.)
  • Activités de reconnaissance des bénévoles (soupers, 5 à 7, etc.)
  • Conférences sur différents sujets intéressant les jeunes de la fonction publique
  • Rencontres avec les membres et les bénévoles (séances d’informations en petits groupes).

Ainsi, le ou la chargé(e) d’événements et de projets aura plus précisément à : 

  • Élaborer la programmation annuelle des activités et événements majeurs du Forum, en collaboration avec certains membres du C. A. et les bénévoles des comités;
  • Assurer la coordination logistique et administrative des événements majeurs et activités (gérer les inscriptions, rechercher et réserver des salles et des traiteurs);
  • Coordonner le calendrier des activités de l’organisation et faire le suivi du calendrier de planification des activités.;
  • S’assurer de la diffusion et de la promotion des activités;
  • Coordonner la webdiffusion des activités (les publications sur le site Web, l’Infolettre et la gestion des réseaux sociaux);
  • Sélectionner les fournisseurs;
  • Coordonner le travail des bénévoles lors des événements et des activités.
  • Collaborer à la préparation de la documentation relative aux événements et aux activités tels que des guides, des aides mémoires, des formulaires de participation, des outils promotionnels, etc.;
  • Assurer le respect du budget établi et faire le suivi de l’ensemble des obligations du Forum, conformément aux ententes avec les partenaires;
  • Participer aux événements majeurs et activités régulières du Forum;
  • Dresser les bilans des événements d’envergure en plus d’une reddition de compte mensuelle au C. A. 

La personne titulaire de l’emploi sera également en charge de projets. Il s’agit du projet international Coopération France-Québec, ainsi que du projet d’intégration des jeunes dans la fonction publique québécoise.

Ainsi, le ou la chargé(e) d’événements et de projets aura plus précisément à : 

  • Coordonner le comité en charge des projets corporatifs;
  • Soutenir le comité pour tous les aspects logistiques et administratifs;
  • Assurer la planification, la préparation et la mise en œuvre des projets en fonction des orientations du comité;
  • Analyser la capacité de l’organisation à poursuivre ces projets ultérieurement;

Profil et aptitudes recherchés : 

Pour exceller dans ce poste, la personne recherchée doit :

  • Être polyvalente, dotée d’un sens de l’organisation et de la planification.
  • Être autonome, avec un grand sens de l’initiative.
  • Avoir des aptitudes relationnelles pour communiquer, autant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Être capable de gérer la pression liée aux événements.
  • Avoir de l’intérêt pour les tâches administratives et logistiques liées à l’organisation d’activités et d’événements.
  • Être dotée d’une bonne capacité d’adaptation.
  • Maîtriser la suite Microsoft Office 2010.

Atouts :

  • Expérience et connaissances en marketing, en événementiel, en communication et en charge de projets;
  • Connaissances et intérêts envers les enjeux de la fonction publique québécoise;
  • Habileté à naviguer et à gérer les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn);
  • Connaissances de base avec les listes d'envoi de masse « PHP list » ainsi que l'édition de site Internet en « Typo 3 » et de Google Drive;
  • Posséder une voiture et un permis de conduire classe 5.

Scolarité et expérience recherchée :

Toute combinaison d’études et/ou expérience en lien avec l’emploi sera considérée pour ce poste. 

Salaire :

Le salaire annuel, calculé sur une base de 35 heures par semaine, pourra s’échelonner à partir de 37 000 $ et selon les années d’expérience et les études.

Conditions :

  • Contrat d’un an, renouvelable;
  • Emploi non syndiqué;
  • Semaine de 35 heures ou possibilité d'aménagement de temps de travail à 40 heures (de la mi-février à la mi-mai, ainsi que de septembre à novembre, et de 28 heures (4 jours/semaine) le reste de l’année;
  • 15 jours de vacances après 1 an de service;
  • 13 jours fériés payés par année;
  • Programme d’aide aux employés;
  • Assurances collectives (maladie et médicament);
  • RVER cotisé en partie par l’employeur;
  • Augmentation de salaire annuelle en fonction du rendement (jusqu’à 6 %);
  • Travail occasionnel les soirs.
  • Le poste est actuellement en télétravail à temps plein, mais possibilité de 3 jours/semaine en télétravail lors du retour à la normal.

Période de mise en candidature : du 28 avril au 12 mai 2021.

Modalités de mise en candidature :

Faire parvenir votre curriculum vitae à l’attention de Mme Béatrice Thibodeau, via le formulaire.

Les entrevues se tiendront durant la semaine du 17 mai 2021. Seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.

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