Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal

L'agence La Suite, qui représente des artistes depuis presque 65 ans, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve).

Horaire de travail : 9h à 17h, 5 jours par semaine.
La date d’entrée en fonction :  Dès que possible

Principales responsabilités

Ses tâches consisteront principalement à assurer le suivi administratif des dossiers clients (traitements des contrats et de la facturation) et d’assurer la coordination des diverses tâches reliées au bon fonctionnement de l'agence, plus précisément :

  • Vérifier les relevés de paiement des artistes
  • Comptabiliser et balancer les relevés –vs- les contrats des artistes
  • Facturation - Procéder à l’émission de factures pour nos clients et assistance dans le suivi proactif des divers dossiers de facturation dans ACCESS pour s’assurer du paiement des factures dues dans un délai raisonnable.
  • Coordination de l’envoi et la signature des contrats avec les producteurs
  • Envoi des copies signées par courriels aux clients.
  • Scan, archivage électronique et classement des contrats.
  • Ouverture de dossier de client (demande de photo, fiche coordonnées, CV etc…) et ouverture du dossier physique du client.
  • Envoi de fiche technique pour préparation de contrat.
  • Traitement des contrats 
  • Scan, photocopie et classement général.
  • Suivi et traitement des dossiers
  • Assurer le classement et le suivi des documents comptables
  • Autres tâches générales de comptabilité

Compétences requises :

  • Bilinguisme (français et anglais) et excellente capacité de communication verbale et écrite en français. 
  • Expérience de 2-5 ans à titre d’adjoint(e) administratif(ve) ou dans un poste similaire dans le domaine télévisuel ou cinématographique (idéalement une agence artistique ou maison de production).
  • Excellent sens de l’organisation, attention au détail,rigueur professionnelle et entregent,
  • Excellente capacité à travailler en équipe à aire ouverte
  • Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et de manière efficace.
  • D.E.C en comptabilité ou secrétariat administratif
  • Maitrise de la suite Microsoft Office, Excel
  • Connaissance des conventions UDA / ACTRA (un atout)
  • Expérience dans le domaine télévisuel (un atout)

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.

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