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Poste no 70001-430
* Poste temporaire jusqu’à la fin mars 2015
Description:
Relevant de la Directrice communication et développement, le Coordonnateur ou la Coordonnatrice aux évènements est responsable de planifier, organiser et coordonner la réalisation du Forum international dans le but de sensibiliser le grand public aux enjeux du développement international. Il ou elle devra prendre en charge l’organisation de l’événement. Plus spécifiquement, il ou elle sera impliqué-e au niveau de : la logistique événementielle, la communication et la publicité, la recherche de commandites et le suivi budgétaire.
Responsabilités:
Logistique événementielle :
• Siège au sein du comité organisateur et en assure le secrétariat;
• Siège au sein ou coordonne d’autres comités relatifs à l’organisation de l’événement, au besoin;
• Respecte la thématique de l’événement;
• S'assure de l'élaboration de la programmation de l’événement et en assure le suivi et la mise en oeuvre;
• Assure la logistique de l’événement selon les plus hauts standards en la matière, y compris l'établissement d'un échéancier;
• Sollicite et travaille en collaboration avec divers services, comités et personnes concernés par la tenue de l'événement, en consultation et en accord avec la Directrice communication et développement;
• Définit les tâches à réaliser, sélectionne les collaborateurs internes, leur assigne les tâches à accomplir avant et pendant les événements et assure la coordination du travail;
• Définit la nature des services requis, sélectionne les fournisseurs, établit les contrats (salles, traiteur, musique, animateur, artistes, etc.) et contrôle leur reddition.
Communication et publicité :
• Conseille la Directrice communication et développement et le comité organisateur sur les modes de communication à privilégier pour l’événement;
• Propose et met en oeuvre des stratégies de mobilisation et de recrutement des participants à l’événement;
• Supervise les communications relatives à l’événement;
• Établit les communications auprès des médias; rédige et révise les documents en conséquence;
• Coordonne à l'interne et à l'externe la promotion, l'information et la publicité relative à l’événement;
• Collabore à l’élaboration de diverses publicités, assure la qualité du français et de l’anglais, ainsi que du graphisme;
• Supervise et oriente la présence de l’événement sur les médias sociaux;
• Supervise, oriente et participe à l’élaboration de diverses brochures.
Recherche de commandites et suivi budgétaire :
• Recherche et sollicite des partenaires et commanditaires;
• Dresse, à l’attention de la Directrice communication et développement, un budget pro forma de l’événement;
• Assure le respect du budget établi, ainsi que les suivis et bilans hebdomadaires, mensuels et de fin de mandat.
Autres :
• Répond aux urgences et assure une disponibilité à court terme lorsque requis par l’événement;
• Assure le suivi et l'évaluation des activités et fait un bilan de l'événement et les recommandations futures nécessaires;
• Collabore à l’organisation d’autres événements, au besoin;
• S’assure de prendre en compte la perspective de l’égalité entre les femmes et les hommes dans les activités sous sa responsabilité ainsi que dans la production d’outils et de contenus de communication;
• Accomplit toute autre tâche connexe, tel que demandé par la Directrice communication et développement.
Qualifications:
• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (ex : gestion d’événements, communication, marketing, relations publiques,…) ou expérience jugée équivalente;
• Expérience professionnelle de trois (3) à cinq (5) ans dans un rôle similaire;
• Très bonne maîtrise de la suite MS Office (création de graphiques, production de rapports et de tableaux croisés-dynamiques, mise en forme de lettres et inclusion d’images);
• Habiletés à l’utilisation d’un logiciel de graphisme tel Publisher, Indesign, Photoshop ou équivalent ;
• Grand sens de l'organisation et de la gestion des priorités;
• Autonomie, leadership et initiative;
• Souci du détail et respect des délais;
• Aptitudes pour le service à la clientèle, la promotion et la vente;
• Habiletés pour la communication, écrite et verbale;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, oral et écrit ;
• Esprit d'analyse et de synthèse;
• Capacité à travailler sous pression;
• Être disponible pour des activités le soir et les fins de semaine;
• Connaissances en gestion de budget;
• Avoir un permis de conduire valide constitue un atout.
Conditions d'emploi:
Poste : Temporaire (jusqu’à la fin mars 2015), temps complet
Syndiqué : Oui
Lieu de travail : Employé-e du CECI basé-e à Montréal
Déplacements : occasionnels
Date prévue pour le début de l’emploi : Fin avril 2014.
Salaire et avantages sociaux : Selon la convention collective en vigueur au CECI
Pour postuler :
Les candidates et candidats intéressés-es au poste doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae (CV) à jour d’ici le 13 avril 2014 par le site internet du CECI.
(www.ceci.ca)
