Coordonnateur(trice) logistique
Date d’entrée : dès que possible
Type de poste : permanent
Description du poste :
Le coordonnateur ou la coordonnatrice logistique aura pour mandat d’assurer l’organisation ainsi que la prise en charge des aspects logistiques des différentes activités de formation, réunions consultatives, conférences et séances de tournage vidéo. Relevant de la responsable de la gestion de projet, la personne en poste travaillera en collaboration avec l’équipe de gestion de projet, incluant les directeur(trices) de comptes, les chargés(es) et ainsi que le service de comptabilité.
Responsabilités :
- Assurer la planification et l’organisation des aspects logistiques des projets en collaboration avec l’équipe de gestion de projet.
- Assister la planificatrice de réunions senior dans la réalisation de projets événementiels variés.
- Prendre en charge les communications avec les clients et les participants en assurant un service à la clientèle impeccable.
- Assurer le contrôle et l’exactitude des listes d’invités/participants et les mettre à jour quotidiennement.
- Assurer le lien et les suivis avec tous les intervenants internes et externes tels que les compagnies d’audio-visuel, les hôtels, les compagnies de transport, les agences de voyage, et les fournisseurs de décor, etc.) impliqués dans l’organisation des événements.
- Développer des pièces de communication pour les réunions consultatives et assurer le contrôle qualité de toutes les pièces.
- Personnaliser et préparer des documents nécessaires aux différents événements (formulaires d’honoraires, contrats, formulaires d’évaluation, etc.).
- Effectuer des demandes au service des finances pour la préparation des chèques et la vérification des chèques avant envoi.
- Contrôler l’évolution des coûts de chaque phase des projets en fonction des budgets établis.
Profil :
- 3 ans d’expérience en gestion d’événements
- Titulaire d’un diplôme d’études universitaires en communication ou en administration, ou diplôme connexe en gestion d’événements
- Sens de l'initiative, autonomie et organisation
- Souci aigu du détail et du service auprès de la clientèle
- Capacité à gérer les priorités et à mener simultanément plusieurs projets dans un cadre de travail rapide
- Bilinguisme (oral et écrit) essentiel
Description de l’entreprise :
MedPlan Communications Inc. est une agence de communications médicales forte de 20 ans d’expérience et offrant des services intégrés d’éducation continue aux professionnels de la santé. Notre équipe visionnaire est composée de jeunes spécialistes, dynamiques et expérimentés, qui travaillent à mettre sur pied des campagnes de communications médicales novatrices afin de faire évoluer les comportements et d’optimiser les soins offerts aux patients.
Pour postuler, veuillez faire parvenir votre candidature via le formulaire.
